Fungerande arbetsrutiner gör det enklare för alla i organisationen att arbeta på ett systematiskt sätt. Känner du att rutinerna i din organisation inte riktigt fungerar som de ska, eller är du osäker på var du ska börja? Ingen fara! I denna artikel delar vi med oss av elva konkreta tips som hjälper dig att skapa och skriva rutiner som underlättar arbetet och säkerställer hög kvalitet.
Vad är en arbetsrutin och varför är den viktig för ditt ledningssystem?
En arbetsrutin beskriver ett bestämt tillvägagångssätt för att utföra en aktivitet. Syftet med att skapa och skriva rutiner är att säkerställa att man genomför arbetsuppgifterna på samma sätt varje gång. För organisationer som arbetar med ledningssystem, exempelvis enligt ISO 9001 eller utifrån en ISO 14001 certifiering, är arbetsrutiner viktiga för att underlätta ett konsekvent och effektivt systematiskt arbetssätt. När rutiner är dokumenterade och följda på rätt sätt kan de bidra till att förbättra arbetsflöden och på sikt även kundnöjdheten.
Läs även: Vad är ett ledningssystem? och Vad är ISO 14001?
1.Tydliggör syftet och målet med arbetsrutinen
Börja varje rutin med att skriva en tydlig beskrivning av syftet och målet. Genom att klargöra detta gör du det lättare för alla att förstå varför arbetsrutinen är viktig och hur den hänger ihop med företagets övergripande mål och verksamhetsstyrning.
2. Håll arbetsrutinen kort och skriv rutiner i formatet steg-för-steg
För att det ska bli enkelt att följa arbetsrutinen bör du skriva rutinen kort. Sträva efter att hålla texten på max en A4-sida och använd ett tydligt och lättbegripligt språk. Om det är mycket information och det behöver bli ett längre dokument, då kan du försöka att dela upp den i flera kortare rutiner. Lägg gärna till förklarande bilder med pilar och förklaringstext om det gör informationen enklare att ta till sig. En allt vanligare variant är att ladda upp en instruktionsfilm som en del av rutinen och för att göra det lättare att förstå det önskade arbetssättet. Tänk på att en arbetsrutin ska fungera som en praktisk vägledning, inte som ett uppslagsverk. För att undvika osäkerhet kan du skriva rutinen som en steg-för-stegbeskrivning, dvs mer som en checklista. Det gör det enklare att förstå vad som ska göras och hur, vilket är avgörande oavsett om det handlar om kvalitetsarbete, hållbarhetsrapportering eller Six Sigma-projekt.
3. Definiera roller och ansvar
Var specifik när det gäller vem som ansvarar för vad. Ange inte bara vem som ska utföra en uppgift, utan även vem som ansvarar för att följa upp och säkerställa att man genomför arbetsrutinen korrekt. Detta ökar ansvarstagandet och minskar risken för missförstånd. När du hänvisar till personer, använd deras titlar eller befattningar istället för namn, eftersom namn kan förändras om någon slutar.
4. Involvera de som ska arbeta enligt arbetsrutinen
Be de som ska arbeta med arbetsrutinen om hjälp för att utforma den, eftersom de oftast har bäst kunskap om vad som fungerar i praktiken. En kvalitetschef eller ansvarig för ledningssystem kan hjälpa till att säkerställa att rutinerna är relevanta, likartade och användbara för verksamheten.
5. Skapa en tydlig mall för olika dokument
Gör en mall för vad varje dokumenttyp (såsom rutiner, policys, manualer, instruktioner och checklistor) och vad de ska innehålla. Detta hjälper alla att snabbt förstå innehållet och syftet med varje dokument. En bra mall underlättar också när du ska skriva rutiner, eftersom du enkelt kan följa en konsekvent struktur. Informera också medarbetarna om vad som gäller och vad de kan förvänta sig av varje dokumenttyp.
6. Använd ett enkelt språk
Rutiner ska vara lättillgängliga och förståeliga för alla medarbetare. Använd ett klart och tydligt språk och undvik komplicerade facktermer. Om du använder engelska begrepp, se till att de är allmänt kända eller att du förklarar dem.
7. Använd rätt länkar
Länkar kan vara praktiska i rutiner, men tänk på att de kräver underhåll eftersom de kan sluta fungera. Fundera på om länkar verkligen är nödvändiga, eller om du kan hitta andra sätt att presentera informationen.
8. Be om feedback på din arbetsrutin
Låt någon utanför teamet läsa rutinen för att se om den är tydlig och lätt att förstå. Extern feedback kan hjälpa dig att upptäcka förbättringsmöjligheter.
9. Gör arbetsrutinen tillgänglig och lättåtkomlig
Det är viktigt att rutinen är lätt att hitta och tillgänglig för alla som behöver den. Om du använder digitala verktyg, som Add Ledningssystem eller andra ledningssystem för kvalitet, kan du organisera rutinerna så att de är behörighetsstyrda och lätt åtkomliga för rätt personer. Detta gör det också lättare att spåra och följa upp arbetsrutinerna.
Upptäck hur du kan samla alla rutiner i Add Ledningssystem, vilket kommer underlätta ditt systematiska kvalitetsarbete!
10. Kommunicera ut arbetsrutinen
Det spelar ingen roll hur bra arbetsrutinen är om ingen känner till den. Glöm inte att kommunicera förändringar eller nya rutiner till alla berörda, så att alla vet vad som gäller och följer rutinen på rätt sätt. Det kan göras automatiserat i en digital lösning, så att varje enskild person som är berörd får en länk till rutinen och sedan kan bekräfta direkt att man tagit del av den.
11. Tänk på uppföljning och revidering
En bra arbetsrutin är inte statisk. Planera för regelbundna uppföljningar och revideringar för att säkerställa att rutinen är aktuell och relevant. Detta kan ni automatisera i en digital lösning, så att den ansvarige får en mejlpåminnelse, till exempel efter 3 år minus ett antal månader. När den ansvarige uppdaterar rutinen sparar systemet automatiskt den gamla versionen och skapar en versionshistorik med alla tidigare godkända versioner av rutinen.
Samla och strukturera dina arbetsrutiner enkelt med Add Ledningssystem
Använd Add Ledningssystem för att effektivt strukturera och samla alla dina arbetsrutiner på ett och samma ställe. Med vårt digitala ledningssystem kan du inte bara centralisera arbetsrutinerna, utan också kontrollera åtkomsten med hjälp av behörighetsstyrning. På så sätt ser rätt personer till att de får tillgång till de rutiner som är relevanta för deras arbetsområde. Detta gör det enkelt för medarbetarna att snabbt hitta rätt information och säkerställer att alla arbetar utifrån aktuella och uppdaterade arbetsrutiner.
Boka en demo av Add Ledningssystem och se hur du kan samla alla rutiner på ett ställe och mycket mer!