Att vinna en offentlig upphandling kan vara en stor möjlighet för ditt företag, men det innebär också att uppfylla en rad krav. Ett av dessa kan vara att ha ett fungerande ledningssystem. I den här artikeln får du en enkel steg-för-steg-guide för att snabbt uppfylla ledningssystemskravet så att du kan lämna in ett konkurrenskraftigt anbud.
Vad är ett ledningssystem och varför krävs det?
Ett ledningssystem hjälper er att strukturera företagets arbetssätt och säkerställa att ni lever upp till krav inom områden som kvalitet, miljö och arbetsmiljö. Vid offentliga upphandlingar kan ni behöva det för att visa att ni har kontroll över era processer och levererar enligt avtal. I praktiken skapar ni styrande dokumentation som hela organisationen följer. Ett ledningssystem kan till exempel säkerställa kvaliteten på dina tjänster, hantera miljöpåverkan eller bidra till en trygg arbetsmiljö. Offentliga upphandlare ställer ofta krav på ledningssystem för att garantera:
- Kvalitetssäkring – Systematiskt arbete för att hålla hög kvalitet på tjänster och produkter (ISO 9001).
- Miljöansvar – Hållbara arbetsmetoder för att minska miljöpåverkan (ISO 14001).
- Arbetsmiljö och säkerhet – Förebygga risker för ohälsa och olyckor (ISO 45001).
- Informationssäkerhet – Skydda känslig information och förebygga dataintrång (ISO 27001)
Att tänka på!
Ett ledningssystem behöver inte vara certifierat enligt ISO-standarder, men en certifiering kan underlätta i upphandlingar. Ta reda på om du behöver en certifiering eller om ett fungerande system är tillräckligt. Certifiering tar tid, så om du inte hinner innan anbudstiden går ut, visa att du har ett ledningssystem och planerar att certifiera det.
Add Ledningssystem är ett komplett verksamhetssystem för miljö, kvalitet- och arbetsmiljö som hjälper företag att snabbt och smidigt uppfylla krav på ledningssystem i offentliga upphandlingar.
Kom igång snabbt med ett digitalt ledningssystem
För dig som behöver få igång ett ledningssystem inom tiden för en offentlig upphandling är det snabbaste och enklaste sättet att investera i ett digitalt ledningssystem. Ett digitalt ledningssystem är en internetbaserad portal där du samlar företagets processer, ärenden och dokumentation på ett och samma ställe. Leverantören tillhandahåller systemet och ansvarar för drift, underhåll och uppdateringar. På så sätt får ni alltid en modern och fungerande lösning, utan att ni behöver hantera tekniska utmaningar.
Eftersom leverantören ansvarar för implementationen kan systemet snabbt vara på plats utan att ni behöver lägga tid på teknisk uppsättning. Det ni behöver göra är att ladda upp relevant information och koppla processer till rätt dokument. Många leverantörer erbjuder dessutom anpassning av systemet efter era arbetsflöden, vilket gör det både enklare att lära sig och snabbare att komma igång.
Hur Add Ledningssystem hjälper dig i en offentlig upphandling
Att implementera ett ledningssystem behöver inte vara komplicerat. Add Ledningssystem är en färdig, digital lösning som gör det enkelt att arbeta med kvalitet, miljö och arbetsmiljö. Med Add blir det enkelt att leva upp till relevanta lagar och standarder för dig och dina medarbetare. Dokumenthantering, Ärendehantering, processhantering och intranätfunktion ingår i standardversionen av Add. Dessa funktioner är fullt tillräckliga för att snabbt komma igång med ett ledningssystem.
Fördelar med Add Ledningssystem:
- Kom igång direkt – med Add får du ett komplett ledningssystem med färdiga arbetsflöden som du kan börja använda med en gång.
- Enkel anpassning – Justera arbetsflöden och dokument med drag-and-drop.
- Ingen teknisk kunskap krävs – Add är en no-code-lösning, vilket innebär att man kan hantera och anpassa systemet utan programmeringskunskaper.
3 steg för att komma igång med Add Ledningssystem
- Boka en demo – Våra experter visar dig systemet och anpassar det efter just ditt företags behov.
- Utbildning och anpassning – Vi håller utbildningar via Teams där vi säkerställer att systemet fungerar optimalt för er verksamhet.
- Implementering och användning – Sätt igång och integrera det i ert dagliga arbete.
Boka demo av Add Ledningssystem?
Steg för steg hur du uppfyller ledningssystemskravet i en offentlig upphandling
Följ dessa steg för att delta i en offentlig upphandling som kräver ett ledningssystem:
1. Analysera upphandlingsdokumenten
- Läs upphandlingsdokumenten noggrant och identifiera exakt vilka krav som ställs.
