Vad innebär rondering för fastigheter och hur genomför ni en bra rond?

Rondering av fastigheter innebär att ni regelbundet kontrollerar fastigheten för att upptäcka fel, risker och brister innan de blir större problem. Den som genomför ronden följer bestämda kontrollpunkter, dokumenterar avvikelser och ser till att rätt person tar hand om det som behöver åtgärdas.

Användning, slitage, väder och tekniska fel påverkar fastigheter ständigt, vilket gör rondering till en central del av fastighetsförvaltningen.  Genom att kontrollera samma områden regelbundet kan fastighetsförvaltaren följa fastighetens skick och upptäcka förändringar tidigt. Rondering blir därför en viktig del av en strukturerad fastighetsförvaltning, där löpande tillsyn, planerat underhåll och återkommande kontroller tillsammans hjälper er att bevara fastighetens funktion och skick.

Rondering kan omfatta flera typer av kontroller, till exempel fastighetsronder, brandronder och skyddsronder. I den här artikeln fokuserar vi främst på hur ni planerar och genomför rondering inom fastighetsförvaltning.

Vad ingår i en rondering av en fastighet?

Fastighetsvärdar, förvaltare och andra som sköter driften använder ronder för att följa skicket och upptäcka fel som behöver åtgärdas. Ansvaret ligger ytterst hos ägaren, men anställd eller upphandlad personal sköter ofta det dagliga arbetet. I en bostadsrättsförening är det i stället BRF-styrelsen som bär det yttersta ansvaret.

Vad som ingår beror på fastigheten och hur den används. En fastighetsrond kan omfatta:

• Entréer och gemensamma utrymmen: Kontrollera att dörrar och lås fungerar, att belysningen är hel, att passager är fria och att det inte finns synliga skador.
  

• Källare, vindar och förråd: Leta efter fukt, läckage, blockerade utrymningsvägar och otillåten eller olämplig förvaring.
  

• Tekniska utrymmen: Kontrollera ventilation, värme, vatten och installationer efter synliga tecken på fel. Säkerställ också att ni har genomfört planerade och lagstadgade kontroller, exempelvis obligatorisk ventilationskontroll, OVK, när det är aktuellt.
  

• Brandskydd: Kontrollera att branddörrar inte är blockerade och fungerar som de ska, att släckutrustning finns på rätt plats och att skyltar syns tydligt. Säkerställ också att utrymningsvägar är fria och går att använda.
  

• Utemiljö:Kontrollera att belysningen fungerar och att gångvägar, räcken och andra ytor inte har skador som kan innebära en risk. Se även till att gångstråk och entréer är fria från skräp, föremål och annat som hindrar framkomligheten.

  
  

Anpassa områdena efter den aktuella fastigheten. En bostadsfastighet, industrifastighet och kontorsfastighet har olika förutsättningar och behöver därför inte samma kontroller.

Regelbunden rondering hjälper er att upptäcka förändringar över tid

En enskild kontroll visar fastighetens skick vid ett specifikt tillfälle. När ni genomför ronder regelbundet får ni också möjlighet att jämföra resultaten och upptäcka återkommande problem.

Återkommer samma vattenläcka kan orsaken ligga i ett större tekniskt problem snarare än ett engångsfel. Blockerar föremål gång på gång en utrymningsväg kan ni behöva ändra förvaringen eller rutinerna kring den.

Den tekniska förvaltningen kan använda sådana mönster för att planera och prioritera underhåll tidigare. Förebyggande åtgärder kan också ge kostnadsbesparingar genom att ni minskar risken för akuta fel, följdskador och mer omfattande reparationer.

Så genomför ni en bra rond

1. Bestäm ansvarig och intervall. Utse vem som ansvarar för ronden och bestäm hur ofta ni ska genomföra den. Anpassa intervallet efter fastighetens användning och risker. Ni kan behöva kontrollera vissa områden varje vecka medan andra kräver kontroll mer sällan. 
   

2. Bygg en checklista med konkreta frågor. Formulera kontrollpunkterna så att personen som genomför ronden vet exakt vad den ska kontrollera. Undvik breda frågor som ”Är trapphuset i bra skick?”. Fråga i stället om belysningen fungerar, om utrymningsvägarna är fria och om det finns synliga skador. Konkreta frågor hjälper olika personer att bedöma samma område på ett liknande sätt och gör resultaten lättare att jämföra mellan olika ronder.

3. Registrera brister där ni upptäcker dem. Beskriv vad som är fel och var problemet finns, och komplettera med en bild när den hjälper nästa person att förstå vad som behöver åtgärdas.
   

