System för dokumenthantering eller ledningssystem – Vad ska du välja?
- för 1 dag sedan
- 4 min läsning
Valet mellan ett system för dokumenthantering och ett ledningssystem handlar inte om vilket som är bäst, utan om vilket problem du vill lösa. Handlar det bara om att få bättre ordningen på dokumenten? Eller även om att skapa tydlighet kring hur verksamheten ska fungera, vem som ansvarar för vad och hur ni följer upp och förbättrar arbetet?
Nedan reder vi ut skillnaden.
Vad är skillnaden på system för dokumenthantering och ledningssystem?
Ett dokumenthanteringssystem är ett verktyg för att lagra, organisera och söka bland filer. Det hjälper dig att hitta rätt dokument, hålla koll på versioner och se vem som ändrat vad. Exempel på system är Microsoft SharePoint, Utforskaren och Google Drive.
Ett ledningssystem fyller i första hand ett annat behov. Det samlar beskrivningarna av hur en verksamhet ska fungera och utvecklas, såsom processer, ansvarsfördelning, mål och rutiner för uppföljning och förbättring. Vanliga exempel är kvalitetsledningssystem (ISO 9001), miljöledningssystem (ISO 14001) och informationssäkerhetssystem.
Systemen hänger dock samman. Ett ledningssystem består till stor del av dokument och dessa dokument måste lagras och hanteras någonstans. Dokumenthantering är därför ofta en integrerad del av ledningssystemet.
Lätt att förväxla systemen
Vi ser att det ofta börjar med ett behov att få ordning på sina dokument eller att vilja bli bättre på att dokumentera det man gör. Många tänker då på ett system för dokumenthantering.
Vår erfarenhet är att behovet inte alltför sällan ligger djupare än så. Kanske är det inte kaos i mappstrukturen som är den verkliga utmaningen, utan att man saknar tydliga processer och ansvarsfördelning. Att olika versioner av en rutin ligger huller om buller i olika mappar är ofta bara en del av problemet. Det riktiga problemet kan istället vara att man inte bestämt hur rutinen egentligen ska vara, vem som äger den eller när den ska ses över.
Låt oss titta på vad respektive system är särskilt bra på och vad de brukar innehålla.
Add är en verksamhetsplattform med både dokumenthantering och ledningssystem.
Här får du det bästa av två världar.
Vad är respektive system särskilt bra på?
System för dokumenthantering
Ett verktyg för dokumenthantering löser framförallt praktiska problem med själva hanteringen av filer. Det löser vardagsproblem som att medarbetare inte hittar den senaste versionen av ett dokument, att flera personer behöver jobba i samma dokument samtidigt, eller att man tappar kontrollen över vem som ändrat vad.
Ledningssystem
Ett ledningssystem är särskilt bra på att skapa ordning och struktur i hur verksamheten fungerar. Det är ett kraftfullt verktyg när du vill säkerställa kvalitet, efterleva standarder och regler eller systematiskt förbättra hur ni arbetar.
Ledningssystemet ger förutsättningar för att alla drar åt samma håll genom tydliga processer, roller och mål. Det skapar spårbarhet och tydligt ansvar där alla vet vad som förväntas och varför. När ni behöver visa för kunder, revisorer eller tillsynsmyndigheter att ni har kontroll på er verksamhet, då är det ledningssystemet som gör det.
Vad innehåller respektive system?
System för dokumenthantering
Ett system för dokumenthantering är begränsat till att innehålla funktioner för att hantera själva filerna. Du får till exempel:
En mappstruktur eller taggningssystem för att organisera dokument
En sökfunktion för att enkelt hitta det du letar efter
Versionshantering som sparar historik över ändringar
Behörighetsstyrning så att du kan bestämma vem som får läsa, redigera eller ta bort dokument
Automatiska påminnelser om när dokument behöver granskas
Många system har också inbyggda funktioner för samarbete så som att kunna kommentera, godkänna eller arbeta i dokument samtidigt.
Ledningssystem
Ett ledningssystem är betydligt bredare och innehåller dokumenthantering med ovan funktioner men också verktyg för att styra och utveckla verksamheten. Det kan vara verktyg och funktionalitet för att:
Hantera ärenden, avvikelser och reklamationer
Bygga och visualisera processer, som till exempel processkartor
Stöd för att planera och genomföra internrevisioner
Riskarbete och förebyggande åtgärder
Rapporter och data som ger underlag för uppföljning och beslut
Ledningssystem har också ofta funktioner för Att göra-listor, checklistor, årshjul, nyckeltal och historik.
En jämförelse av dokumenthantering och ledningssystem
System för dokumenthantering | Ledningssystem | |
Omfattning: | Dokumentnivå | Verksamhetsnivå |
Främsta syfte: | Hantera filer | Styra verksamheten och hantera filer |
Använd för: | Spara, organisera och dela filer | Efterlevnad, förbättringsarbete, kvalitetsarbete och utveckla verksamheten |
Innehåller: | Filer | Filer, verktyg och rapporter |
Vanliga funktioner: |
| Samma som dokumenthantering men även verktyg och rapporter för:
|
Vägledning: | Var finns dokumentet? | Hur ska vi göra här? |
💡Systemen löser olika problem. Det ena är var dokumenten finns och det andra är vad ni ska göra och hur ni ska arbeta.
Add är både ett ledningssystem och ett dokumenthanteringssystem
Add har båda delarna i samma plattform. Det betyder att dokument, processbeskrivningar, rutiner och policyer lever tillsammans med de verktyg du behöver för att styra, följa upp och förbättra verksamheten. Allt hänger ihop och alla i organisationen har en enda ingång till både "hur vi jobbar" och "var informationen finns".
I Add Ledningssystem finns bland annat:
💡Med Add får du ett integrerat system som täcker hela behovet av att både styra verksamheten och hantera dokumenten.
Kommentarer