Add Dokumenthantering

Upplev ett effektivt dokumenthanteringssystem

Skapa ordning och reda bland dina viktiga dokument med ett användarvänligt dokumenthanteringssystem.

Effektiv styrning av dokument med ett dokumenthanteringssystem

På dagens arbetsplats är effektiv hantering av dokument ett måste, därför går vår lösning bortom enkla arkiveringsmetoder och fokuserar på aktiv styrning av dokument.

Med strukturerade processer, tydliga regler för kategorisering och smidiga godkännandeflöden blir dokumentstyrning enkel att hantera för både regelbundna och sällananvändare. Add Dokumenthantering passar perfekt för certifiering och uppfyller externa krav med hög precision. Anpassa dokumenttyper efter dina behov och dra nytta av funktioner såsom automatisk versionshistorik och instruktionsfilmer för ökad förståelse.

Sluta kämpa med ineffektiv dokumenthantering – låt Add lyfta din informationshantering till nästa nivå!

Olika steg i dokumenthanteringsprocessen

Det här ingår i Add Dokumenthantering

  • Flera typer av dokument finns förberedda att använda direkt
  • Koppla Metadata till annan information i systemet
  • Välj mellan arbete med MS Office-filer eller inbyggd HTML-editor
  • Automatisk Versionshantering
  • Godkännandeflöden med mejllänkar från systemet
  • Sökfunktion för snabb åtkomst
  • Läsbekräftelse för spårbarhet av dina dokument
  • Loggning av allt arbete i Add
  • Strikt behörighetsstyrning
  • Anpassningsbara dokumentmallar och remissflöden

Skapa ditt Skräddarsydda Dokumenthanteringssystem med Add

Anpassa Add Dokumenthantering efter dina unika behov och krav. Oavsett om det gäller olika dokumentmallar, godkännandeflöden, roller, ISO-standarder eller organisationsenheter, ger vårt flexibla dokumenthanteringssystem dig möjlighet att skräddarsy den för att passa din arbetsprocess och företagets krav. Du kan välja att använda Add Dokumenthantering separat eller integrera den som en del av ditt ledningssystem. Med Add Dokumenthanteringssystem blir det enkelt för dig att lyckas med din informationshantering varje gång!

Anpassa ditt dokumenthanteringssystem
Bilden visar hur dokumenthanteringssystemet skulle ut på startsidan i Add Ledningssystem

Låt dokumenthanteringssystemet bli en del av Add ledningssystem

Add Ledningssystem är den kraftfulla och användarvänliga plattformen för systematiskt kvalitetsarbete. Plattformen centraliserar all din digitala information på ett och samma ställe och ger dig full kontroll över dina resultat. Vilket ger dig ökad produktivitet och mer tid över till att driva ett förbättringsarbete än att administrera det. Vanliga lösningar i Add Ledningssystem är Add Dokumenthantering, Add Processhantering, Add Ärendehantering och Add intranät.

Hur Add Dokumenthantering underlättar ditt arbete

Effektiv och strukturerad Dokumentstyrning med ett dokumenthanteringssystem

Enkelt dra-och släpp verktyg som engagerar dina kollegor.

Spara tid och öka produktivitet i Add dokumenthanteringssystem

Spara tid och öka produktivitet

Ett noggrant Dokumenthanteringssystem

Få full kontroll och översikt över dina dokument och uppgifter.

Upptäck kärnfunktionerna i vårt dokumenthanteringssystem för effektiv och smidig hantering

Använd dig av olika dokumenttyper

Add erbjuder en mängd olika dokumenttyper anpassade för olika ändamål. Ett exempel på en vanlig dokumenttyp är instruktion eller rutin, där ett typiskt exempel är ett policydokument.
Policydokumentet använder flera metadata, fördefinierade godkännandesteg och automatisk versionshistorik. Du har också möjligheten att skapa dokument som är redigerbara eller som du kan publicera direkt, samtidigt som du har möjlighet att spara tidigare versioner.

