Arbeta systematiskt med avvikelsehantering i vård och omsorg
Uppdaterat: 22 okt.
Allt du behöver veta om avvikelsehantering inom vård och omsorg. Vad det är, vad lagen kräver, vanliga utmaningar och konkreta tips för att göra processen mer effektiv.
Vad är avvikelsehantering inom vård och omsorg?
Avvikelsehantering innebär att identifiera, dokumentera, rapportera och åtgärda händelser som inte följer bestämda rutiner, riktlinjer eller förväntningar. Inom vård och omsorg handlar det om att fånga upp det som har gått fel, riskerat att gå fel eller kunnat göras bättre. Informationen hjälper verksamheten att förebygga liknande händelser.
En väl fungerande avvikelse- och ärendehantering hjälper verksamheten att förbättra kvaliteten och säkerheten för både patienter, brukare och personal.
Vad är skillnaden på avvikelse, tillbud och vårdskada?
Begreppen används ibland synonymt men betyder egentligen olika saker.
Avvikelse
Avvikelse är det bredaste begreppet. Det omfattar varje händelse eller situation som avviker från det som är planerat, beslutat eller förväntat. Det kan handla om allt från att personal inte följer en rutin till att en patient får fel medicin. En avvikelse kan ha lett till skada men behöver inte ha gjort det.
Tillbud
Tillbud är en avvikelse som kunde ha lett till skada men där skadan uteblev, antingen av tur eller för att någon ingrep i tid. Tillbud är särskilt värdefulla att rapportera eftersom de synliggör risker innan de orsakat faktisk skada. Att ta tillbud på allvar är ett av de effektivaste sätten att bedriva proaktivt patientsäkerhetsarbete.
Vårdskada
Vårdskada är när en patient faktiskt blir drabbad av skada till följd av hälso- och sjukvård. Vårdskador delas ofta in i undvikbara och oundvikliga, där fokus i kvalitetsarbetet naturligt ligger på de undvikbara.
Avvikelsehantering ett verktyg för kvalitetsutveckling
Varje rapporterad avvikelse är en signal om att något i arbetssättet kan bli bättre. De flesta avvikelserna beror på systembrister, otydliga rutiner eller bristande förutsättningar och sällan på enskilda individer. Mönster i rapporteringen avslöjar ofta brister som annars inte syns i det dagliga arbetet. Därför är bred och konsekvent rapportering grunden i ett fungerande kvalitetsarbete.
När verksamheten tar hand om avvikelserna systematiskt blir avvikelsehantering ett av de kraftfullaste verktygen för kontinuerlig kvalitetsutveckling. Det ger insikt i grundorsakerna och bygger en verksamhet där felen blir färre över tid samtidigt som det säkerställer att verksamheten lever upp till gällande föreskrifter och lagkrav.
Avvikelsehantering enligt Socialstyrelsen och lagstiftning
Avvikelsehantering inom vård och omsorg är ett lagstadgat krav. Flera olika regelverk styr hur vård och omsorgsverksamheter ska arbeta med att identifiera, dokumentera och åtgärda avvikelser.
Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete – SOSFS 2011:9
Socialstyrelsens föreskrift SOSFS 2011:9 är det centrala regelverket för kvalitetsarbete inom hälsovård, sjukvård och omsorg. Föreskriften ställer krav på att varje verksamhet har ett ledningssystem som säkerställer att personal identifierar, utreder och åtgärdar avvikelser samt att verksamheten tar tillvara erfarenheterna för att förbättra sig. Det räcker alltså inte att bara registrera avvikelser. Verksamheten måste också kunna visa att arbetet lett till faktiska förbättringar.
Patientsäkerhetslagen (2010:659)
Patientsäkerhetslagen uttrycker att vårdgivare aktivt ska arbeta för att förebygga vårdskador. Det innebär bland annat att utreda händelser som ledde eller hade kunnat leda till skada, vidta åtgärder för att förhindra att det upprepas och dokumentera detta arbete löpande. Lagen ställer också krav på att vårdgivaren har rutiner för hur personal ska rapportera risker och avvikelser.
Lex Maria och Lex Sarah
Lex Maria och Lex Sarah reglerar hur verksamheter ska rapportera, utreda och anmäla allvarliga händelser och missförhållanden.
