Arbeta systematiskt med avvikelsehantering i vård och omsorg
- för 1 dag sedan
- 8 min läsning
Allt du behöver veta om avvikelsehantering inom vård och omsorg. Vad det är, vad lagen kräver, vanliga utmaningar och konkreta tips för att göra processen mer effektiv.
Definition av avvikelsehantering
Avvikelsehantering innebär att identifiera, dokumentera, rapportera och åtgärda händelser som inte följer bestämda rutiner, riktlinjer eller förväntningar. Inom vård och omsorg handlar det konkret om att fånga upp allt som har gått fel, riskerat att fela eller kunnat göras bättre. Informationen används sedan för att förhindra att det händer igen.
En väl fungerande avvikelse- och ärendehantering är ett verktyg för att förbättra kvalitet och säkerhet och i förlängningen skydda både de som får vård och de som ger den.
Vad är skillnaden på avvikelse, tillbud och vårdskada?
Begreppen används ibland synonymt men betyder egentligen olika saker.
Avvikelse
Avvikelse är det bredaste begreppet. Det omfattar varje händelse eller situation som avviker från det som är planerat, beslutat eller förväntat. Det kan handla om allt från att personal inte följer en rutin till att en patient får fel medicin. En avvikelse kan ha lett till skada men behöver inte ha gjort det.
Tillbud
Tillbud är en avvikelse som kunde ha lett till skada men där skadan uteblev, antingen av tur eller för att någon ingrep i tid. Tillbud är särskilt värdefulla att rapportera eftersom de synliggör risker innan de orsakat faktisk skada. Att ta tillbud på allvar är ett av de effektivaste sätten att bedriva proaktivt patientsäkerhetsarbete.
Vårdskada
Vårdskada är när en patient faktiskt blir drabbad av skada till följd av hälso- och sjukvård. Vårdskador delas ofta in i undvikbara och oundvikliga, där fokus i kvalitetsarbetet naturligt ligger på de undvikbara.
Avvikelsehantering ett verktyg för kvalitetsutveckling
Varje rapporterad avvikelse är en signal om att något i arbetssättet kan bli bättre. De flesta avvikelserna beror på systembrister, otydliga rutiner eller bristande förutsättningar och sällan på enskilda individer. Mönster i rapporteringen avslöjar ofta brister som annars inte syns i det dagliga arbetet. Därför är bred och konsekvent rapportering grunden i ett fungerande kvalitetsarbete.
När verksamheten tar hand om avvikelserna systematiskt blir avvikelsehantering ett av de kraftfullaste verktygen för kontinuerlig kvalitetsutveckling. Det ger insikt i grundorsakerna och bygger en verksamhet där felen blir färre över tid samtidigt som det säkerställer att verksamheten lever upp till gällande föreskrifter och lagkrav.
Avvikelsehantering enligt Socialstyrelsen och lagstiftning
Avvikelsehantering inom vård och omsorg är ett lagstadgat krav. Flera olika regelverk styr hur vård och omsorgsverksamheter ska arbeta med att identifiera, dokumentera och åtgärda avvikelser.
Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete – SOSFS 2011:9
Socialstyrelsens föreskrift SOSFS 2011:9 är det centrala regelverket för kvalitetsarbete inom hälsovård, sjukvård och omsorg. Föreskriften ställer krav på att varje verksamhet har ett ledningssystem som säkerställer att personal identifierar, utreder och åtgärdar avvikelser samt att verksamheten tar tillvara erfarenheterna för att förbättra sig. Det räcker alltså inte att bara registrera avvikelser. Verksamheten måste också kunna visa att arbetet lett till faktiska förbättringar.
Patientsäkerhetslagen (2010:659)
Patientsäkerhetslagen uttrycker att vårdgivare aktivt ska arbeta för att förebygga vårdskador. Det innebär bland annat att utreda händelser som ledde eller hade kunnat leda till skada, vidta åtgärder för att förhindra att det upprepas och dokumentera detta arbete löpande. Lagen ställer också krav på att vårdgivaren har rutiner för hur personal ska rapportera risker och avvikelser.
Lex Maria och Lex Sarah
Lex Maria och Lex Sarah ställer också krav på hur verksamheter ska hantera allvarliga avvikelser.
Inom hälso- och sjukvård kräver Lex Maria att vårdgivaren utreder och anmäler till IVO när en patient drabbat av eller riskerat en allvarlig vårdskada. Inom socialtjänst och LSS gäller Lex Sarah, som kräver att verksamheten utreder allvarliga missförhållanden och anmäler till IVO vid allvarliga fall. Här har dessutom varje enskild medarbetare en individuell anmälningsplikt.
Vad räknas som en avvikelse inom vård och omsorg?
Inom vård och omsorg är det vanligt att dela in avvikelser i kategorier.
