Vad är ett miljöledningssystem och hur fungerar det?
Ett miljöledningssystem skapar struktur och hjälper hela verksamheten att arbeta systematiskt med sitt miljöarbete. Men vad är egentligen ett miljöledningssystem, vad innehåller det och vilken nytta kan det ge?
Vad är ett miljöledningssystem?
Ett miljöledningssystem är ett strukturerat sätt att planera, genomföra, följa upp och förbättra en verksamhets miljöarbete, till exempel hur den använder resurser, hanterar avfall och minskar sin miljöpåverkan.
Miljöledningssystemet är alltså själva arbetssättet och den dokumentation som styr miljöarbetet. Många verksamheter använder ett digitalt system för att samla informationen och göra det enklare för hela organisationen att arbeta enligt den gemensamma strukturen.
Syftet är att arbeta metodiskt och långsiktigt istället för med enstaka insatser. Det hjälper verksamheten att nå sina miljömål, samarbeta bättre internt och leva upp till lagkrav samt krav från kunder, ägare och samarbetspartners.
Vad innehåller ett miljöledningssystem?
Ett miljöledningssystem innehåller processer, arbetsrutiner, instruktioner, policyer och annan information som visar hur verksamheten ska arbeta med miljöfrågor och hantera sin miljöpåverkan.
Innehållet varierar beroende på typ av verksamhet och behov, men strukturen är ofta lik mellan olika verksamheter. De vanligaste dokumenten i ett miljöledningssystem är:
Miljöpolicy – Övergripande beskrivning av ambitioner och inriktning inom miljöområdet.
Miljömål – Konkreta och mätbara mål för verksamheten.
Rutiner och processer – Arbetsrutiner, beskrivning av hela arbetsflöden, processkartläggning och processkartor.
Ansvarsfördelning – Vem som ansvarar för vad i miljöarbetet.
Uppföljning och avvikelsehantering – Verktyg för att mäta resultat, identifiera avvikelser och genomföra förbättringar.
Dokumentation – Underlag som visar att verksamheten arbetar enligt sina egna rutiner och gällande krav.
💡Tips! Rutiner och instruktioner måste inte alltid vara en skriven text utan kan lika gärna vara en film eller en bild. I Add Miljöledningssystem kan du arbeta i vilket format du vill.
Så arbetar ni med miljöledningssystemet i verksamheten
Arbetet med ett miljöledningssystem börjar ofta med att kartlägga verksamhetens miljöpåverkan och identifiera betydande miljöaspekter, alltså de delar av verksamheten som påverkar miljön mest. Utifrån kartläggningen kan ni sätta miljömål, planera åtgärder och fördela ansvar.
Därefter genomför ni åtgärderna och följer upp mål och resultat. Genom att hantera avvikelser och utvärdera arbetet kan ni se vad som fungerar, vad som behöver förbättras och fortsätta utveckla miljöarbetet över tid.
Exempel på miljöledningssystem
Ett miljöledningssystem ser olika ut beroende på verksamhetens miljöpåverkan och behov. Ett tillverkande företag kan till exempel använda miljöledningssystemet för att styra arbetet med energianvändning, utsläpp, kemikalier och avfall. Ett fastighetsbolag kan fokusera på energiförbrukning, material och avfall, medan en tjänsteverksamhet kan arbeta med exempelvis resor, inköp och resursanvändning.
Miljöledningssystemet kan omfatta hela verksamhetens miljöarbete eller fokusera på särskilda områden. Många verksamheter väljer att bygga upp sitt miljöledningssystem utifrån kraven i ISO 14001, en internationell standard för miljöledningssystem.
Beroende på bransch kan verksamheten också behöva ta hänsyn till andra standarder, riktlinjer, certifieringar och lagkrav när den organiserar sitt miljöarbete.
💡Visste du? Många organisationer väljer att samköra sitt miljöledningssystem med andra ledningssystem, till exempel för kvalitet eller arbetsmiljö. Det kallas ILS och står för integrerat ledningssystem.
Exempel på standarder och ramverk
Miljöarbetet kan utgå från eller beröras av olika standarder, ramverk och certifieringar beroende på verksamhet och bransch. Här är några exempel:
ISO 14001 – Den mest använda internationella standarden för miljöledningssystem, tillämpbar oavsett bransch eller storlek på verksamheten.
EMAS (Eco-Management and Audit Scheme) – EU:s frivilliga miljöstyrningssystem med högre krav på öppenhet och redovisning än ISO 14001.
ISO 14024 – Standard för tredjepartscertifierade miljömärkningar (Typ I), som ligger till grund för märkningar som Svanen och EU Ecolabel.
BREEAM och LEED – Certifieringssystem för miljömässigt hållbara byggnader och fastigheter.
ISO 50001 – Standard för energiledning, ofta använd som komplement till miljöledningssystemet.
KRAV / EU-ekologiskt – Verifieringar för ekologisk produktion inom livsmedelskedjan.
Svenskt Sigill Klimatcertifierat – svensk certifiering med särskilt fokus på att minska klimatpåverkan i primärproduktionen.
