Ett digitalt ledningssystem och Microsoft SharePoint är båda plattformar som kan användas för verksamhetsstyrning. Trots att de delar vissa funktioner och användningsområden finns det betydande skillnader mellan de två, särskilt när det gäller deras syften och vilka lösningar de har. I den här artikeln ska vi hjälpa dig att reda ut vilka skillnaderna är och vilka för- och nackdelar det finns med att arbeta med ett digitalt ledningssystem kontra med Microsoft SharePoint som ledningssystem.
Några saker att tänka på innan du väljer system
Valet mellan ett digitalt ledningssystem och att använda Microsoft SharePoint som ledningssystem beror på dina specifika behov och krav. Nedan följer några punkter som kan vara bra att svara på innan du bestämmer dig:
- Vad är ditt huvudsakliga syfte med att implementera ett ledningssystem?
- Vad är din budget för att implementera och underhålla ledningssystemet?
- Vilka funktioner behöver du i ditt ledningssystem? Gör en lista över dina krav och jämför de olika lösningarna.
- Vilka andra system behöver du integrera ledningssystemet med?
- Vill du använda ledningssystem för kvalitet, miljöfrågor, arbetsmiljö eller som ett integrerat ledningssystem?
Glöm inte att tänka långsiktigt och investera i en lösning som kan växa med din verksamhet i många år framöver. Läs gärna mer om vad ett ledningssystem är.
De vanligaste lösningarna som ett digitalt ledningssystem består av är:
Steg-för-steg-guide
Praktiska råd för att
införa och använda ett kvalitetsledningssystem

Primärt syfte med ledningssystem och Microsoft SharePoint
När du har bestämt vad ditt syfte är med att implementera och använda ett ledningssystem är det dags att börja jämföra de olika lösningarna.
Syftet med ett digitalt ledningssystem: Ett digitalt ledningssystem är specifikt utformat för att stödja och strukturera företags verksamhetsstyrning. Det är inriktat på att hjälpa organisationer att uppfylla krav från myndigheter och standarder (såsom ISO och SOSFS) genom att systematiskt hantera dokumentation, processer, arbetsrutiner, risker, avvikelser och förbättringsåtgärder. Ett digitalt ledningssystem möjliggör en strukturerad metod för att planera, leda, kontrollera, följa upp och utvärdera verksamheten.
Syftet med Microsoft SharePoint: Microsoft SharePoint är främst inriktat på att hantera och dela information, dokument och data över hela organisationen. Microsoft SharePoint används ofta som intranät, dokumentbibliotek, för olika informationsflöden och som en samarbetsplattform där dokument klassificeras, snarare än att vara ett specifikt verktyg för verksamhetsstyrning.
Kortfattat:
Syftet med ett digitalt Ledningssystem är att du ska kunna arbeta med verksamhetsstyrning.
Syftet med Microsoft SharePoint är att fungera som ett intranät med möjligheter att dela information.
1. Användarvänlighet och implementering
En viktig faktor vid val av system är användarvänligheten. Detta för att systemet verkligen ska få stor genomslagskraft i organisationen. Ofta kallas ledningssystemet för verksamhetssystem, då det ska fungera för hela verksamheten och inte bara för ledningen.
Digitalt ledningssystem: Ett digitalt ledningssystem är oftast utformade med specifika branscher och användare i åtanke och kommer oftast med förkonfigurerade mallar, arbetsflöden och processer som är redo att användas. Det gör att systemet oftast är enklare att implementera och använda för de specifika behoven inom verksamhetsstyrning. Detta gör det även enklare för sällananvändare att komma i gång och använda systemet.
Microsoft SharePoint som ledningssystem: Många är vana Microsoft-användare och kan enkelt arbeta i Word, PowerPoint, Excel etc. vilket gör det smidigt för många användare att komma igång i Microsoft SharePoint. Microsoft SharePoint erbjuder stor flexibilitet men på grund av dess flexibilitet krävs också ofta en högre grad av anpassningar och konfiguration, vilket kan göra implementeringen mer komplex och tidskrävande.
Kortfattat:
Digitalt ledningssystem: Snabb implementering tack vare förkonfigurerade mallar.
Microsoft SharePoint: Bekant för Microsoft-användare men kräver ofta mer anpassning.
2. Skalbart och anpassningsbart
I den bästa av världar gör du bara ett inköp av ledningssystem, vilket gör det avgörande att överväga hur väl systemet kan anpassas och skalas upp för att möta framtidens ledningssystem.