- Ta reda på om upphandlingen kräver en specifik certifiering, som ISO 9001 (kvalitet), ISO 14001 (miljö) eller ISO 45001 (arbetsmiljö), eller om ett internt system räcker. Oavsett krav tjänar du ofta på att investera i ett digitalt ledningssystem.
- Kontakta den upphandlande myndigheten vid oklarheter.
2. Implementera ett ledningssystem och säkerställ rätt dokumentation
- Investera i ett digitalt ledningssystem
- Ta fram material som behövs inom ramen för ledningssystemet och ladda upp det.
Vanliga dokument i ett ledningssystem: - Instruktioner/rutiner – Beskrivning av arbetssätt som ska följas.
- Policy och mål – Övergripande principer och målsättningar för verksamheten såsom t ex miljöpolicy, kvalitetspolicy etc.
- Processer – Beskrivning av arbetsflöden, ofta i form av processkartor.
- Riktlinjer – Exempelvis personalhandbok och interna föreskrifter.
- Om upphandlingen kräver en ISO-certifiering och ni saknar den kan ni visa upp att ni jobbar enligt standarden och bifoga en plan för att bli certifierade inom en viss tid. Om du behöver en certifiering, kontakta ett certifieringsorgan och starta processen i god tid. Det tar normalt flera månader att bli certifierad, och processen sker vanligtvis i två steg med viss tid emellan.
- Säkerställ att systemet är praktiskt och att alla medarbetare känner till och följer det.
Tips! Add Ledningssystem är fullt anpassningsbart, så att ni kan justera arbetsflöden och processer efter era specifika behov. Med enkel drag-and-drop-hantering kan ni själva redigera och förändra systemet utan teknisk expertis. Dessutom erbjuder Add en mängd inställningsmöjligheter, vilket gör att ni kan hantera och utveckla systemet helt på egen hand.
3. Förbered och sammanställ anbudet
Visa att ditt ledningssystem fungerar i praktiken genom att bevisa att ni använder det och följer det i verksamheten.
- Samla och strukturera dokumentation över rutiner, kvalitetskontroller och förbättringsprocesser. Tänk på att svara så tydligt och strukturerat som möjligt och svara bara på de krav som efterfrågas för att undvika onödig information.
- Genomför och dokumentera interna revisioner och utvärderingar av ledningssystemet.
- Spara bevis på att processerna fungerar, såsom protokoll från möten, avvikelsehantering och förbättringsrapporter.
- Det är även viktigt att du tänker på att anpassa anbudet. Undvik generiska svar och visa att du förstår kundens behov. Se till att anbudet är skrivet på rätt språk och är lätt att läsa.
- Kom ihåg att det är viktigt att lyfta fram din unika fördel – Beskriv varför just ditt företag är det bästa valet genom erfarenhet, innovation eller dokumenterad kvalitet.
4. Lämna in anbudet inom tiden för offentlig upphandling
- Innan du skickar in anbudet, dubbelkolla att alla krav är uppfyllda och att inga obligatoriska dokument saknas. Du har bara en chans att lämna in anbudet, så se till att allt är korrekt, tydligt formulerat och fritt från stavfel.
- Kontrollera även så att kontaktuppgifter till referenser och ansvariga personer är korrekta.
- Skicka in det i god tid för att undvika tekniska problem eller förseningar.
- Se till att ni får en bekräftelse på att anbudet har skickats in korrekt.
5. Efter anbudsprocessen
Om du vann upphandlingen -Grattis!
- Granska och signera avtalet inom den angivna tiden
- Planera för uppstarten och säkerställ att ni har resurser och bemanning på plats
- Etablera en tydlig kontaktperson med myndigheten
- Följ tidsplanen och de krav ni har åtagit er att uppfylla och om något skulle förändras se till att kommunicera det och föreslå lösningar.
Om ni inte vann denna gång- dra lärdomar och blicka framåt
Även om ni inte vann upphandlingen denna gång så får du se det som en chans att förbättra er konkurrenskraft inför framtida upphandlingar.
- Om du förlorar en upphandling, analysera beslutet och bedöm om det finns skäl att överklaga.
- Be att få ta del av utvärderingen för att se vad du kan förbättra inför nästa upphandling.
- Bygg relationer med upphandlande myndigheter och se hur du kan positionera ditt företag för framtida upphandlingar.
- Skicka in det i god tid för att undvika tekniska problem eller förseningar.
Behöver du ett ledningssystem – snabbt och enkelt?
Med Add Ledningssystem får du en färdig lösning som är lätt att använda och anpassa efter din verksamhet. Uppfyll upphandlingskravet redan nu!
Vill du veta mer?