Inom hälso- och sjukvården ska vårdgivaren enligt Lex Maria utreda och anmäla händelser som har medfört eller hade kunnat medföra en allvarlig vårdskada till IVO. Inom socialtjänst och LSS innebär Lex Sarah att personalen ska rapportera missförhållanden och påtagliga risker för missförhållanden. Verksamheten ska utreda och åtgärda bristerna, och huvudmannen ska anmäla allvarliga missförhållanden eller påtagliga risker för sådana till IVO.
Exempel på avvikelser inom vård och omsorg
Avvikelser inom vård och omsorg kan handla om allt från felaktig läkemedelshantering till brister i omsorg, rutiner och dokumentation. Här går vi igenom några vanliga exempel och vad de kan innebära för verksamheten.
Medicinska avvikelser
Omfattar fel som uppstår i den direkta vården och behandlingen. Det är ofta här konsekvenserna kan bli allvarligast och där rapportering är extra viktig.
Vanliga exempel är att en patient får fel läkemedel eller fel dos, att personal förväxlar patienter vid provtagning, att vårdgivaren reagerar för sent på ett försämrat hälsotillstånd eller att någon hanterar medicinteknisk utrustning fel.
Avvikelser inom omsorg
Inom äldreomsorg, hemtjänst och LSS handlar avvikelserna ofta om den dagliga omvårdnaden och de grundläggande behoven.
Exempel på avvikelser är fallolyckor, trycksår, brister i arbetet med att förebygga undernäring, utebliven hjälp med personlig hygien eller att personal missar tillsyn enligt genomförandeplanen.
Avvikelser i arbetsmiljö och rutiner
Avvikelser behöver inte alltid drabba en patient eller brukare direkt utan kan också handla om brister i hur verksamheten fungerar. Dessa är viktiga att fånga upp eftersom de ofta är föregångare till allvarligare händelser.
Vanliga exempel är att rutiner inte följs, brister i överlämning mellan personal eller skift, för låg bemanning eller tillbud i arbetsmiljön som riskerar personalens säkerhet.
Avvikelser i dokumentation
Även dokumentationsavvikelser kan få stora konsekvenser, eftersom bristfällig dokumentation riskerar att påverka hela vårdkedjan.
Vanliga exempel är missade eller felaktiga journalanteckningar, sekretessbrister, felaktig hantering av personuppgifter eller signeringslistor för läkemedel som inte fylls i.
Med Add kan ni rapportera, utreda och följa upp olika typer av avvikelser, från läkemedelshantering till brister i omsorg och rutiner. Se hur Add kan stödja kvalitetsarbetet i er verksamhet.
Rutin för avvikelsehantering inom vård och omsorg
En strukturerad avvikelsehantering är en viktig del av det systematiska kvalitetsarbetet för vård och omsorg. En tydlig rutin hjälper verksamheten att rapportera, utreda, åtgärda och följa upp avvikelser. Rutinen behöver utgå från verksamhetens egna förutsättningar, ansvarsfördelning och krav. Här beskriver vi sex vanliga steg i avvikelsehanteringsprocessen.
1. Upptäck och rapportera
All avvikelsehantering börjar med att någon reagerar och tar ansvar för att rapportera. Det kan vara en undersköterska som märker att en rutin inte följts, en sjuksköterska som fångar upp ett läkemedelsfel eller en brukare som signalerar att något inte stämmer.
Nyckeln här är att ha en låg tröskel. Ju enklare det är att rapportera och ju tryggare personalen känner sig, desto fler avvikelser och tillbud går att fånga upp. En verksamhet med hög rapporteringsfrekvens har nödvändigtvis inte fler problem än andra utan snarare en starkare säkerhetskultur.
2. Registrera
När en avvikelse är rapporterad ska den dokumenteras. En bra registrering beskriver vad som hände, när och var det hände, vem som var inblandad och vilka omedelbara åtgärder som vidtogs. Det är också viktigt att kategorisera avvikelsen rätt för att kunna identifiera mönster och trender över tid.
