Förväntningar på en effektivare verksamhet kommer med ett större fokus på kvalitet. Det finns mycket som påverkar resultatet av kvalitetsledning och här delar vi fem viktiga aspekter att tänka på.
Ett aktivt kvalitetsarbete, ständiga förbättringar och ett bra verktyg för kvalitetsledning hjälper till att driva och bibehålla kvaliteten inom verksamheten. Du stärker medarbetarnas engagemang för kvalitet och visar att organisationen arbetar utifrån höga standarder.
Det är också avgörande att hitta ett sätt att arbeta med ett kvalitetsledningssystem som passar den enskilda verksamheten samt lägga fokus på rätt områden. Nedan har vi samlat fem saker att tänka lite extra på.
1. Var förändringsbenägen och visa tydliga resultat
Kvalitetsledning handlar inte bara om att upprätthålla kvalitet, utan också om att förbättra den. Förbättringar innebär att göra förändringar, vilket betyder att organisationen måste vara förändringsbenägen för att kunna uppnå goda resultat i kvalitetsarbete.
Bygg en kultur kring kvalitet och förändring där nytänkande och ständiga förbättringar är en naturlig del av verksamhetens DNA. För att ge alla ett självförtroende och en lust att arbeta med kvalitet, är vårt råd också att fokusera på insatser som ger tydliga resultat som verkligen syns.
Våga driva förändringar, mät och visa för ledning och medarbetare att kvalitetsledning ger affärsnytta, en bättre arbetssituation och att det är något som verkligen är värt att lägga tid på. Det gör kvalitetsarbetet mer motiverat och roligare att engagera sig i.
2. Digitalisera kvalitetsledning och få nya möjligheter
Att arbeta digitalt är givet, men långt ifrån alla verksamheter har ännu hittat den fulla potentialen i ett digitalt arbetssätt. Att till exempel samla avvikelser och följa upp i Excel eller spara vägledande dokument i stora mappstrukturer, innebär manuella processer med risk för inaktuella uppgifter och att det blir svårarbetat.
Ett ledningssystem för kvalitet är själva ryggraden i kvalitetsledning och gör arbetet mycket enklare. Det minskar risken att det blir fel och du kan med större säkerhet leva upp till lagstadgade krav, certifieringar och andra förväntningar på verksamheten.
Med ett integrerat digitalt arbetssätt kan du också samla data under helt andra förutsättningar. Du får ett betydligt bättre beslutsunderlag för ditt arbete samtidigt som det ger fakta på att kvalitetsledning verkligen gör skillnad. Här blir det särskilt viktigt att både kunna mäta och analysera – för ju mer du lär dig desto mer kan du förbättra.
Vill du se hur du kan effektivisera ditt kvalitetsarbete? Boka ett möte med oss så visar vi hur!
3. Ge utrymme för utbildning och insikt i kvalitetsledning
Med rätt data till hands ger många möjligheter och kan öppna upp för nya initiativ som bidrar till kvalitetssäkring i verksamheten. Se till att du har kunniga och engagerade medarbetare som verkligen förstår kvalitetsledning och som får möjlighet att inhämta kunskap om nya lagkrav, branschstandarder och arbetssätt.
Med insikt och kunskap kan du göra rätt saker, driva arbetet mer framgångsrikt och upprätthålla en hög nivå i kvalitetsledning. Kunskap är även här en konkurrensfördel och en viktig nyckel till ett lyckat kvalitetsarbete.
Ge också ledningsgrupp och medarbetare kunskap om kvalitets- och förbättringsarbete. Skapa förutsättningar för engagemang genom utbildning och workshops, visa på resultat, affärsnytta och allas viktiga roll i kvalitetsarbetet. För att framgångsrikt involvera hela verksamheten är ett engagerat ledarskap, delegering av ansvar och befogenheter också viktiga komponenter.
4. Driv kundorienterad kvalitetsledning
Kvalitetsarbete är ju som vi vet nära kopplat till kundnöjdhet och förmågan att möta kundens förväntningar. Hur kunden upplever företagets produkt och tjänst i kombination med hur försäljning och löpande supportkontakter hanteras, behöver knyta nära an till verksamhetens processer, rutiner och arbetssätt.
Rådet är att uttalat arbeta kundfokuserat med kvalitetsledning och låta kundens behov vara vägledande. Det må vara en självklarhet, men tål att påminnas om eftersom interna prioriteringar ofta får företräde, eller att kundperspektivet hamnar i skymundan för enheter som arbetar långt ifrån kunden.
Kvalitetsledning påverkar därmed kundens förtroende för varumärket och i sin tur bolagets tillväxt. Kundfokus och kvalitet bör därför vara en fundamental del i verksamhetens strategi. En organisation som värnar om kvalitet engagerar sig i kunden och lägger en bra grund för en hållbar och framgångsrik verksamhet.
5. Skapa kvalitet även i processerna
Kvalitetsledning i praktiken handlar oftast om att se till att verksamheten lever upp till kvalitetskrav och följer bestämda ramverk som till exempel ISO 9001. Det kan innebära att arbeta med administration i system, hantera avvikelser, göra internrevision och egenkontroller.
Lika viktigt är det att skapa kvalitet även i själva arbetsprocesserna, i instruktioner och andra styrande dokument och i kvalitetsledningssystemet i stort. Det ger förutsättningar för ett lyckat arbete, bättre möjligheter att uppfylla krav och förväntningar samt förmåga att kunna leverera samma höga standard gång på gång. Ett centralt begrepp för att säkerställa kvalitet och ständiga förbättringar är att införliva systematiskt kvalitetsarbete.
Att sträva efter en verksamhet som är förutsägbar och konsekvent betyder dock inte att verksamheten inte kan vara flexibel. Genomarbetade processer och ett bra kvalitetsledningssystem ger verksamheten möjlighet att enkelt anpassa sig när marknad och kund förändrar förutsättningar och behov.
Kvalitet är ett sätt att verka
Dessa fem nycklarna öppnar dörrar för en mer verkningsfull kvalitetsledning och som lägger en robust grund för en hållbar verksamhet. Genom att sätta kvalitet i centrum av allt verksamheten gör kommer du inte bara öka kundnöjdheten, utan också bygga en stark och stabil verksamhet på lång sikt.
Kvalitetsledning är inte bara en process, det är en filosofi som genomsyrar hela organisationen och är ett sätt att tänka och verka.
Add är ett användarvänligt kvalitetsledningssystem för företag och organisationer som aktivt arbetar med kvalitet i verksamheten.