Nedan har vi sammanställt en checklista för skyddsrond med tio viktiga punkter som hjälper dig i din uppgift. Spara gärna listan!
Skyddsronden är ett viktigt verktyg för att förbättra arbetsmiljön och säkerställa att alla medarbetare kan arbeta under trygga och hälsosamma förhållanden. Genom att regelbundet genomföra ronder och följa upp åtgärder, kan ditt företag skapa en positiv arbetsmiljö som främjar både välbefinnande och produktivitet.
Det finns mycket att tänka på för att skyddsronden ska bli bra och få önskad effekt. Därför har vi sammanställt en checklista för dig som ska planera och genomföra en skyddsrond.
1. Planera skyddsronden i förväg
Som det mesta man gör bör man börja med att planera sin skyddsrond. Bestäm vilka delar av arbetsmiljön du ska undersöka och när du ska utföra den. Ta fram en lista över platser med punkter att kontrollera. Bestäm datum, plats och tid med lång framförhållning och se till att informera dina medarbetare om skyddsronden.
Välj en dag när det är som vanligt på arbetsplatsen för verkligen förstå hur vardagen ser ut för dina medarbetare. Ett annat tips är att välja att lägga skyddsronden i samband med att den nya budgeten bestäms så att du har utrymme i ekonomin för att utföra dina eventuella ändringar.
2. Engagera medarbetarna
Även om det kan vara en utmaning att få med sig medarbetarna är det väldigt viktigt att involvera alla i skyddsronden. Skyddsronden handlar trots allt om att skapa en dialog och granska medarbetarnas arbetsmiljö för att förbättra den.
Du väljer själv hur många du vill involvera i din skyddsrond men det är viktigt att de som går har tillräcklig med kunskap om organisationen för att tolka resultatet. Ett annat tips är att ha en förslagslåda där dina medarbetare kan lägga förslag på hur man kan förbättra arbetsmiljön.
3. Välj hur du vill utföra skyddsronden
Det finns flera metoder och verktyg som kan hjälpa dig att utföra en effektiv skyddsrond. För att få ett så brett perspektiv på arbetsmiljön som möjligt rekommenderar vi att använda flera olika metoder.
- Checklistor och formulär är bland de vanligaste verktygen att använda vid en skyddsrond för att systematiskt granska eller dokumentera brister och risker.
- Ronderingslösningar är digitala verktyg som du kan använda på en mobil, dator eller på surfplattan som vägleder dig genom skyddsronden och ger dig tydlig statistik för uppföljning.
- Riskbedömningsverktyg är även de digitala lösningar som kan hjälpa dig att räkna ut och bedöma riskvärdet.
- Medarbetarundersökning och intervjuer kan underlätta för att få insikt i den psykosociala arbetsmiljö och det kan du göra via medarbetarsamtal eller genom att skicka ut enkäter.
- Workshoppar och möten kan du anordna för att få medarbetarna att diskutera vissa frågeställningar eller ämnen.
Med Add Rondering och Kontroll kan du bygga dina egna checklistor för skyddsronder med bilder och tydliga instruktioner.
4. Rätt utrustning och resurser
Innan det är dags att utföra din skyddsrond är det viktigt att du säkerställer att du har rätt utrustning. Om du exempelvis ska undersöka den fysiska arbetsmiljön kan det vara bra att ha tillgång till nödvändiga verktyg, instrument och tekniska hjälpmedel, såsom skyddskläder, mätinstrument för luftkvalitet, bullermätare och ergonomiska bedömningsverktyg.
5. Dokumentera observationer i en checklista för din skyddsrond
Använd en checklista för din rondering för att se till att du inte missar att undersöka något område. Det gör även att skyddsronden blir mer systematiskt och enklare att följa upp.
En välstrukturerad checklista är ofta indelad i olika områden. Till exempel inomhusklimat, buller och ljudnivå, belysning samt tillhörande kolumner för att fylla i ”Ja”, ”Nej” och ”Ej relevant”.
Att använda sig av en tydlig checklista för skyddsrond gör att du snabbt får en överblick över din verksamhet och enkelt kan identifiera förbättringsområden.
6. Skapa och prioritera dina åtgärder med ett riskvärde
För att kunna prioritera mellan era avvikelser kan du enkelt lägga till några rader om riskbedömning i din checklista för skyddsrond.
När du har identifierat en avvikelse på arbetsplatsen beräknar du riskvärdet genom att multiplicera sannolikheten för att händelsen ska inträffa med konsekvensen av händelsen. Du kan exempelvis använda en skala från 1 till 5 för varje parameter, om sannolikheten är 4 och konsekvensen är 3 blir riskvärdet 12.
När du vet riskvärdet av en avvikelse är det även viktigt att tilldela avvikelsen relevanta åtgärder för att förhindra att den ska inträffa. Prioritera sedan åtgärder baserat på hur höga riskpoäng de har för att ta tag i de mest akuta riskerna först.
7. Håll din organisation uppdaterad
Det är vanligt att arbetsplatsen förändras över tid, gamla medarbetare slutar, nya börjar och arbetsuppgifter kan bli utbytta mot nya. Därför är det viktigt att rutiner och arbetsmiljöpolicys är uppdaterade.
Det är även viktigt att skyddsombudet har en relevant utbildning och god insikt i organisationen för att kunna identifiera och förbättra arbetsmiljön. Se till att skyddsombudet regelbundet får fortbildning och är involverad i förändringar inom verksamheten för att effektivt kunna bidra till en säker och hälsosam arbetsmiljö.
8. Använd Add Rondering och Kontroll
För att underlätta dokumentation och uppföljning av skyddsronder kan du ta hjälp av Add Rondering och Kontroll. Verktyget påminner dig när det är dags att göra en rond, här kan du skapa enkla checklistor som kan följas upp direkt i mobilen, hantera avvikelser och ta kort på avvikelser i mobilen och få sedan statistik för uppföljning.
Add Rondering och Kontroll går att använda som en separat lösning eller integrera i ditt arbetsmiljöledningssystem.
9. Följ upp och utvärdera
Efter att åtgärderna har implementerats är det viktigt att noggrant följa upp deras effektivitet. Genom att systematiskt utvärdera hur väl åtgärderna fungerar i praktiken kan man säkerställa att de uppnår sina avsedda syften. Detta inkluderar att övervaka och dokumentera eventuella förbättringar eller kvarstående risker.
Genom att skapa en kultur av kontinuerlig förbättring kan organisationen säkerställa att arbetsmiljön och säkerhetsförhållandena ständigt förbättras, vilket gynnar både medarbetare och verksamheten i stort.
10. Återkoppla resultat och uppföljning till medarbetarna
När du har följt upp din skyddsrond är det viktigt att informera alla berörda medarbetare om resultaten. Glöm inte att tydligt kommunicera vilka åtgärder som redan har genomförts samt planerade förändringar för att förbättra arbetsmiljön och hantera eventuella avvikelser.
Bonustips! Spara checklistan för din nästa skyddsrond
Genom att följa den här checklistan för skyddsronder blir varje rond välplanerad, genomförd och dokumenterad. Spara gärna listan till nästa gång!
Vi vill även tipsa om att utforska hur Add Rondering och Kontroll kan stödja din organisation i att hantera och genomföra ronder på ett effektivt sätt.
Boka en kostnadsfri demo idag!