Så fick Samskapa hela verksamheten att använda samma ledningssystem

12 aug.
5 min läsning

När Samskapa växte blev det allt svårare att hålla ihop kvalitetsarbetet. Idag finns dokument, avvikelser, egenkontroller, processer och uppföljning samlat i Add. Resultatet är ett ledningssystem som används i hela verksamheten och ger medarbetarna snabb tillgång till rätt information.

Samskapa arbetar med behandling och stöd för barn, ungdomar och unga vuxna genom HVB, LSS-boenden, stödboenden, familjehem och öppenvård. Verksamheten har omkring 400 medarbetare på flera orter i Sverige.

Emil Magnusson är kvalitetschef och IT-chef och ansvarar bland annat för det systematiska kvalitetsarbetet. I Add hanterar Samskapa sitt ledningssystem enligt SOSFS 2011:9 samt miljö, arbetsmiljö och informationssäkerhet.

Emil Magnusson, Kvalitets- och IT-chef på Samskapa

Arbetsdagen börjar med en överblick över hela verksamheten

Varje morgon börjar Emil sin arbetsdag i Add.

"När man loggar in i Add får man direkt en överblick över verksamheten, vad som är pågående och vad som har kommit in. Det ger en enkel översyn och man får allt serverat."

Funktionen Mina uppgifter hjälper både Emil och verksamhetens föreståndare att prioritera dagens arbetsuppgifter och följa upp det som behöver göras, vilket ger en snabb bild av vad som väntar innan dagen sätter igång.

Snabbare väg till rätt information

En av de största förändringarna sedan Samskapa började använda Add som ledningssystem är att hela kvalitetsarbetet finns samlat i samma plattform. Tidigare låg avvikelsehantering och dokumenthantering i olika system. Rutiner, instruktioner och mallar kunde bara nås via verksamhetens processkartor.

I Add kan medarbetarna nå rutiner och instruktioner både via processkartorna och dokumenthanteringen, vilket gör det smidigare att hitta rätt information utifrån sitt arbetssätt.

"Det är en stor vinst att man kan ha allt samlat på ett ställe. Man loggar in en gång och har allt man behöver.”

"Övergången till Add har definitivt förbättrat förutsättningarna för våra medarbetare att ta del av rätt information snabbare och smidigare. Det höjer kvaliteten i verksamheten överlag."

Ett ledningssystem som används i vardagen

Alla medarbetare använder inte Add på samma sätt, men alla använder systemet. Medarbetare registrerar avvikelser, och söker efter rutiner och dokument, medan chefer och kvalitetsansvariga arbetar med uppföljning, genomför egenkontroller, statistik och internrevisioner. Plattformen fungerar även som verksamhetens intranät, där nyheter och viktig information publiceras. Eftersom alla redan använder Add i sitt dagliga arbete blir det en naturlig kanal för att nå ut till hela organisationen.

För Emil är det viktigt att ledningssystemet inte blir ett administrativt verktyg som lever vid sidan av verksamheten.

"Kvalitetsarbetet ska inte vara en administrativ sak i en bubbla för sig. Det behöver genomsyra alla våra medarbetare och allt de gör. Det är först då det systematiska förbättringsarbetet blir levande”

Checklistor som ger koll utan att man behöver komma ihåg själv

Föreståndarna på Samskapa genomför regelbundna egenkontroller med hjälp av den produkt som ingår för dem i Add. När till exempel en ny ungdom kommer in får föreståndaren en digital checklista att gå igenom och bocka av, steg för steg. Internrevisionerna följer sedan upp att arbetet faktiskt utförs som det ska.

"Det är deras verktyg för att veta att de gör det de ska, på det sätt verksamheten vill att det ska göras."

Upplevelsen av checklistorna varierar. En del medarbetare uppskattar att ha allt tydligt definierat, medan andra initialt kan uppleva det som dubbelarbete. Men dokumentationen fyller en viktig funktion, den gör det möjligt att föra statistik och visa att arbetet sker systematiskt.