3. Analysera och identifiera grundorsaken
Det räcker inte att konstatera att något gick fel utan verksamheten behöver också förstå varför. Ett läkemedelsfel berodde kanske inte på att en medarbetare var slarvig, utan på att signeringsrutinen var otydlig, att listan var svårläst eller att överlämningen mellan skiften inte fungerade. Det är den insikten som skapar verklig förändring.
4. Åtgärda
Med grundorsaken identifierad är det nu möjligt att sätta in rätt åtgärder. Det är viktigt att skilja mellan kortsiktiga åtgärder som att omedelbart rätta till det som gått fel och långsiktiga åtgärder som adresserar systembristen som låg bakom. Om verksamheten bara åtgärdar det akuta problemet finns risken att samma avvikelse inträffar igen.
5. Följ upp
En åtgärd är inte klar förrän den följts upp. Har förändringen fått önskad effekt? Har liknande avvikelser minskat? Uppföljningen är det steg som oftast blir missat i praktiken, men det är här man kan avgöra om kvalitetsarbetet faktiskt gett resultat eller om man behöver ytterligare insatser.
6. Återkoppla
Återkoppling till personalen är både ett kvalitetskrav och en kulturfråga. Den som rapporterade en avvikelse behöver veta att det ledde någonstans, annars minskar motivationen att rapportera nästa gång. Återkoppling behöver inte vara komplicerad; en kort information på arbetsplatsträffen om vad avvikelsen ledde till, räcker långt för att stärka rapporteringskulturen och visa att varje rapport faktiskt spelar roll.
5 vanliga misstag i avvikelsehantering
Även verksamheter med goda intentioner kan fastna i mönster som gör att avvikelsehanteringen inte får den effekt den borde. Nedan listar vi fem vanliga misstag.
1. Avvikelser rapporteras inte
Ett vanligt problem är att avvikelser inte blir rapporterade. Det kan bero på att personal väljer att inte rapportera på grund av rädsla för att bli utpekad, upplevelsen att det inte leder någonstans, tidsbrist eller helt enkelt att det är för komplicerat att rapportera.
Konsekvensen är att verksamheten får en falsk bild av sin egen säkerhet. En låg avvikelsefrekvens är inte alltid ett tecken på att allt fungerar väl, utan det kan lika gärna vara ett tecken på en svag rapporteringskultur.
2. Bristande uppföljning
Att registrera en avvikelse utan att följa upp den är nästan sämre än att inte registrera alls. Det skapar en falsk känsla av att saken är omhändertagen, samtidigt som grundorsaken inte blir åtgärdad. I verksamheter med hög arbetsbelastning är det lätt hänt att det stannar upp här.
3. Fokus på individen istället för systemet
När något går fel är det mänskligt att söka efter vem som gjorde fel. Men forskning inom patientsäkerhet visar gång på gång att de flesta avvikelser beror på systembrister och inte på att enskilda medarbetare är inkompetenta eller oaktsamma. Verksamheter som fastnar i individfokus missar grundorsaken, riskerar att skapa en skuldkultur och löser sällan problemet på riktigt.
4. Brist på återkoppling till den som rapporterade
Om den som rapporterade en avvikelse aldrig får veta vad den ledde till faller en av de starkaste drivkrafterna för att fortsätta rapportera. Återkoppling behöver inte vara omfattande men måste ske. Utan den skickar verksamheten signalen att rapportering inte spelar någon roll vilket påverkar rapporteringskulturen negativt.
5. Att se avvikelser som ärenden att stänga
Det kanske mest diskreta misstaget är när avvikelsehantering bara blir enkel administration och något som ska bockas av och avslutas. Målet blir att stänga ärendet, inte att förstå vad som egentligen hände. Verksamheter som faller in i det mönstret går miste om det som avvikelsehantering ytterst handlar om. Alltså att lära, förbättra och bygga en tryggare vård och omsorg för både patienter, brukare och personal.
Så kan chefer uppmuntra avvikelserapportering
Lyft minst en avvikelse eller ett tillbud på varje arbetsplatsträff och visa att de är en naturlig del av verksamheten.
Ge alltid återkoppling till den som rapporterat, även om åtgärden är liten.
Ta upp rapporteringskulturen redan vid nyanställning. Förklara varför det finns och vad det leder till.
Fira rapportering. En hög rapporteringsfrekvens är ett tecken på en mogen säkerhetskultur.