Skapa, dela och samla alla dokument på samma ställe


Add Dokumenthantering använder en fördefinierad struktur för att specificera vilken typ av information du ska ladda upp och var du ska placera den.
Detta innebär en tydlig definition av vilka platser i systemet ett specifikt dokument kan skapas på, vilket gör processen lättare eftersom du aldrig behöver fundera över var du ska lägga eller hitta dina dokument.

Skapa kopplingar genom metadata som beskriver hur verksamheten hänger ihop

Genom att använda metadata i Add skapar du tydliga kopplingar som beskriver verksamhetens samband och förbättrar användarupplevelsen. Du har full kontroll över vilka metadatafält som används för dina dokument, och du förenklar skapandet med automatisk ifyllnad av viktig information som utfärdare och versionsnummer. När du fyller i metadata, skapar du direktkopplingar till olika platser i systemet, vilket gör det enkelt att hitta dokument från olika platser i dokumenthanteringssystemet.

Redigera dina dokument utan krångliga tillägg

Skapa dina dokument direkt i den inbyggda HTML-editorn med alla redigeringsverktyg som i Word eller ladda enkelt upp ditt färdiga Word-dokument direkt i Add. När ditt dokument är uppladdat blir det automatiskt konverterat till ett lättläst HTML-format för enkel granskning och textmarkering direkt i webbläsaren. Med denna användarvänliga lösning sparar du värdefull tid.

Automatisk versionshantering

Automatisk versionshantering i Add sparar tidigare versioner av dokument i en kronologisk lista. När någon godkänner ett dokument, arkiverar dokumenthanteringssystemet den föregående versionen för att skapa en tydlig versionshistorik, där tidigare versioner blir markerade som arkiverade. Det gör det enkelt att gå tillbaka och se vilken version som var aktuell för exempelvis 14 månader sedan. Detta är särskilt viktigt för organisationer där det är avgörande att kunna visa vilka rutiner som var aktuella vid specifika tillfällen.

Sökbarhet i hela systemet

Sök snabbt och enkelt efter alla dina dokument med vår sökfunktion. Oavsett om det är namnet på dokumentet, metadata eller bifogade filer kan du hitta det du behöver på bara några sekunder efter skapandet i Add. En sökning i hela dokumentet ger dig omedelbara resultat och gör det smidigt att hitta exakt det dokument du söker. Låt dokumenthanteringssystemet skapa ordning och reda!

Läskvittering – en tillvalsfunktion

När du skapar ett nytt dokument har du möjlighet att välja vilka personer som ska bli informerade om det. De berörda personerna får ett mejl som uppmanar dem att läsa dokumentet, och samtidigt som informationen visas som en uppgift på deras att-göra-lista i Add. När de öppnar dokumentet och bekräftar läsningen, blir informationen registrerad för enkel spårning. Detta är en flexibel tillvalsfunktion som du kan välja att kan implementera i systemet precis när det passar dig!

Följ vad som händer med ditt dokument i loggen

I loggen kan du spåra varje steg och se exakt vem som har interagerat med dokumentet och när någon gjorde ändringarna. Upptäck om någon läst, skrivit ut eller delat dokumentet via mejl. Med denna detaljrika loggning får du kontroll över all hantering av ditt dokument.

Anpassade dokumentmallar

Utöver att använda olika dokumentförlagor, till exempel från MS Word, går det även att skapa helt anpassade dokumentmallar i dokumenthanteringssystemet. Via gränssnittet kan Addsystems skapa verksamhetsanpassade kategoriseringar och sidhuvuden, och låta dokument genomgå skräddarsydda remissflöden. Det kan innebära redigering av remissgrupper, inställning av separata datum för frisläppande efter godkännande med mera.
Du kan även lägga till instruktionsfilmer som integrerad del eller ersättning för text och bild. Filmerna kommer ligga som inbäddade i dokumentet, medan själva filmerna vanligtvis lagrade på plattformar som YouTube, Vimeo eller Dreambroker.