Digitalt ledningssystem: Många digitala ledningssystem är molnbaserade vilket innebär att de enkelt kan skalas upp genom att lägga till fler användare och funktioner utan att du behöver investera i ytterligare infrastruktur. Många leverantörer utvecklar kontinuerligt nya lösningar och funktioner för sina ledningssystem för att förbli konkurrenskraftiga på marknaden. När det gäller anpassningsbarheten erbjuder digitala ledningssystem ofta flexibla alternativ där användare kan anpassa arbetsflöden, rapporter och dashboards utan teknisk expertis. Det kan dock vara bra att utvärdera hur skalbarheten och anpassningsbarheten ser ut hos den specifika leverantören.
Microsoft SharePoint:
Microsoft SharePoint kan anpassas för en mängd olika användningsområden och behov. Plattformen erbjuder stora möjligheter för anpassning genom dess verktyg och integrationsmöjligheter. Detta innebär att Microsoft SharePoint kan skalas upp och justeras för att passa både små och stora organisationer. Trots flexibiliteten krävs ofta anpassning i en högre grad genom konfiguration och teknisk expertis, vilket kan påverka hur snabbt och enkelt systemet kan justeras för att möta förändrade krav.
Kortfattat:
Digitalt ledningssystem:
- Molnbaserade, vilket möjliggör enkel skalbarhet utan extra infrastruktur.
- Flexibla och anpassningsbara arbetsflöden, rapporter och dashboards utan teknisk expertis.
- Kan skalas upp för både små och stora organisationer.
- Leverantörer utvecklar kontinuerligt nya lösningar för att förbli konkurrenskraftiga.
- Kapacitet varierar beroende på leverantör.
Microsoft SharePoint:
- Hög flexibilitet och anpassningsmöjligheter.
- Kan skalas upp för både små och stora organisationer.
- Kräver ofta teknisk expertis för avancerade anpassningar.
3. Integration med andra system
Digitalt ledningssystem: Dessa system kan ofta integreras med andra specialiserade system som behövs för verksamhetsstyrning. De är designade för att stödja den nödvändiga dokumentationen och rapporteringen för specifika standarder och myndighetskrav. Möjligheten till integrationer varierar mellan leverantörer, men många erbjuder ett brett utbud av valbara integrationer med andra system.
Microsoft SharePoint: Microsoft SharePoint integreras smidigt med andra Microsoft-produkter (som Office 365, Teams, etc.) Dock krävs ofta tredjepartsverktyg eller ytterligare anpassningar för att matcha den funktionalitet som ett digitalt ledningssystem erbjuder för verksamhetsstyrning.
Kortfattat:
Digitalt ledningssystem:
- Kan ofta integreras med andra system för verksamhetsstyrning.
- Integrationer varierar beroende på leverantör.
Microsoft SharePoint:
- Smidig integration med andra Microsoft-produkter (Office 365, Teams, etc.).
- Kräver ofta tredjepartsverktyg eller anpassningar för integration utanför Microsoft-miljön.
4. Support och underhåll
Digitalt ledningssystem: Många leverantörer erbjuder anpassad support, utbildning och kontinuerlig assistans vid justeringar av ledningssystemet. Det är leverantören som ansvarar för regelbundna uppdateringar och underhåll av systemet vilket gör att du som kund inte behöver lägga tid på det.
Microsoft SharePoint: Som en del av Microsofts ekosystem har Microsoft SharePoint tillgång till support från Microsoft. Detta inkluderar tillgång till ett stort antal online-resurser, forum och direkt support via Microsofts supportteam. Dock kan supporten ibland upplevas som mindre personlig. Microsoft uppdaterar regelbundet sina produkter vilket säkerställer at Microsoft SharePoint alltid är uppdaterat med de senaste säkerhetsfixarna och funktionerna.
Kortfattat:
Digitalt ledningssystem:
- Flexibel och skräddarsydd support anpassad efter kundens behov.
- Leverantören ansvarar för regelbundna uppdateringar och underhåll.
- Minskar kundens arbetsbörda.
Microsoft SharePoint:
- Omfattande support från Microsoft inklusive online-resurser och forum.
- Regelbundna uppdateringar för säkerhet och funktioner.
- Supporten kan upplevas mindre personlig.
5. Informationssäkerhet
Digitalt ledningssystem: Du kan använda många digitala ledningssystem som ett ledningssystem för informationssäkerhet. Digitala ledningssystem erbjuder hög säkerhet och inkluderar ofta möjligheter för kryptering och multifaktorautentisering. Eftersom dessa system ofta utvecklas med kundens behov i åtanke, kan säkerheten anpassas efter din organisations specifika krav. Ha i åtanke att säkerheten kan variera beroende på vilken leverantör du väljer och hur systemet är konfigurerat.