Välj ett avvikelsehanteringssystem som stödjer hela kvalitetsarbetet
Ett bra system för avvikelsehantering inom vård och omsorg ska göra det enkelt för medarbetarna att rapportera avvikelser och för ansvariga att ta arbetet vidare. Det räcker inte att samla in rapporter. Verksamheten behöver också kunna utreda orsaker, fördela ansvar, följa upp åtgärder och upptäcka återkommande brister.
När ni utvärderar ett avvikelsehanteringssystem är det därför viktigt att se hur systemet stödjer hela processen, från den första rapporten till genomförda förbättringar.
Några viktiga funktioner att jämföra är:
Enkel rapportering och hög användarvänlighet: Medarbetarna ska enkelt kunna rapportera avvikelser och tillbud, även via mobilen. Ett system som är lätt att använda sänker tröskeln för rapportering.
Anpassning till verksamhetens behov: Systemet ska kunna hantera olika typer av avvikelser, exempelvis inom läkemedelshantering, omsorg, dokumentation och arbetsmiljö. Det ska också gå att anpassa arbetsflöden och ansvar efter verksamhetens rutiner.
Tydligt ansvar och uppföljning: Ansvariga ska kunna fördela ärenden, utreda orsaker, dokumentera åtgärder och följa upp att de får önskad effekt.
Överblick och analys: Verksamheten ska kunna identifiera återkommande avvikelser, följa utvecklingen över tid och använda informationen för att förebygga nya händelser.
Informationssäkerhet och behörigheter: Systemet ska ge rätt personer tillgång till rätt information och stödja säker hantering av känsliga uppgifter enligt verksamhetens krav.
Ett genomtänkt avvikelsehanteringssystem hjälper verksamheten att gå från enskilda rapporter till ett mer sammanhållet förbättringsarbete.
Se hur Add kan förenkla er avvikelsehantering
Med Add får ni ett gemensamt system för att rapportera, utreda och följa upp avvikelser inom vård och omsorg. Vi visar hur ni kan anpassa arbetssätten efter verksamhetens behov.
3 tips för effektiv avvikelsehantering
Även med tydliga rutiner och ett bra avvikelsehanteringssystem behöver verksamheten skapa förutsättningar för att medarbetarna ska rapportera avvikelser och bidra till förbättringsarbetet. Här är tre råd som kan göra skillnad.
Gör avvikelsehantering till en del av vardagen Avvikelsehantering ska inte vara något som bara kvalitetsansvariga arbetar med. Se till att alla medarbetare vet vad de ska rapportera, hur de gör det och vem som ansvarar för nästa steg. Lyft gärna avvikelser och förbättringar på arbetsplatsträffar.
Kategorisera för att se mönster Enskilda avvikelser är viktiga, men den verkliga kraften ligger i att analysera dem tillsammans. Genom att kategorisera avvikelser systematiskt efter typ, enhet, tidpunkt eller händelseförlopp är det möjligt att urskilja mönster.
Uppmuntra förbättringsförslag
Låt medarbetarna bidra med idéer och förbättringsförslag, inte bara rapportera avvikelser. De som arbetar nära patienter och brukare ser ofta möjligheter att förenkla rutiner, förebygga risker och förbättra arbetssätten.
Add Ledningssystem med avvikelsehantering för vård och omsorg
Add är ett ledningssystem särskilt anpassat för vård- och omsorgsverksamheter där avvikelsehantering, riskhantering och egenkontroll är en central del. Med Add får du ett strukturerat och användarvänligt avvikelse- och ärendehanteringssystem för att rapportera, utreda och följa upp avvikelser, tillbud och vårdskador. Allt samlat på ett ställe. På så sätt blir det enklare att fånga upp brister, följa upp förbättringar och arbeta systematiskt med kvalitet och säkerhet.
Add ingår i en verksamhetsplattform där ni kan samla fler delar av kvalitetsarbetet. Med över 25 års erfarenhet har vi god förståelse för de krav och utmaningar som vård- och omsorgsverksamheter möter. Add stödjer arbetet med SOSFS 2011:9, patientsäkerhetslagen, Lex Maria och Lex Sarah.
Vill du veta mer om Add?