Dokumenthanteringssystemet ger dig enkel behörighetsstyrning

Alla dokument får en behörighet som avgör vilka som ska kunna läsa, redigera, skapa och ta bort dokumentet. Ställ in behörighetsmodellen efter ditt önskemål. Detta säkerställer att varje medarbetare endast får tillgång till relevanta dokument på sin användarsida och tydliggör vilka dokument som är avsedda för olika personer på olika avdelningar.

Revisionsintervall för dokument

I Add kan du enkelt ställa in påminnelser för att påminna ansvariga att uppdatera dokument efter en specificerad tid. Till exempel kan du kräva att instruktioner revideras internt var tredje år. Plattformen skickar automatiska påminnelser till användare efter den angivna tiden för att säkerställa att användaren antingen skapar en ny version eller förnyar dokumentet. Dokument som inte blivit förnyade blir tydligt färgmarkerade i översikten.

Få en tydlig översikt över dina dokument med sorteringsbara listor

Få en klar översikt över dina dokument med Add Dokumenthantering. Genom tydliga listor kan du smidigt gruppera och sortera och filtrera enligt dina preferenser såsom skapandedatum, utfärdare, processkoppling etc. Det blir lättare än någonsin att följa upp och hitta dina olika dokument.

Kundrekommendationer

Vi har tidigare haft Reklamationer/Avvikelser/Klagomål i Excel. Genom att ”automatisera” blir hanteringen effektivare. Viktiga aspekter när vi valde Add var systemets flexibilitet och Addsystems vilja och förmåga att support.

Nevena Ratkov, Bring Cargo

Add hjälper oss att få ut nyheter i organisationen på ett snabbt sätt samt förenklar vårt arbete med intern info och ledighetshantering samt registrering av avvikelser.

Robert Hill, Doktorama

Det bästa med Add är att det är väldigt lättarbetat och lättanvänt. Alla har lätt för att hitta den sökta informationen, vilket hjälper verksamheten med tidsbesparing, effektivitet och att göra rätt. Vi kan också på ett enkelt sätt se om information går fram.

Freddy Jensen, Euromaster

Det bästa med Add är att vi har alla reklamationer på ett ställe och svart på vitt när de skickades in och vilket flöde som ärendet har behandlats i. Inget glöms bort. Det är logiskt så alla förstår det utan någon ”kurs” i hur det fungerar.

Tina Flodins, GBJ Bygg

Add ger användaren en smidig komplett bild över företaget. Enkelt för administratörer att delge information på ett strukturerat sätt. Håller organisationen uppdaterad och informerad.

Björn Källström, Orrefors

Det bästa med Add är totaleffektiveten, hög grad av verksamhetsnytta kombinerat med relativt låga administrationsinsatser. Ett bra och lättillgängligt systemstöd för våra verksamhetssystem, avvikelsehantering och allmän informationsspridning till personalen.

Mikael Jonsson, Gunnebo Fastening

Bra respons på aktiviteter som behöver lösas. Vi har fått bättre styrning av vår hantering av uppgifter.

Ingela Johansson, Nexans

Det är möjligt att snabbt och enkelt ge återkoppling och information till alla medarbetare inom organisationen samtidigt. Att kunna ha en tillgänglig styrning när medarbetarna är på fältet, och samla material och sprida kunskap i en gemensam plattform.

Elaine Snahr Bryntesson, Olivia hemtjänst

Då vi är utspridda över hela Sverige så blir Add en gemensam plattform. Add löser våra problem genom att allt finns och framförallt sparas/arkiveras på ett ställe.

Jessica Andersson, Rekal

Add är ett enkelt och lättanvänt redskap för dokumenthantering, möteshantering, process- och ärendehantering m.m, som gör det smidigt att upprätta och ajourhålla även komplicerade integrerade ledningssystem. Vi har med hjälp av Add fått god ordning och högre effektivitet i verksamheten.


Rickard Wester, Västervik Energi & Miljö