Microsoft SharePoint: Eftersom Microsoft SharePoint är en del av Microsofts ekosystem drar de nytta av säkerhetsfunktioner som Microsoft 365-säkerhetscenter, Azure Active Directory och multifaktorautentisering (MFA). Microsoft genomför regelbundna säkerhetsuppdateringar och ger snabb respons på nya hot.
Kortfattat:
Digitalt ledningssystem:
- Hög säkerhet med kryptering och multifaktorautentisering.
- Anpassningsbar säkerhet efter organisationens specifika behov.
- Säkerhetsnivån kan variera beroende på leverantör och systemkonfiguration.
Microsoft SharePoint:
- Avancerade säkerhetsfunktioner som Microsoft 365-säkerhetscenter och Azure Active Directory.
- Regelbundna säkerhetsuppdateringar och snabba åtgärder vid nya hot.
- Inbyggd multifaktorautentisering (MFA).
6. Kostnad
Digitalt ledningssystem: Kostnaden kan variera beroende på vilken leverantör och omfattning av funktioner du väljer. De är vanligtvis prissatta baserade på det värde de ger för specifika kvalitets-och regulatoriska krav. Om ni investerar i ett digitalt ledningssystem behöver ni inte investera i en egen infrastruktur eller anlita personal för att hantera systemet.
Microsoft SharePoint: Microsoft SharePoint som ledningssystem kan vara mer kostnadseffektivt om organisationen redan använder Microsofts lösningar eftersom det ofta ingår som en del av Office 365. Dock ökar kostnaderna med anpassningar, tredjepartsverktyg och underhåll för att fungera som ett komplett ledningssystem. Microsoft SharePoint-licenser och driftskostnader kan i förlängningen bli höga och det kan bli dyrt att implementera och underhålla en omfattande Microsoft SharePoint-miljö. Detta kan leda till en tröskel för anpassning och därigenom användning.
Kortfattat:
Digitalt ledningssystem:
- Prissatt baserat på värde för kvalitets- och regulatoriska krav.
- Ingen investering i egen infrastruktur eller systemhantering behövs.
Microsoft SharePoint:
- Kostnadseffektivt om organisationen redan använder Microsoft 365.
- Extra kostnader för anpassningar, tredjepartsverktyg och underhåll.
- Höga licens- och driftskostnader för en omfattande Microsoft SharePoint-miljö.
Insikt: Kvalitetschefens fem största utmaningar och möjligheter och Bli en bättre internrevisor
Sammanfattning jämförelse ledningssystem och Microsoft SharePoint
Aspekt | Digitalt ledningssystem | Microsoft SharePoint som ledningssystem |
---|---|---|
Primärt syfte: | Verksamhetsstyrning, hantering av dokumentation, processer, risker och avvikelser. | Dokumentdelning, intranät och dokumentbibliotek. |
Användarvänlighet och implementering: | Förkonfigurerade mallar och arbetsflöden gör det lättare att implementera och använda. | Bekant för Microsoft-användare men kräver ofta mer anpassning och konfiguration. |
Skalbarhet och anpassning: | Molnbaserade, skalbara utan extra infrastruktur och kontinuerlig utveckling av funktioner. | Hög flexibilitet och anpassning men kräver ofta teknisk expertis för avancerade justeringar. |
Integration till andra system: | Kan integreras med andra system, varierar beroende på leverantör. | Smidig integration med Microsoft-produkter men kräver ofta tredjepartsverktyg för externa system. |
Support och underhåll: | Skräddarsydd support och underhåll av leverantören, minskar kundens arbetsbörda. | Omfattande support från Microsoft men kan upplevas som mindre personlig. |
Informationssäkerhet: | Hög säkerhet med kryptering och multifaktorautentisering, anpassningsbar efter behov. | Avancerade säkerhetsfunktioner från Microsoft, regelbundna säkerhetsuppdateringar. |
Kostnad: | Kostnad baserad på funktioner och värde, ingen extra infrastruktur behövs. | Kan vara kostnadseffektivt med Microsoft 365, men kan bli dyrt med anpassningar och underhåll. |
Så får du med dig ledningen:
8 starka argument som
visar värdet av ett digitalt ledningssystem

När ska du välja ett digitalt ledningssystem?
- Om du behöver en helhetslösning för att hantera alla aspekter av din verksamhet.
- Om du vill ha hög grad av anpassning och möjlighet att skräddarsy systemet efter dina specifika behov.
- Om du vill ha djupgående analysmöjligheter för att optimera dina processer.
När ska du välja Microsoft SharePoint som ledningssystem?
- Om du främst behöver en plattform för dokumentdelning och samarbete.
- Om du redan använder andra Microsoft 365-tjänster.
Vill du veta mer om digitalt ledningssystem?
Boka en demo av Add och diskutera vad som passar bäst för din verksamhet.