Kompetenshantering – ett verktyg för ökad kvalitet
- Ida Ronholt
- för 2 dagar sedan
- 5 min läsning
Kompetenshantering är att ta ett samlat grepp om de kompetenser som finns i en organisation och matcha dessa med verksamhetens faktiska behov. Genom systematisk kompetensuppföljning skapar du förutsättningar för högre kvalitet i hela verksamhetens arbete.
Vad är kompetenshantering?
Kompetenshantering handlar om att kartlägga, utveckla och säkerställa att organisationen har rätt kompetens för att nå sina lång- och kortsiktiga mål. Det innebär att veta vilken kompetens som finns idag, vilken ni kommer att behöva och ha en plan för att fylla utrymmet däremellan.
För ledningsgruppen är kompetenshantering en strategisk fråga som direkt påverkar förmågan att leverera på affären. Genom att arbeta strategiskt med kompetenser i ett kompetenshanteringssystem kan du matcha kompetenser med affärsmål, förbättra planering av ansvarsområden och erbjuda mer individuellt anpassade utvecklingsmöjligheter till medarbetare. När marknaden förändras, nya produkter lanseras och affären växer måste kompetensen följa med.
Fyra huvudområden inom kompetenshantering
Kompetenshantering har fyra huvudområden.
Kompetenskartläggning
Analysera framtida behov
Planera för kompetensförsörjning
Kompetensutveckling
Nedan går vi igenom områdena.
Kompetenskartläggning
Kompetenskartläggning handlar om att reda på vilka kompetenser som finns i organisationen just nu. Det innebär att lista medarbetares formella utbildningar, teknisk expertis, erfarenhet och mjuka kompetenser. Väg även in ledarskapsförmåga, förändringsledning, analytiskt tänkande och samarbetsförmåga.
En strukturerad kartläggning ger insikt i var ni är starka, svaga och var kritisk kompetens sitter hos enstaka nyckelpersoner. Det handlar också om att ta tillvara på den kompetens som faktiskt finns. Med denna kunskap är det enklare att fatta välgrundade beslut om nyrekrytering, utveckling och riskhantering.
💡Tips! Använd gärna kompetensmatriser och visualisera kompetenser per avdelning, team eller projekt. Det gör det enkelt att se var man har en överlappning och kompetensbrist. Många organisationer upptäcker till exempel att kritisk kunskap om system, processer eller kundrelationer finns hos enstaka personer.
Analysera framtida behov
Du behöver också förstå vilken som är er mest affärskritiska kompetens och vilken kunskap ni kommer att behöva framöver. Utgå från affärsmål och kommande projekt, marknadstrender och teknisk utveckling. Tänk att varje mål, projekt eller större förändring har ett kompetensbehov kopplat till sig.
Om ni till exempel ska öka digital närvaro behöver ni kanske kompetens inom e-handel, digital marknadsföring och analys. Om hållbarhet ska bli en större del av arbetet behöver ni expertis inom hållbarhet och miljöcertifieringar.
Med Add Kompetenshantering får du enkel överblick och kan planera för framtida behov. Boka demo så berättar vi mer!
Gör en kompetensförsörjningsplan
När gapet mellan nuvarande och framtida kompetens är tydligt behöver ni en plan för att fylla det. Planen ska vara ett stöd för kompetensplanering framåt genom att lyfta fram kommande behov.
Utifrån kompetensförsörjningsplanen kan ledningen fatta strategiska beslut såsom:
Ska vi rekrytera externt eller utveckla kompetensen internt?
Behöver vi konsulter på kort sikt eller bygga långsiktig kompetens?
Hur gör vi med successionsplanering för kritiska roller?
En bra kompetensförsörjningsplan balanserar kostnad, tid och risk, och ger flexibilitet att anpassa verksamheten vid nya förutsättningar och förändringar.
Kompetensutveckling
Kompetensutveckling är insatser som höjer medarbetares kunskap, färdigheter och förmågor för att möta både nuvarande och framtida krav i verksamheten. Systematisk kompetensutveckling innebär att skapa strukturer och kultur för lärande. Det inkluderar formell utbildning men också mentorskap, kunskapsdelning och lärande i det dagliga arbetet.
Forskning visar att organisationer med stark lärandekultur har lättare att attrahera och behålla talanger, och att medarbetare som får möjlighet att utvecklas är mer engagerade och presterar bättre. Investering i kompetensutveckling är därför inte bara en kostnad utan en strategisk investering som direkt påverkar konkurrenskraft och förmåga att leverera resultat.
💡Visste du! Enligt Gallup har organisationer med högt medarbetarengagemang 21% högre lönsamhet och 17% högre produktivitet.
Vem behöver arbeta med kompetenshantering?
Alla organisationer har nytta av kompetenshantering, men behovet ser olika ut beroende på verksamhet och storlek.
