En miljöpolicy är mer än bara ett dokument – den är ett kraftfullt verktyg som visar vägen för en organisations miljöarbete. Men vad ska en miljöpolicy egentligen innehålla och hur skapar du en policy som faktiskt gör skillnad?
I den här artikeln guidar vi dig genom hela processen – från förberedelser och innehåll till format och uppdatering. Du får praktiska tips och konkreta exempel hur du skapar en miljöpolicy som både inspirerar och ger tydlig vägledning i det dagliga arbetet.
Måste företag och organisationer ha en miljöpolicy?
Det finns inga direkta lagkrav på att ett företag eller organisation ska ha en miljöpolicy. Enligt miljöbalken och EU-direktivet CSDD måste däremot organisationer som bedriver verksamhet med betydande miljöpåverkan ha system och processer för ett systematiskt miljöarbete. En miljöpolicy är ofta en central del i det arbetet och därför finns det nästan alltid en sådan.
Det kan till exempel gälla:
- Tillverkande företag som genererar stora mängder utsläpp och avfall
- Företag inom energisektorn
- Logistik och transport
- Livsmedelsindustri
- Företag inom avfall och återvinning
- Företag som använder mark, vatten och kemikalier
Större företag omfattas däremot av lagstadgade krav på hållbarhetsrapportering, och dessa företag har också i regel en miljöpolicy. Liknande gäller för svenska myndigheter som enligt förordningen om myndigheters miljöledning (SFS 2009:907) aktivt ska arbeta för att minska sin miljöpåverkan. För att uppfylla kraven i förordningen har de flesta myndigheter en policy för sitt miljöarbete.
Vid upphandling kan det vara ett krav
Vid offentliga upphandlingar är det mycket vanligt med miljö- och hållbarhetskrav, vilket direkt eller indirekt kan innebära att leverantören behöver ha en miljöpolicy. Upphandlingar med ställda miljökrav utgjorde 90 procent av det totala upphandlingsvärdet 2023 inom offentlig verksamhet enligt Naturskyddsverket.
Det är även ett vanligt krav vid privata upphandlingar som ett steg i att möta marknadens och kunders förväntningar på lägre klimatavtryck.
Det säger ISO 14001 om miljöpolicy
Företag och organisationer som har en certifiering enligt ISO 14001 måste ha en miljöpolicy som en del av verksamhetens miljöledningssystem. Det gäller oavsett bransch eller storlek på verksamheten.
Enligt ISO 14001 ska miljöpolicyn beskriva organisationens miljöambitioner och åtaganden. Policyn fungerar som ett ramverk för miljöarbetet och ska också täcka in hur du avser att förebygga miljöpåverkan, följa lagar och regelverk samt arbeta med löpande förbättringsarbete.
ISO 14001 ger dessutom vägledning för att integrera miljöpolicyn i verksamhetens strategi och dagliga arbete. Den säger också att policyn ska kommuniceras till anställda och finnas tillgänglig för externa intressenter.
Visualisera och driv ett aktivt miljö- och hållbarhetsarbete med Add Miljöledningssystem. Snabbt och enkelt att komma
igång!
Förberedelser inför att skriva en miljöpolicy
Innan du påbörjar arbetet med att skriva miljöpolicyn är det bra att göra ett ordentligt förarbete. Börja med att kartlägga verksamhetens nuvarande miljöpåverkan genom att analysera områden som energianvändning, transporter, avfall, inköp och materialförbrukning.
Undersök även:
- Vilka lagkrav och branschstandarder som gäller för verksamheten
- Intressenters förväntningar (kunder, leverantörer, medarbetare)
- Konkurrenters miljöarbete och branschpraxis
- Organisationens egna förutsättningar och resurser
- Möjliga förbättringsområden och ”lågt hängande” möjligheter
Involvera nyckelpersoner från olika delar av organisationen för att få en heltäckande bild och värdefulla perspektiv. Genom att engagera medarbetarna tidigt underlättar du också för kommande förändringar.
En annan viktig del av förberedelsearbetet är att säkerställa ledningens engagemang och stöd, eftersom miljöpolicyn kommer att påverka hela verksamheten. Sätt även upp en realistisk tidsplan för arbetet och bestäm vilka som ska delta i arbetet med policyn.
Praktiska förberedelser:
- Sammanställ relevanta data och nyckeltal
- Dokumentera nuvarande miljörutiner
- Identifiera prioriterade områden
- Förankra arbetet i organisationen
- Planera för implementering och uppföljning
Tips! Om det finns en hållbarhetsrapport innehåller denna i regel mycket bra information.
Vad ska en miljöpolicy innehålla?
