mote

Hantera kallelser,
möten och protokoll
i Add

Möteshantering

Vilka problem löser Add Möteshantering?

Med Add finns ingen risk att utdelade uppgifter glöms bort

Med Add finns det ingen risk att utdelade uppgifter glöms bort

Under ett möte delas uppgifter ut som lätt glöms bort av genomförandeansvariga. Med Add Möteshantering kan den mötesansvarige med enkelhet följa upp att de utdelade uppgifterna faktiskt genomförs.

Vi uppfyller behovet av ett dynamiskt verktyg där du lätt kan hålla reda på möten och aktiviteter du blivit tilldelad och där du har enkel tillgång till dagordning och protokoll. Protokollet sparas naturligtvis undan i ett utskriftsvänligt och statiskt format så att det som beslutades under mötet ska dokumenteras på ett informationssäkert sätt.

Add är ett enkelt och lättanvänt redskap för
dokumenthantering, möteshantering, process-
och ärendehantering.

 

Rickard Wester, Kvalitets- och miljöansvarig,
Västervik Miljö & Energi AB

Funktioner
Inbjudan via mail och i kalendernMail med information om mötet samt en länk till mötesprotokollet i systemet skickas till de inbjudna
Närvaro- och frånvarolistaMötesdeltagarna hämtas automatiskt från listan med inbjudna. Frånvarande beräknas automatiskt
Enkelt hålla reda på vem som ska göra vad till nästa möteMöjlighet att kommentera och korrigera agendan efter inbjudan men före mötet, samt informera mötesdeltagarna om ändringarna via e-post

 

Flexibelt och förändringsbartDynamiskt verktyg, men också en låst version av protokollet för informationssäker protokollhantering.
Uppgifter kan läggas till varje agendapunkt. Dessa listas för utskriftEn agenda direkt i systemet, gör det lätt att förbereda sig inför mötet. (ny som separat punkt)

Genomförande av uppgift kan skjutas fram till senare möte och dyker då automatiskt upp i senare mötesagenda

Översikter med status på mötesuppgifterna En översikt med statusikoner direkt i protokollet för övervakning av status på uppgifterna för mötet. Det finns även två separata översikter som visar upp samtliga genomförda / ej genomförda uppgifter

Efter ett möte är det lätt att glömma bort vad som beslutats och vilka uppgifter som delats ut.

Add Möteshantering ger dig en kallelse som övergår till en agenda och som sedan blir ett protokoll som fastställs.

De uppgifter som beslutas under mötet hanteras både integrerat och fristående från mötet.

Dina egna uppgifter ligger på din startsida i Add och som mötesansvarig kan du lätt hålla koll på status för respektive uppgift.

Fördelar

Att hantera mötesagendor och protokoll kan vara ett tidsödande arbete. Man ska dessutom säkerställa att rätt personer får all information, samt att hantera de uppgifter som beslutas vid mötet.

Det resulterar ofta i långsam hantering och risker att tilldelade uppgifter inte följs upp effektivt.

Med Add Möteshantering drar vi nytta av smarta funktioner i Add och våra samlade erfarenheter av hur möteshantering kan skötas på ett effektivt och inspirerande sätt.

Möteshantering i ex. word
  • Ett protokoll i t.ex. MS Word format är statiskt. Under ett möte delas uppgifter ut som lätt glöms bort av genomförandeansvariga.
  • I traditionella protokoll har mötesansvarig ingen möjlighet att följa upp om de utdelade uppgifterna faktiskt genomförs.
  • Vid ändringar/uppdatering av agendan tar det lång tid att informera alla inbjudna.
  • Har de inbjudna några tankar, idéer eller frågor kring mötet som alla borde ta del av är det svårt att informera dom övriga inbjudna om det.
Addsystems möteshantering
  • Skapa och dela ut uppgifter, få mail med information om uppgiften samt länk till den i systemet som går till genomförandeansvariga.
  • Status över uppgifterna som visar om dom är genomförda, under genomförande eller ej genomförda.
  • Har ni ändrat/uppdaterat agendan? Informera då alla inbjudna genom en enkel knapptryckning som skickar ut mail med informationen + länk.
  • Med vår kommenteringsfunktion kan alla inbjudna enkelt och snabbt diskutera ev. tankar, idéer och frågor gällande mötet.

Addsystems erbjuder en unik, kombinerad protokoll- och aktivitetshantering. Det underlättar i väsentlig grad administrationen av interna protokoll.

Alla uppgifter/beslut/aktiviteter läggs in i protokollet samtidigt som distribueras till respektive ansvariga. Uppgifterna ligger sedan med till kommande dagordningar och protokoll till dess att de färdigställs. Ett godkänt protokoll låses så att de innehåller status vid godkännandet även om de ingående aktiviteternas status förändras eller tas bort.

Steg för steg på hur vår möteshantering fungerar

Välj datum, tid och plats för mötet samt vilka som ska bjudas in till mötet. Lägg till valfritt antal punkter till agendan samt bifoga filer. Ett mail går till de inbjudna med information om mötet och en länk till mötesinbjudan i systemet. Mötesdeltagarna kan även nå agendan via kalendern.

I väntan på mötet har de inbjudna möjlighet att kommentera mötesagendan. Mötesansvarig kan redigera agendan vid behov och kan skicka ett e-postmeddelande till de inbjudna, med information om att agendan har uppdaterats.

När mötet startas väljer mötesansvarig en sekreterare som är den som får redigera protokollet under pågående möte. De som inte är närvarande avmarkeras i listan och dyker automatiskt upp som frånvarande.

Under pågående möte är det möjligt att lägga till texter under punkterna i agendan samt fördela uppgifter för respektive punkt

Under mötets gång finns den möjligheter att dela ut uppgifter, ett nytt fönster öppnas med möjlighet att lägga in information om ansvarig, uppföljningsdatum, senast klart datum och uppgiftsbeskrivning.

 

När uppgiften definierats skickas den till ansvarig som får ett
e-e-postmeddelande med en länk till uppgiften. Uppgiften visas även på startsidan hos den ansvarige.

I protokollet listas samtliga beslutade uppgifter under respektive punkt på agendan i ett utskriftsvänligt format. Det är även möjligt att bifoga valfritt antal bilagor till mötesprotokollet.
När mötet är genomfört bestäms tid och plats för nästa möte.
Protokollet fastställs och korrigeras sedan av mötesansvarig. När protokollet är korrigerat går ett e-postmeddelande till de valda delgivna med en länk till protokollet, därefter är protokollet inte längre redigeringsbart.
Samtliga uppgifter som är utdelade under mötes listas längst ner i protokollet med en statusikon som indikerar om uppgiften ej är påbörjad, är pågående eller genomförd. På så sätt kan ansvarig hålla koll på om uppgifterna genomförs.

När nästa möte närmar sig förbereder ansvarig en ny mötesinbjudan.
Till den nya agendan följer gamla agendarubriker med. Tidigare uppgifter som nu ska följas upp listas i agendan. Valt datum och plats för nästa möte visas i det nya formuläret. Det gamla protokollet har sparats undan.