Själv hör Emil till dem som ser fördelarna tydligt.

"Det är skönt att ha koll. Add påminner automatiskt om vilken kontroll som ska fyllas i, man klickar sig igenom den och kan sedan lägga den åt sidan och fokusera på nästa. Istället för att hålla allt i huvudet eller på en lapp någonstans sköter systemet det åt en."

Samma princip gäller för uppgiftslistorna och internrevisionerna, allt går att plocka fram som statistik eller spara i arkivet när det behövs.

Från egenutvecklat system till en långsiktig lösning

När Samskapa grundades hanterades kvalitetsarbetet i pärmar. I takt med att verksamheten växte utvecklade organisationen ett eget avvikelsehanteringssystem tillsammans med externa konsulter. Med tiden blev det allt tydligare att det tog för mycket tid att underhålla lösningen.

"Det värsta var inte kostnaden. Det var trögheten. Om systemet gick sönder och vi behövde få fram en rapport till nästa dag fick vi vänta tills utvecklarna hade tid. Att underhålla systemet blev nästan en verksamhet i sig."

Emil började därför utvärdera olika alternativ. Efter många dialoger med olika leverantörer föll valet på Add.

"Add var väldigt bra av flera olika anledningar. Plattformen är modulär och går att anpassa. Dessutom märkte man att Addsystems hade lång erfarenhet och verkligen förstod vad kunderna behövde."

En lyckad implementering handlar om människorna

Samskapa valde att låta införandet ta tid. Innan beslutet fattades utvärderade Emil olika lösningar och kartlade verksamhetens behov. När valet föll på Add började arbetet med att förbereda organisationen inför förändringen.

"Det är viktigt att involvera medarbetarna tidigt så att de känner att de också är med och påverkar. Då blir det inte bara ett beslut som kommer uppifrån."

Idag märker han tydligt resultatet. Under internrevisionerna berättar många medarbetare att de uppskattar hur enkelt det blivit att arbeta när allt finns samlat i samma system.

Ett system som gör jobbet lättare, från dag ett

Sedan Samskapa gick över till Add har Emils arbete blivit betydligt enklare. Han pekar på att systemet redan innehåller den funktionalitet verksamheten behöver, vilket gör att de slipper bygga lösningar från grunden.

"Det har blivit mycket enklare att arbeta systematiskt med kvalitetsarbete, utan tvekan.”

Fördelen gäller inte bara Emil och hans kollegor som arbetar dagligen i systemet. Även nya medarbetare kommer snabbt in i Add och förstår hur det fungerar vilket gör upplärningen både snabbare och smidigare.

Mer tid till kvalitetsarbete och mindre tid på systemförvaltning

Den kanske största vinsten är att Samskapa idag kan fokusera på att utveckla verksamheten istället för att utveckla sitt ledningssystem.

" Tack vare Add kan vi koncentrera oss på vår kärnverksamhet och göra kvalitetsarbetet i Add istället för att behöva ändra i själva systemet. Addsystems ansvarar för att systemet fungerar och utvecklas med nya möjligheter, så kan vi fokusera på vårt arbete.”

Vad är det bästa med Add Ledningssystem?

Allt kvalitetsarbete samlat på ett ställe – dokument, avvikelser, egenkontroller och uppföljning finns i samma system.
En tydlig överblick över verksamheten – översikter och Mina uppgifter ger snabb koll på vad som är pågående och vad som behöver göras.
Kombinationen av dokumenthantering och processkartor – medarbetarna kan hitta information på det sätt som passar dem bäst.
Möjligheten att anpassa Add efter verksamheten – formulär, checklistor och arbetssätt kan byggas utifrån Samskapas behov.

Så skulle Emil beskriva Add för en kollega i branschen

"Add är ett jättevärdefullt verktyg. Man märker att Addsystems har funnits länge och ständigt utvecklat plattformen. Det är en stabil grund för verksamheter i vår bransch, samtidigt som det finns stora möjligheter att anpassa systemet efter den egna verksamheten."