Allt du behöver veta om dokumenthantering

Dokumenthantering är mycket mer än att bara hålla ordning på filer. I den här artikeln går vi igenom vad dokumenthantering rent praktiskt är, vilka funktioner som gör skillnad och annan insikt kring att hantera dokument och information.

Vad är dokumenthantering?

Dokumenthantering är processen för att ta hand om sina olika dokument och information på ett ordnat sätt. Det handlar om att systematiskt skapa, organisera, lagra, dela och arkivera dokument på ett sätt som gör dem lätta att hitta och använda. Dokumenthantering innefattar även att säkerställa att rätt information finns tillgänglig för rätt person vid rätt tidpunkt.

Ett dokumenthanteringssystem hjälper till att hålla ordning på viktiga handlingar, efterleva regelverk och minska risken för att information går förlorad. Det omfattar allt från namngivning och mappstrukturer till versionshantering och åtkomstkontroll.

Varför dokumenthantering

Utan tydliga rutiner för effektiv dokumenthantering blir det lätt rörigt, svårt att hitta och versioner sparas ofta över. Syftet med dokumenthantering är därför att skapa struktur som gör det enkelt att hitta rätt dokument vid rätt tillfälle, vilket sparar tid och minskar frustration i det operativa arbetet.

En strukturerad hantering skyddar också organisationen mot informationsförlust och ser till att känsliga dokument inte hamnar i fel händer. Dessutom underlättar det samarbete och informationsutbyte mellan medarbetare och avdelningar, vilket leder till bättre arbetsflöden och högre produktivitet.

Add Dokumenthantering skapar ordning och reda bland dokumenten på ett enkelt och smidigt sätt. Vill du höra mer?

Boka demo

Hantera dokument i Utforskaren och Finder

Utforskaren på Windows och Finder på Mac har grundläggande funktioner för att organisera och hantera filer, som att skapa mappar, flytta dokument och söka efter filer. I en mycket bred bemärkelse kan man därför säga att det fyller en del av syftet med dokumenthantering.

Ett riktigt dokumenthanteringssystem går dock betydligt längre och inkluderar funktioner som till exempel versionskontroll, åtkomstkontroll, automatiska gallringsrutiner och spårning av vem som ändrat vad. Sådana möjligheter saknar både Utforskaren och Finder, vilket gör dem mer lämpade som filhanteringsverktyg för enskilda användare eller mycket små verksamheter med enkla behov.

Exempel på dokumenthantering och vanliga användningsområden

Exempel på dokumenthantering hittar man i de flesta typer av verksamheter. Organisationer som arbetar med kvalitetsledning enligt ISO 9001 behöver dokumentera processer, rutiner och avvikelser på ett spårbart sätt, medan företag med miljöledning enligt ISO 14001 behöver hantera miljöutredningar och uppföljningar i ett strukturerat system.

Inom offentlig förvaltning ställer lagar och förordningar krav på att allmänna handlingar diarieförs och arkiveras korrekt. Andra vanliga exempel på dokumenthantering finns i projektintensiva verksamheter där ritningar, specifikationer och beslutsunderlag behöver vara aktuella och tillgängliga för rätt personer.

Gemensamt för alla dessa användningsområden är behovet av ordning, spårbarhet och enkel åtkomst till rätt information vid rätt tillfälle.

Vanliga och särskilt bra funktioner vid dokumenthantering

Ett bra system för dokumenthantering innehåller en rad funktioner som tillsammans gör arbetet både enklare och säkrare. Nedan är exempel särskilt bra funktioner att ha koll på.

Lagring och organisation

Strukturerad mapphantering och kategorisering

Systemet organiserar dokument i ett logiskt mappträd där varje fil har sin givna plats och gör det enkelt att hitta. Kategorisering innebär att dokumenten även kan grupperas utifrån en ISO-standard, processer eller avdelning. Samma dokument kan tillhöra flera kategorier samtidigt, vilket ger större flexibilitet än en mappstruktur som bara tillåter en plats per fil.

Metadata och taggning för enklare sökning

Metadata är information om ett dokument, till exempel dokumenttyp, datum eller ansvarig person, som systemet ofta fyller i automatiskt. Taggning fungerar på ett friare sätt och låter användaren själv märka dokument med nyckelord, vilket gör det möjligt att hitta dokument utifrån flera olika ingångar.

Fulltextsökning i dokumentens innehåll

Till skillnad från vanlig filsökning kan systemet söka igenom själva innehållet i dokumenten. Det innebär att du snabbt hittar rätt fil även om du inte minns vad den heter eller var den är sparad.

