Hur effektivt ett företag är påverkas till stor del av de verktyg som verksamheten använder. Vi har 20 års erfarenhet av webbaserad ärendehantering och vill ge dig några grundläggande råd om du funderar på att införa en webbaserad ärendehanteringslösning som är anpassad för din verksamhet:
1. Tänk ut ett idealiskt arbetssätt
Gör först en detaljerad bild av ett idealiskt informationsflöde och bestäm ner på datafältsnivå vilken information som ska hanteras. När ni gjort en grundlig elaborering tillsammans med it-leverantören har ni redan kommit långt i tänkandet. Den första fungerande version kan sedan snabbt tas fram.
2. Utnyttja fördelarna med en kvalificerad it-lösning
Det är lätt hänt att bara formulär och informationsflöden flyttas från papper till webben, utan att se vilka mervärden man får om man istället tänker i nya banor. I ett webbaserat ärendeflöde kan informationsflöden och sifferberäkningar göras utifrån hur formulär fylls i. Så kallade affärslogiska regler kan även automatisera och styra vad som händer. Det underlättar analys och kvalitetssäkring på ett sätt du nog inte kunnat förutse innan du kommer igång.
3. Gör det enkelt för slutanvändarna
Nyckeln till framgång är att få alla medarbetare att se fördelarna med en ny lösning och helst även tycka att det känns inspirerande och roligt att jobba i systemet. Se till att inrapporteringsformulären om möjligt har färdiga val att välja mellan. Låt sedan formuläret förändras löpande utifrån vad man fyller i. Slutanvändare ska helst inte behöva veta vem det ska skickas vidare till utan se till att det styrs efter vad som rapporteras in. Om en användare behöver komplettera information ska personen få ett mejl med en direktlänk automatiskt från systemet.
4. Förvänta dig inte att tänka på allt från början
Det går aldrig att se exakt vad som är den optimala lösningen innan du jobbat i en färdig lösning under en period. Börja gärna med ett litet enklare arbetssätt. Se däremot till att systemet ni väljer gör det möjligt att kunna lägga till och ändra delar fortlöpande. På så vis kan ni låta er ärendehanteringslösning följa och ibland driva på förändringar, i takt med att din organisation utvecklas från år till år.
Det är inte ovanligt att du hanterar känslig information när du arbetar med ärenden. Därför behövs en strikt hantering av behörigheter i olika steg så informationen kan hanteras på ett säkert sätt. Vi på Addsystems arbetar systematiskt med integritetsfrågor och datasäkerhet. Läs gärna mer om Add Ärendehantering.
Lycka till!