4. Ge varje åtgärd en ansvarig. Fastighetsskötaren kan lösa vissa problem direkt, medan andra behöver gå vidare till en tekniker eller entreprenör. Ge åtgärden en ansvarig person och ett datum för när den ska vara klar, och informera berörda hyresgäster om något påverkar dem.
   

5. Följ upp att bristerna blir åtgärdade. Kontrollera att ansvariga har genomfört åtgärderna och registrera när de är klara. På så sätt avslutar ni inte arbetet när själva ronden är genomförd, utan först när ni har hanterat resultatet.
   

Olika typer av ronder inom fastighetsförvaltningen

En fastighetsrond ger en bred kontroll av fastighetens skick och funktion. Andra typer av ronder fokuserar på ett specifikt område.

En brandrond kontrollerar brandskyddet och utgör ofta en del av det systematiska brandskyddsarbetet, SBA. En arbetsmiljörond fokuserar i stället på de risker som kan påverka personer som arbetar i eller med fastigheten. Under ronden kan ni exempelvis kontrollera arbetsutrustning, ergonomi, framkomlighet, fysisk arbetsmiljö och andra förhållanden som kan orsaka ohälsa eller olyckor.

En rond kan också ge underlag för en riskbedömning av arbetsmiljö när ni upptäcker faror som behöver bedömas och prioriteras. Vid mer komplexa risker kan en riskanalys av arbetsmiljö hjälpa er att undersöka orsaker, konsekvenser och vilka åtgärder som minskar risken.

För att skapa en enhetlig kontroll kan ni använda en checklista för skyddsrond med tydliga frågor om de arbetsmiljörisker som är relevanta för verksamheten och fastigheten.

Olika ronder kan innehålla liknande kontrollpunkter. Utgå därför från vad ni behöver kontrollera och vilka risker ni behöver hantera snarare än från vad ni väljer att kalla checklistan.

SBA-rondering: en del av det systematiska brandskyddsarbetet

En SBA rondering ingår i det systematiska brandskyddsarbetet och fokuserar på de delar av fastigheten som påverkar brandskyddet. Under ronden kan ni exempelvis kontrollera utrymningsvägar, branddörrar, släckutrustning och skyltning.

Lag (2003:778) om skydd mot olyckor anger att ägare eller nyttjanderättshavare till byggnader i skälig omfattning ska hålla utrustning för släckning av brand och vidta åtgärder för att förebygga brand.

SBA ronderingen hjälper er att kontrollera att brandskyddet fungerar mellan andra planerade kontroller och aktiviteter. När ni hittar en brist behöver ni registrera den och säkerställa att någon hanterar den inom rätt tid.

Vad är skillnaden mellan rondering och tillsyn?

Tillsyn innebär att fastighetsskötaren löpande håller uppsikt över fastighetens skick som en del av den dagliga fastighetsskötseln. Fastighetsskötaren kan exempelvis upptäcka ett trasigt lås under sitt vanliga arbete även om ingen planerad rond omfattar låset den dagen.

Vid en rond följer personen i stället en förutbestämd checklista vid ett planerat tillfälle. Det skapar en återkommande struktur där ni kan se vilka områden ni har kontrollerat och jämföra resultaten mellan olika tillfällen.

Tillsyn hjälper er alltså att upptäcka problem i det löpande arbetet medan rondering säkerställer att ni regelbundet går igenom bestämda delar av fastigheten.

Digital rondering skapar struktur när antalet kontroller ökar

Papper och Excel kan fungera när en fastighetsägare bara har ett fåtal kontroller att hålla reda på. När flera ansvarar för återkommande ronder i olika fastigheter blir det svårare att hålla ihop checklistor, bilder, brister och åtgärder.

Med ett digitalt system kan man öppna rätt checklista i mobilen och registrera resultatet medan kontrollen pågår, dokumentera ett fel med text och bild och skicka åtgärden vidare direkt. Fastighetsförvaltaren kan samtidigt se vilka ronder ni har genomfört och vilka brister som väntar på åtgärd.

Planera och följ upp kontroller med Add

Planera, genomför och följ upp återkommande ronder med Verksamhetsplattformen Add. Med Add Egenkontroll skapar ni egna digitala checklistor, planerar kontroller och dokumenterar resultatet direkt i mobilen. När ni upptäcker en brist kan ni tilldela en åtgärd till rätt person och följa den tills den är klar.

Med Add Skyddsrond planerar och genomför ni skyddsronder och följer upp de arbetsmiljörisker som ni identifierar under kontrollen.

Båda produkterna ingår i Verksamhetsplattformen Add, där ni kan koppla ronderingen till riskhantering, avvikelsehantering, dokument och andra delar av verksamhetens arbete. På så sätt samlar ni informationen från ronden och kan följa vad ni har kontrollerat, vilka brister ni har upptäckt och vilka åtgärder som återstår.

Se hur Add fungerar