FSC Spårbarhetscertifiering (Chain of Custody) – Certifiering för att spåra FSC-material genom förädlingskedjan, vanlig hos sågverk, pappersbruk och andra tillverkare.
GHG Protocol – Ramverk för att mäta och redovisa verksamhetens utsläpp av växthusgaser.
Vissa verksamheter väljer att bygga miljöledningssystemet utifrån gällande miljölagstiftning. Det är till exempel vanligt inom offentlig verksamhet där ledningssystemet ofta utgår från myndighetskrav som miljöbalken.
Vilka verksamheter har krav på miljöledningssystem?
För de flesta verksamheter finns inget särskilt krav på miljöledningssystem. Men däremot är statliga myndigheter med betydande miljöpåverkan skyldiga enligt förordningen om miljöledning i statliga myndigheter, att ha ett miljöledningssystem enligt ISO 14001 eller EMAS.
Det samma gäller IED-verksamheter, till exempel stora förbränningsanläggningar och djurhållare som omfattas av EU:s industriutsläppsdirektiv. Övriga tillståndspliktiga verksamheter enligt miljöbalken vilket är cirka 6 000 företag i Sverige, har inte alltid krav på ett formellt system, men står under tillsyn och förväntas arbeta systematiskt med sin miljöpåverkan.
Miljöledningssystem blir också allt vanligare i offentlig upphandling och som krav från kunder och samarbetspartners.
Vem har ansvar för och vilka jobbar i miljöledningssystemet?
Ansvaret för miljöledningssystemet ligger ofta hos en miljösamordnare eller miljö- och hållbarhetschef, som löpande uppdaterar, följer upp och utvecklar systemet. Ledningen bär det övergripande ansvaret för att sätta miljömål och avsätta resurser för miljöarbetet, medan chefer på olika nivåer ser till att medarbetare följer rutinerna inom sina respektive områden.
Utöver dessa roller involverar miljöledningssystemet ofta medarbetare i hela organisationen, eftersom många rutiner påverkar det dagliga arbetet. Det kan till exempel vara hur man sorterar avfall, använder resurser eller gör inköp.
Fördelar med att organisera miljöarbetet i ett miljöledningssystem
Ett miljöledningssystem skapar struktur och hjälper verksamheten att arbeta långsiktigt med miljöarbetet. Det gör det bland annat enklare att:
Skapa tydliga arbetssätt och fördela ansvar så att alla vet vad de ska göra och vem som ansvarar för vad.
Sätta gemensamma miljömål och prioritera de insatser som har störst betydelse.
Följa upp resultat och se hur miljöarbetet utvecklas över tid.
Upptäcka avvikelser och identifiera vad som behöver förbättras.
Hålla reda på relevanta lagkrav och andra krav från exempelvis kunder och samarbetspartners.
Vanliga frågor om vad ett miljösystem är
Vad är skillnaden på ett miljöledningssystem och en miljöcertifiering?
Ett miljöledningssystem är arbetssättet, dokumentationen och det verktyg som styr verksamhetens miljöarbete. En miljöcertifiering, till exempel ISO 14001, innebär att en oberoende part granskat och intygat att systemet uppfyller kraven i en viss standard. Man kan alltså ha ett miljöledningssystem utan att vara certifierad, men inte tvärtom.
Behöver mitt företag vara certifierat för att ha ett miljöledningssystem?
Nej, det går utmärkt att arbeta med ett eget miljöledningssystem utan certifiering. Många verksamheter bygger sitt system utifrån ISO 14001 utan att certifiera sig, medan andra väljer certifiering för att vissa kunder eller samarbetspartners kräver ett strukturerat och verifierat miljöarbete.
Vad kostar ett miljöledningssystem?
Vad ett it-baserat miljöledningssystem kostar varierar beroende på verksamhetens storlek och behov. De flesta system har en fast månadsavgift och en engångsavgift för onboarding, där priset styrs av systemets komplexitet och antalet användare.
Som riktlinje kan en mindre verksamhet räkna med ungefär 3 000–5 000 kr per månad, medan ett mellanstort företag ofta hamnar på cirka 6 000–9 000 kr. För större verksamheter ökar kostnaden gradvis utifrån omfattning och antal användare.
Vill du veta vad det kostar för din verksamhet är du varmt välkommen att höra av dig för ett exempel.
Vad är skillnaden mellan miljöledning och miljöledningssystem?
Miljöledning är själva arbetet med att styra, följa upp och förbättra verksamhetens miljöarbete. Ett miljöledningssystem är den struktur som organiserar arbetet genom exempelvis mål, rutiner, ansvar och uppföljning.
Förenkla ditt miljöarbete med Add Miljöledningssystem
Du har nu fått svar på vad ett miljöledningssystem är och sett vilken nytta det kan ge din verksamhet. Add Miljöledningssystem täcker in allt som vi pratat om ovan och erbjuder en flexibel lösning som går att anpassa efter varje enskilt miljöarbete.
Add är ett webbaserat verktyg där du enkelt kan samla dokument, rutiner, mål och uppföljning på ett och samma ställe, med stöd för bland annat dokumenthantering, ärendehantering, processhantering och internrevision. Systemet passar organisationer av alla storlekar och branscher.