Medicinska avvikelser
Omfattar fel som uppstår i den direkta vården och behandlingen. Det är ofta här konsekvenserna kan bli allvarligast och där rapportering är extra viktig.
Vanliga exempel är att en patient får fel läkemedel eller fel dos, att personal förväxlar patienter vid provtagning, att vårdgivaren reagerar för sent på ett försämrat hälsotillstånd eller att någon hanterar medicinteknisk utrustning fel.
Avvikelser inom omsorg
Inom äldreomsorg, hemtjänst och LSS handlar avvikelserna ofta om den dagliga omvårdnaden och de grundläggande behoven.
Det kan till exempel gälla att patienten ramlar, trycksår uppstår, undernäring, utebliven hjälp med personlig hygien eller att personal missar tillsyn enligt genomförandeplanen.
Avvikelser i arbetsmiljö och rutiner
Avvikelser behöver inte alltid drabba en patient eller brukare direkt utan kan också handla om brister i hur verksamheten fungerar. Dessa är viktiga att fånga upp eftersom de ofta är föregångare till allvarligare händelser.
Vanliga exempel är att rutiner inte följs, brister i överlämning mellan personal eller skift, för låg bemanning eller tillbud i arbetsmiljön som riskerar personalens säkerhet.
Avvikelser i dokumentation
Även dokumentationsavvikelser kan få stora konsekvenser, eftersom bristfällig dokumentation riskerar att påverka hela vårdkedjan.
Vanliga exempel är missade eller felaktiga journalanteckningar, sekretessbrister, felaktig hantering av personuppgifter eller signeringslistor för läkemedel som inte fylls i.
Arbeta med avvikelsehantering steg för steg
En strukturerad avvikelsehantering är en viktig del av det systematiska kvalitetsarbetet för vård och omsorg och följer en tydlig process från att något blir uppmärksammat till att verksamheten faktiskt blir bättre. Här är de sex stegen som utgör grunden.
1. Upptäck och rapportera
All avvikelsehantering börjar med att någon reagerar och tar ansvar för att rapportera. Det kan vara en undersköterska som märker att en rutin inte följts, en sjuksköterska som fångar upp ett läkemedelsfel eller en brukare som signalerar att något inte stämmer.
Nyckeln här är att ha en låg tröskel. Ju enklare det är att rapportera och ju tryggare personalen känner sig, desto fler avvikelser och tillbud går att fånga upp. En verksamhet med hög rapporteringsfrekvens har nödvändigtvis inte fler problem än andra utan snarare en starkare säkerhetskultur.
2. Registrera
När en avvikelse är rapporterad ska den dokumenteras. En bra registrering beskriver vad som hände, när och var det hände, vem som var inblandad och vilka omedelbara åtgärder som vidtogs. Det är också viktigt att kategorisera avvikelsen rätt då det är det som senare möjliggör analys av mönster och trender över tid.
3. Analysera och identifiera grundorsaken
Det räcker inte att konstatera att något gick fel utan verksamheten behöver också förstå varför. Ett läkemedelsfel berodde kanske inte på att en medarbetare var slarvig, utan på att signeringsrutinen var otydlig, att listan var svårläst eller att överlämningen mellan skiften inte fungerade. Det är den insikten som skapar verklig förändring.
4. Åtgärda
Med grundorsaken identifierad är det nu möjligt att sätta in rätt åtgärder. Det är viktigt att skilja mellan kortsiktiga åtgärder som att omedelbart rätta till det som gått fel och långsiktiga åtgärder som adresserar systembristen som låg bakom. En avvikelse som bara blir hanterad kortsiktigt riskerar att återkomma.
5. Följ upp
En åtgärd är inte klar förrän den följts upp. Har förändringen fått önskad effekt? Har liknande avvikelser minskat? Uppföljningen är det steg som oftast blir missat i praktiken, men det är här man kan avgöra om kvalitetsarbetet faktiskt gett resultat eller om man behöver ytterligare insatser.
6. Återkoppla
Återkoppling till personalen är både ett kvalitetskrav och en kulturfråga. Den som rapporterade en avvikelse behöver veta att det ledde någonstans, annars minskar motivationen att rapportera nästa gång. Återkoppling behöver inte vara komplicerad; en kort information på arbetsplatsträffen om vad avvikelsen ledde till, räcker långt för att stärka rapporteringskulturen och visa att varje rapport faktiskt spelar roll.
5 vanliga misstag i avvikelsehantering
Även verksamheter med goda intentioner kan fastna i mönster som gör att avvikelsehanteringen inte får den effekt den borde. Nedan listar vi fem vanliga misstag.