För större organisationer med många medarbetare och komplexa verksamheter är kompetenshantering ett måste för att ha en god översikt och säkerställa att rätt kompetens finns på rätt plats. För mindre företag kan arbetet vara mindre formaliserat, men behovet av att veta vilken kompetens som finns och behövs är lika viktigt för att kunna växa och konkurrera.
Organisationer i snabbt föränderliga branscher har ofta större behov av kontinuerlig kompetensanalys och kompetensutveckling. Men även verksamheter i mer stabila branscher behöver arbeta systematiskt med kompetens för att kunna hantera generationsväxlingar, regelförändringar och gradvis teknisk utveckling.
Kompetenshantering som ISO-krav
Kompetenshantering är också aktuellt för organisationer som är certifierade enligt ISO-standarder eller andra ledningssystem där dokumenterad kompetens är ett krav. Enligt ISO 9001 för kvalitetsledningssystem ska till exempel organisationen fastställa vilken kompetens de behöver, se till att medarbetare har rätt utbildning och erfarenhet samt följa upp att kompetensen finns.
Liknande krav finns i ISO 14001 för miljöledningssystem och ISO 45001 för arbetsmiljöledningssystem. Standarderna kräver att organisationen dokumenterar och kan visa bevis för kompetens. Det innebär att kompetensregister, utbildningsbevis och uppföljning finns i ledningssystemet.
Verktyg för kompetenshantering
Många organisationer börjar med enkla lösningar som Excel-mallar eller kompetensmatriser i Word. Dessa fungerar för mindre företag eller som ett första steg, men blir snabbt svåra att hantera när antalet medarbetare och kompetenser ökar.
När du systematiskt vill hantera kompetens gör ett kompetenshanteringssystem det mycket enklare. Ett verktyg kan automatisera kartläggning, uppföljning och rapportering. Verktyget kan också vara ett bra stöd vid medarbetarsamtal, utbildningsplaner och karriärsutveckling.
Ett bra kompetenshanteringssystem ska vara enkelt att använda, kunna presentera data på ett bra sätt och stödja beslutsfattande på alla nivåer. Från medarbetare som vill utvecklas till ledningsgruppen som fattar strategiska beslut.
Prova Add Kompetenshantering.
Fem vanliga frågor om kompetenshantering
Vad är kompetensgap?
Ett kompetensgap är skillnaden mellan den kompetens som finns i organisationen idag och den kompetens som organisationen behöver för att nå sina mål. Det kan handla om kvantitet, som att ha för få personer med en viss kompetens. Det kan också handla om kvalitet, där befintlig kompetens inte håller tillräckligt hög nivå.
Kompetensgap kan uppstå vid förändringar i omvärlden, etablering på nya marknader, när nyckelpersoner slutar eller när organisationen inte hållit jämna steg med utvecklingen i branschen.
Vad är en GAP-analys?
En GAP-analys är en metod för att identifiera skillnaden mellan nuläge och önskat läge inom en organisation. I GAP-analysen gör du en nulägesanalys och en målbild. Genom att kartlägga luckorna mellan dessa kan du sedan utarbeta en handlingsplan och prioritera aktiviteter för att du ska nå dit du vill.
Vad är en kompetensanalys?
En kompetensanalys är att systematiskt kartlägga och utvärdera vilka kunskaper, färdigheter och behörigheter som finns i organisationen idag jämfört med vad verksamheten behöver för att nå sina mål. Analysen identifierar kompetensbrister och visar var det finns behov av utbildning, nyrekrytering eller omfördelning av resurser. För att göra en kompetensanalys använder man i regel GAP-analysen som metod.
Vad ska en kompetensmatris innehålla?
En kompetensmatris ska innehålla en översikt över kritiska kompetenser i organisationen kopplade till medarbetare, team eller roller. Den kan med fördel visa kompetensnivåer graderade i skala från grundläggande kompetens till expertnivå för person som skulle kunna utbilda andra. Matrisen ska också tydliggöra var kritisk kompetens sitter hos enstaka personer.
Vad är successionsplanering?
Successionsplanering är att identifiera och förbereda medarbetare som kan ta över kritiska roller i organisationen när nuvarande innehavare slutar, går i pension eller får nya uppdrag. Det är en proaktiv process där man ser till att man alltid har kvalificerade kandidater redo att kliva in i nyckelpositioner.
För ledningsgruppen är successionsplanering särskilt viktig för ledande befattningar och specialistroller där kompetensen är svår att ersätta med kort varsel.
Add Kompetenshantering
Add Kompetenshantering är ett smidigt kompetenshanteringsverktyg som går att använda fristående eller som en del av Add Verksamhetsplattform. I det kan du samla och strukturera utbildningar, certifieringar, intyg, färdigheter och erfarenheter.
Det är också ett stöd vid kompetensanalys när du vill utvärdera vilka kompetenser som finns, saknas och behöver utvecklas. Många av våra kunder kombinerar Add Kompetenshantering med modulen för medarbetarsamtal.