Versionskontroll

Spårning av ändringar och tidigare versioner

Systemet sparar automatiskt en ny version varje gång någon ändrar i ett dokument. Det innebär att tidigare versioner alltid finns tillgängliga och att man kan följa hur ett dokument har utvecklats över tid.

Möjlighet att återställa äldre versioner

Om någon gör en felaktig ändring eller om en tidigare version visar sig vara bättre kan användaren enkelt återställa dokumentet till ett tidigare skede. Det minskar risken att viktigt innehåll går förlorat på grund av att någon råkar göra fel.

Logg över vem som ändrat vad och när

Systemet för en detaljerad historik över alla ändringar och visar vem som gjorde vad och vid vilken tidpunkt. Det skapar transparens och underlättar samarbete, särskilt när flera personer arbetar med samma dokument.

Åtkomst och säkerhet

Behörighetsstyrning på användar- och gruppnivå

Innebär att kunna0 styra vem som har rätt att läsa, redigera eller dela ett dokument, antingen på individnivå eller för hela grupper. Det säkerställer att känslig information bara når de personer som verkligen behöver tillgång till den.

Kryptering och lösenordsskydd

Systemet skyddar dokument genom kryptering, vilket innebär att obehöriga inte kan läsa innehållet även om de skulle komma åt filen. Lösenordsskydd lägger till ytterligare ett lager av säkerhet för särskilt känsliga dokument.

Revisionsspår för dokumentaktivitet

Systemet registrerar automatiskt all aktivitet kopplad till ett dokument, till exempel vem som öppnat, redigerat eller delat det och när. Det ger full överblick och underlättar vid till exempel säkerhetsgranskningar eller regelefterlevnad.

Samarbete

Samtidig redigering av flera användare

Flera personer kan arbeta i samma dokument samtidigt utan att riskera att spara över varandras ändringar. Systemet håller reda på vad varje användare gör i realtid, vilket gör samarbetet smidigare och snabbare än att skicka filer fram och tillbaka via e-post.

Kommentarer och anteckningar direkt i dokumenten

Användare kan skriva kommentarer och anteckningar direkt i dokumentet utan att ändra själva innehållet. Det gör det enkelt att ge feedback, ställa frågor eller markera avsnitt som behöver åtgärd, utan att kommunikationen försvinner i  långa e-postdiskussioner.

Notifieringar vid ändringar eller nya versioner

Systemet skickar automatiskt en notifiering när någon ändrar ett dokument eller laddar upp en ny version. Det håller alla inblandade uppdaterade utan att de aktivt behöver gå in och kontrollera om något har förändrats.

Arbetsflöden

Automatiserade godkännandeprocesser

Systemet kan styra ett dokument genom en fördefinierad godkännandekedja där rätt person får dokumentet för granskning och signering i rätt ordning. Det minskar behovet av manuell hantering och ser till att organisationen följer sina interna rutiner.

Påminnelser och deadlines

Användaren kan sätta deadlines till dokument och arbetsuppgifter, och systemet skickar automatiskt påminnelser när en tidsgräns närmar sig. Det minskar risken att viktiga dokument fastnar i hanteringen eller blir bortglömda.

Integration med andra affärssystem

Dokumenthanteringssystemet kan koppla ihop med andra system som ekonomi, CRM eller projekthantering. Det innebär att dokument och information flödar automatiskt mellan systemen, vilket minskar manuellt arbete och att fel uppstår vid egen överföring av data.

Arkivering och gallring

Automatiska regler för arkivering

Innebär att sätta upp regler som styr när och hur systemet arkiverar dokument, till exempel efter en viss tidsperiod eller när ett projekt avslutar. Det innebär att arkiveringen sker konsekvent och utan att någon behöver komma ihåg att göra det manuellt.

Gallringsrutiner enligt lagar och regler

Många branscher har lagkrav på hur länge organisationen måste spara vissa dokument och när de ska förstöras. Systemet hjälper organisationen att följa dessa krav genom att automatiskt flagga dokument för gallring när den föreskrivna lagringstiden löper ut.

Långtidslagring med bibehållen läsbarhet

Dokument som organisationen behöver spara under lång tid kan bli svåra att öppna när filformat och program förändras. Vissa system kan hanterar detta genom att konvertera dokument till format som håller sig läsbara över tid, oavsett vilken teknik organisationen använder i framtiden.

Add Dokumenthantering hanterar allt från behörighetsstyrning och versionshantering till automatiska påminnelser och kraftfull sök.