En miljöpolicy ska på ett konkret och tydligt sätt beskriva företagets eller organisationens övergripande miljöåtaganden och mål. Här är några viktiga delar som en miljöpolicy bör innehålla:
- Övergripande vision och åtagande
Exempel: ”Vi på [företagsnamn] tar aktivt ansvar för vår miljöpåverkan och strävar efter att vara ledande inom hållbar utveckling i vår bransch.” - Konkreta miljömål
Exempel: ”Vi arbetar målmedvetet för att:
Minska vårt koldioxidutsläpp med 50% till 2030
Minimera användningen av engångsmaterial
Optimera vår energianvändning” - Praktiska åtgärder
Exempel: ”Detta uppnår vi genom att:
Prioritera miljövänliga transporter
Källsortera och återvinna allt avfall
Utbilda våra medarbetare i miljöfrågor” - Efterlevnad och ansvar
Exempel:
”Vi följer gällande miljölagstiftning och arbetar kontinuerligt med att
förbättra vårt miljöarbete. Varje medarbetare har ett ansvar att bidra till
våra miljömål.” - Uppföljning
Exempel:
”Vårt miljöarbete utvärderas årligen och policyn uppdateras vid behov
för att säkerställa ständiga förbättringar.”
Samla viktiga miljödokument i Add Miljöledningssystem. Se hur det fungerar!
Att skriva själva miljöpolicyn
När det är dags att skriva själva miljöpolicyn kan du börja med att göra en disposition utifrån de huvudområden som ska ingå. Skriv ett utkast och låt nyckelpersoner granska och kommentera. Revidera och testa gärna policyn på en grupp medarbetare innan ledningen till sist godkänner det slutgiltiga dokumentet.
Tänk på att policyn bör vara kortfattad och tydlig, så att alla förstår innehållet i praktiken. Språket ska vara enkelt och direkt, utan svåra facktermer eller svävande formuleringar. Se även till att språket och tonen överensstämmer med företagets övriga styrdokument och kommunikation. Det är också viktigt att kontrollera att policyn uppfyller eventuella formella krav från certifieringar eller myndigheter.
En policy måste inte vara ett textdokument
Traditionellt utgör policyn ett kortfattat textdokument på 1-2 sidor som tydligt kommunicerar organisationens miljöåtaganden. Kom ihåg att en policy går att göra även i andra format för att öka engagemanget och förståelsen hos olika målgrupper.
En interaktiv presentation med klickbara element kan till exempel ge möjlighet att utforska olika områden mer i detalj. Infografik kan visualisera nyckeltal och animerade grafer kan illustrera miljömål och framsteg på ett effektfullt sätt.
Video är ett annat kraftfullt medium som kan göra policyn mer levande och minnesvärd. Den kan till exempel innehålla intervjuer med ledningen som berättar om visionen och strategin bakom hållbarhetsarbetet och praktiska exempel från verksamheten som visar hur arbetet har gått till. Komplexa miljömål och data går att göra mer begripliga genom animerade sekvenser som visualiserar mål, framsteg och önskat resultat.
Uppdatera en befintlig policy
En miljöpolicy är ett levande dokument som behöver uppdateras regelbundet för att förbli relevant och drivande i företagets miljöarbete. Det kan vara lagom med en årlig översyn, men policyn bör även ses över vid större förändringar i verksamheten, nya lagkrav eller förändrade marknadsförutsättningar.
Vid uppdateringen är det viktigt att utvärdera om nuvarande policy har fått önskad effekt och om målen fortfarande är relevanta och tillräckligt ambitiösa. Det är också bra att titta på om formatet för policyn fortfarande är ändamålsenligt eller om nya presentationsformer skulle kunna öka engagemanget.
När du uppdaterar policyn tänk på att:
- Involvera relevanta intressenter i processen
- Säkerställ att nya mål är realistiska men utmanande
- Uppdatera alla versioner av policyn samtidigt
- Kommunicera ändringar tydligt i organisationen
- Spara tidigare versioner för att kunna gå tillbaka
En policy ska inspirera och vägleda
En bra miljöpolicy har en tydlig vision som engagerar medarbetare och intressenter, samtidigt som den ger konkret vägledning i det dagliga arbetet. Den ska också vara relevant för verksamheten och spegla organisationens faktiska miljöpåverkan och möjligheter att göra skillnad.
En stark miljöpolicy har även specifika och mätbara mål som är utmanande men möjliga att uppnå. Den ska vara tillräckligt detaljerad för att ge vägledning, men samtidigt så kortfattad att medarbetare enkelt kan ta till sig innehållet. En bra miljöpolicy visar också tydligt hur miljöarbetet kopplar till företagets övergripande strategi och värderingar.
Boka en demo av Add Miljöledningssystem
Med Add Miljöledningssystem blir det enklare att driva ett systematiskt miljöarbete som ger resultat. Boka en kort demo där vi visar hur systemet kan effektivisera ditt arbete och stöttar i att nå verksamhetens miljömål. Under demon får du se konkreta exempel på hur andra organisationer använder systemet för att komma längre i sitt miljöarbete.