Under et møte deles oppgaver ut som lett glemmes ved å implementere offiserer. Med Add møteadministrasjon kan møtelederen enkelt spore at tildelingene faktisk utføres.
Vi oppfyller behovet for et dynamisk verktøy der du enkelt kan holde oversikt over møter og aktiviteter du har blitt tildelt, og hvor du har enkel tilgang til agenda og minutter. Referatene lagres selvfølgelig i et utskrivbart og statisk format, slik at det som ble bestemt under møtet, dokumenteres på en informasjonssikker måte.
Fordeler
Administrasjon av møteagendaer og protokoller kan være en tidkrevende jobb. I tillegg skal det sikre at de rette personene mottar all informasjon, samt å håndtere oppgavene som er avgjort på møtet.
Det resulterer ofte i treg administrasjon og risiko som tildelte oppgaver ikke følges opp effektivt.
Med Add Meeting Management drar vi nytte av smarte funksjoner i Add og vår kombinerte opplevelse av hvordan møteadministrasjon kan administreres på en effektiv og inspirerende måte.
| Funksjoner | |
|---|---|
| Invitasjon via e-post og kalender | E-post med informasjon om møtet og en kobling til møteminuttene i systemet sendes til den inviterte |
| Oppmøte- og fraværsliste | Møtedeltakere hentes automatisk fra den inviterte listen. Fraværende eupts beregnes automatisk |
| Hold enkelt oversikt over hvem som vil gjøre hva for neste møte | Mulighet til å kommentere og korrigere dagsorden etter invitasjonen, men før møtet, og informere møtedeltakerne om endringene via e-post
|
| Fleksibel og utskiftbar | Dynamisk verktøy, men også en låst versjon av protokollen for informasjons sikker protokollbehandling. |
| Oppgaver kan legges til i hvert sakslisteelement. Disse er oppført for utskrift | En agenda direkte i systemet, gjør det enkelt å forberede seg til møtet. (nytt som eget punkt)
Implementering av oppgaven kan utsettes til senere møte og vises deretter automatisk i senere møteagenda |
| Oversikter med status for møteoppgaver | En oversikt over statusikoner direkte i protokollen for overvåking av statusen for oppgavene for møtet. Det er også to separate oversikter som viser alle fullførte / ufullførte data |
Etter et møte er det lett å glemme hva som er bestemt og hvilken informasjon som er distribuert.
Add møteadministrasjon gir deg et kall som blir til en agenda og deretter blir en protokoll som er opprettet.
Oppgavene som avgjøres under møtet, håndteres både integrert og uavhengig av møtet.
Dine egne oppgaver er på hjemmesiden i Add, og som møteleder kan du enkelt holde oversikt over statusen for hver oppgave.
Møteledelse i f.eks.
- En protokoll i MS Word-format er for eksempel statisk. Under et møte deles oppgaver ut som lett glemmes ved å implementere offiserer.
- I tradisjonelle minutter kan ikke møtelederen følge opp om oppgavene som distribueres faktisk utføres.
- Ved endringer/oppdatering av dagsordenen tar det lang tid å informere alle inviterte.
- Hvis de har invitert noen tanker, ideer eller spørsmål om møtet som alle skal delta i, er det vanskelig å informere de andre inviterte om det.
Administrasjon av møte i Addsystem
- Opprett og distribuer oppgaver, få e-post med informasjon om oppgaven og koble til den i systemet som går til implementeringsansvarlige.
- Status for dataene som viser om de er fullført, i implementering eller ikke fullført.
- Har du endret/oppdatert agendaen? Deretter informere alle inviterte ved et enkelt trykk på en knapp som sender ut e-post med informasjon + link.
- Med vår kommenteringsfunksjon kan alle inviterte enkelt og raskt diskutere mulige tanker, ideer og spørsmål om møtet.
Addsystems tilbyr en unik, kombinert protokoll- og aktivitetsadministrasjon. Det forenkler i stor grad administrasjon av interne protokoller.
Alle oppgaver/beslutninger/aktiviteter legges til protokollen samtidig som de distribueres til de respektive ansvarlige. Oppgavene inngår deretter i fremtidige agendaer og referater til de er ferdigstilt. En godkjent protokoll er låst for å inkludere statusen for godkjenningen selv om statusen for de innkommende aktivitetene endres eller slettes.
Trinnvis på hvordan møteledelsen fungerer
Velg dato, klokkeslett og sted for møtet, og hvem som skal inviteres til møtet. Legg til et hvilket som helst antall elementer i agendaen og legg ved filer. En e-post går til de inviterte med informasjon om møtet og en kobling til møteinvitasjonen i systemet. Møtedeltakere kan også nå dagsorden via kalenderen.
I påvente av møtet har inviterte anledning til å kommentere møteagendaen. Møtelederen kan redigere dagsordenen etter behov og kan sende en e-post til de inviterte, og informere dem om at agendaen er oppdatert.
Når møtet starter, velger møtelederen en sekretær som har lov til å redigere protokollen under møtet. De som ikke er til stede, slettes fra listen og vises automatisk som fraværende.
Under møtet er det mulig å legge til tekster under elementene i dagsordenen og tildele data for hvert element
Under møtet er det muligheter til å distribuere oppgaver, et nytt vindu åpnes med mulighet til å angi informasjon om lederen, oppfølgingsdatoen, den siste klare datoen og oppgavebeskrivelsen.
Når oppgaven er definert, sendes oppgaven til lederen som mottar en
e-postmelding med en kobling til oppgaven. Oppgaven vises også på hjemmesiden til lederen.
Protokollen viser alle oppgavene som er avgjort under hvert element på agendaen i et utskrivbart format. Det er også mulig å legge ved en rekke vedlegg til møtereatene.
Når møtet er fullført, bestemmes tid og sted for neste møte.
Protokollen blir deretter opprettet og korrigert av møtelederen. Når protokollen er rettet, går en e-postmelding til de valgte meldingene med en kobling til protokollen, hvorpå protokollen ikke lenger kan redigeres.
Alle oppgaver som er tilordnet under møter, vises nederst i protokollen med et statusikon som angir om oppgaven ikke er startet, pågår eller fullføres. På denne måten kan de ansvarlige holde oversikt over om oppgavene utføres.
Når neste møte nærmer seg, forbereder lederen en ny møteinvitasjon.
Gamle agendaoverskrifter inngår i den nye dagsordenen. Tidligere oppgaver som nå skal følges opp, står oppført på dagsordenen. Den valgte datoen og plasseringen for neste møte vises i det nye skjemaet. Den gamle protokollen er reddet bort.