Boka demo

ISO-standarder och dokumenthantering

Flera av de vanligaste ISO-standarderna ställer tydliga krav på dokumenthantering. ISO 9001, ISO 14001 och ISO 45001 kräver att organisationen dokumenterar och bevarar information som bevis på att verksamheten följer sina processer och når sina mål. ISO 27001 går ett steg längre och kräver dessutom att organisationen styr behörigheter och skyddar känsliga dokument mot obehörig åtkomst.

Gemensamt för alla standarderna är att ett strukturerat dokumenthanteringssystem utgör en förutsättning för att klara en revision, eftersom spårbarhet och versionskontroll är svårt att bevisa utan det.

💡Add Dokumenthantering och ledningssystem är att utformat för att fungera i linje med alla vanliga standarder och stora regelverk.

ISO 15489 för dokumenthantering

Det finns även en ISO-standard specifikt för dokumenthantering. ISO 15489 är ett internationellt ramverk som ger riktlinjer för hur organisationer ska skapa, organisera och spara dokument på ett systematiskt och tillförlitligt sätt. Standarden är dock enbart vägledande och erbjuder ingen möjlighet till certifiering, vilket skiljer den från ovan standarder.

Tips för att börja arbeta med ett digitalt system för dokumenthantering

Om din organisation inte redan arbetar med dokumenthantering i ett system är här några bra saker att tänka på när du ska köra igång.

1. Kartlägg behoven innan du väljer system

   Identifiera vilka problem organisationen vill lösa och vilka funktioner som ni behöver. Det är lätt att bli imponerad av avancerade funktioner, men ett system som matchar verksamhetens verkliga behov är alltid bättre än ett som är onödigt komplext.

   
   

2. Planera migreringen noggrant

   Bestäm i förväg vilka dokument som ska flyttas över, vem som ansvarar för vad och hur mappstruktur och kategorisering ska se ut i det nya systemet. En välplanerad migrering sparar mycket tid och problem längre fram.

   
   

3. Förankra och utbilda

   Ett system som medarbetarna inte förstår eller inte vill använda kommer aldrig att fungera fullt ut. Avsätt tid för utbildning och kommunicera tydligt varför organisationen inför systemet och vilka fördelar det ger.

   
   

4. Välj ett system som passar in i det ni redan har  

   Kontrollera att det nya systemet kan integrera med de verktyg organisationen redan använder, till exempel affärssystem, projekthantering eller ekonomisystem. Det minskar manuellt arbete och underlättar för användarna.

   
   

5. Ta säkerhet och regelefterlevnad på allvar 

   Se till att systemet uppfyller krav på dataskydd och att organisationen följer lagar som GDPR. Bestäm från start vem som har behörighet till vad och hur länge olika dokument ska sparas.

   
   

6. Följ upp och förvalta löpande  

   Införandet är bara början. Följ upp hur systemet används, samla in feedback från medarbetarna och utse någon som har ett tydligt ansvar för att systemet fungerar och utvecklas över tid.

Utmaningar som många möter

Att införa ett dokumentsystem är ofta en större förändring än många organisationer räknar med. En av de vanligaste utmaningarna är motstånd från medarbetare som är vana vid att arbeta på sitt eget sätt och inte ser nyttan med ett nytt system. Utan ordentlig utbildning och förankring riskerar systemet att bli underutnyttjat eller inte använt alls.

En annan utmaning handlar om att flytta befintliga dokument till det nya systemet. Många organisationer har år av filer utspridda på lokala datorer, delade nätverksenheter och e-postkorgar, vilket gör det tidskrävande att samla, strukturera och flytta över allt material på ett korrekt sätt.

Det kan också vara svårt att utforma en mappstruktur och kategorisering som fungerar för hela organisationen. Det som känns logiskt för en avdelning passar inte alltid en annan, och utan en gemensam standard uppstår snabbt nya former av oordning.

Slutligen underskattar många organisationer vikten av löpande förvaltning, eftersom ett system kräver kontinuerligt underhåll och tydligt ägarskap för att fungera bra på lång sikt.

Add Dokumenthantering hjälper dig att få ordning på dina dokument

Add Dokumenthantering är en effektiv lösning för att organisera och hantera dina dokument på ett strukturerat och smidigt sätt. Med funktioner som strukturerade processer, tydliga regler för kategorisering och smidiga godkännandeflöden, är det enkelt att skapa ordning bland dokumenten.

Vanligtvis använder våra kunder Add Dokumenthantering i kombination med Add Ärendehantering, Processhantering och Intranät för att skapa ett komplett ledningssystem. Lösningen går dock också att använda som en fristående lösning och integrera den i ditt befintliga system.

Vill du veta mer? Boka en demo som berättar vi!

Boka din demo här