1. Avvikelser rapporteras inte
Ett vanligt problem är att avvikelser inte blir rapporterade. Det kan bero på att personal väljer att inte rapportera på grund av rädsla för att bli utpekad, upplevelsen att det inte leder någonstans, tidsbrist eller helt enkelt att det är för komplicerat att rapportera.
Konsekvensen är att verksamheten får en falsk bild av sin egen säkerhet. En låg avvikelsefrekvens är inte alltid ett tecken på att allt fungerar väl, utan det kan lika gärna vara ett tecken på en svag rapporteringskultur.
2. Bristande uppföljning
Att registrera en avvikelse utan att följa upp den är nästan sämre än att inte registrera alls. Det skapar en falsk känsla av att saken är omhändertagen, samtidigt som grundorsaken inte blir åtgärdad. I verksamheter med hög arbetsbelastning är det lätt hänt att det stannar upp här.
3. Fokus på individen istället för systemet
När något går fel är det mänskligt att söka efter vem som gjorde fel. Men forskning inom patientsäkerhet visar gång på gång att de flesta avvikelser beror på systembrister och inte på att enskilda medarbetare är inkompetenta eller oaktsamma. Verksamheter som fastnar i individfokus missar grundorsaken, riskerar att skapa en skuldkultur och löser sällan problemet på riktigt.
4. Brist på återkoppling till den som rapporterade
Om den som rapporterade en avvikelse aldrig får veta vad den ledde till faller en av de starkaste drivkrafterna för att fortsätta rapportera. Återkoppling behöver inte vara omfattande men måste ske. Utan den skickar verksamheten signalen att rapportering inte spelar någon roll vilket påverkar rapporteringskulturen negativt.
5. Att se avvikelser som ärenden att stänga
Det kanske mest diskreta misstaget är när avvikelsehantering bara blir enkel administration och något som ska bockas av och avslutas. Målet blir att stänga ärendet, inte att förstå vad som egentligen hände. Verksamheter som faller in i det mönstret går miste om det som avvikelsehantering ytterst handlar om. Alltså att lära, förbättra och bygga en tryggare vård och omsorg för både patienter, brukare och personal.
Skapa en rapporteringskultur där personal faktiskt rapporterar
En avvikelseprocess är aldrig bättre än viljan att använda den. Det tekniska systemet spelar mindre roll om personalen inte känner sig trygg nog att rapportera och det ansvaret vilar tungt på ledarskapet.
Personal rapporterar när de vet att de inte kommer att bli utpekade eller bestraffade för att ha synliggjort ett problem. Psykologisk trygghet byggs baserat på hur chefer och ledare reagerar på avvikelser.
Praktiska råd för ansvariga chefer
Lyft minst en avvikelse eller ett tillbud på varje arbetsplatsträff och visa att de är en naturlig del av verksamheten.
Ge alltid återkoppling till den som rapporterat, även om åtgärden är liten.
Ta upp rapporteringskulturen redan vid nyanställning. Förklara varför det finns och vad det leder till.
Fira rapportering. En hög rapporteringsfrekvens är ett tecken på en mogen säkerhetskultur
3 tips för effektiv avvikelsehantering
Nedan följer de viktigaste aspekterna för att nå en effektiv avvikelsehantering.
Sänk tröskeln för rapportering Ju enklare det är att rapportera, desto fler avvikelser går att fånga upp. Med stöd för mobil och surfplatta kan personal rapportera direkt från vårdmiljön. Enkla system och formulär gör det också mycket enklare.
Välj ett bra avvikelsehanteringssystem Ett bra system samlar alla avvikelser på ett ställe och ger full överblick över rapportering, utredning och uppföljning. Det minskar risken att något missas och visar att verksamheten lever upp till gällande krav. Välj ett system som fungerar i mobilen, har enkla formulär och stödjer hela processen.
Kategorisera för att se mönster Enskilda avvikelser är viktiga, men den verkliga kraften ligger i att analysera dem tillsammans. Genom att kategorisera avvikelser systematiskt efter typ, enhet, tidpunkt eller händelseförlopp är det möjligt att urskilja mönster.
Add Ledningssystem med avvikelsehantering för vård och omsorg
Add är ett ledningssystem särskilt anpassat för vård- och omsorgsverksamheter där avvikelsehantering, riskhantering och egenkontroll är en central del. Med Add får du ett strukturerat och användarvänligt avvikelse- och ärendehanteringssystem för att rapportera, utreda och följa upp avvikelser, tillbud och vårdskador. Allt samlat på ett ställe.
Med över 25 års erfarenhet av att utveckla lösningar för vård och omsorg har vi en djup förståelse för de krav och utmaningar som verksamheter möter. Add uppfyller kraven i SOSFS 2011:9 och stödjer verksamhetens arbete enligt patientsäkerhetslagen, Lex Maria och Lex Sarah.
Vill du ha mer information?
Kommentarer