Enligt Socialstyrelsens föreskrifter SOSFS 2011:9 är alla vårdgivare skyldiga att ha ett kvalitetsledningssystem för att säkerställa god vård och omsorg. Här går vi igenom vad som gäller.
Ett kvalitetsledningssystem bidrar till att rätt insats görs vid rätt tillfälle och på rätt sätt. Det skapar värde för vårdtagare, medarbetare och samhället i stort. Utöver att vara ett lagkrav ger det också stora fördelar för den enskilda verksamheten inom vård och omsorg.
Kvalitetsledningssystem är ett krav för vård- och omsorgsbolag
Alla offentliga och privata vård- och omsorgsbolag ska enligt Socialstyrelsens föreskrifter SOSFS 2011:9 ha ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Det gäller alla verksamheter som omfattas av någon av följande:
- Hälso- och sjukvårdslagen (HSL)
- Socialtjänstlagen (SoL)
- Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS)
Det gäller till exempel sjukhus, vårdcentraler och primärvård, rehabiliteringsenheter, specialistmottagningar, tandvårdskliniker och verksamheter enligt LSS.
Vad menas med ledningssystem för vård och omsorg?
Ledningssystem är arbetssättet som används för att systematiskt utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. Ett ledningssystem kan även kallas för verksamhetssystem eller verksamhetsledningssystem. I vissa fall fokuserar systemet på ett särskilt område och benämns då till exempel:
Oavsett vad du väljer att kalla ledningssystemet så innebär det att man har en struktur och standardiserade arbetsformer för att planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten.
Ett ledningssystem består till exempel av policys, processer, riktlinjer, rutiner och instruktioner. Det beskriver hur verksamheten ska arbeta och kopplar samman styrning med det vardagliga arbetet. Varje ledningssystem är unikt och ska vara anpassat efter den enskilda verksamhetens inriktning och omfattning.
Add Ledningssystem är ett systemstöd som hjälper verksamheter inom vård och omsorg att möta kraven i SOSFS 2011:9.
Vad menas med systematiskt kvalitetsarbete?
Systematiskt kvalitetsarbete innebär att löpande utveckla verksamheten så att vård, omsorg, stöd och service är av god kvalitet och uppfyller de krav och mål som gäller enligt lagar och andra föreskrifter.
Kvalitetsarbetet ska omfatta hela verksamheten och kan till exempel gälla
- ökad patientsäkerhet genom färre vårdskador,
- stärkt bemötande av patienter, brukare och närstående,
- tydligare samarbete mellan olika vårdgivare,
- förbättrad läkemedelshantering,
- kortare väntetider,
- bättre dokumentationsrutiner,
- säkrare övergångar mellan olika vårdformer och
- ökad delaktighet för patienter och brukare i sin egen vård och omsorg.
Kvalitetsarbetet kan även omfatta medarbetarnas arbetsmiljö, resursfördelning och schemaläggning, kompetensutveckling, intern kommunikation, delaktighet och mycket mer.
Tre viktiga områden inom systematiskt kvalitetsarbete
Enligt Socialstyrelsens föreskrifter ska det systematiska kvalitetsarbetet inom vård och omsorg även innebära:
- Riskanalys: Verksamheten ska arbeta förebyggande och regelbundet bedöma risker för händelser som kan medföra bister i verksamheten.
- Egenkontroll: Systematisk uppföljning och utvärdering av den egna verksamheten samt kontroll av att verksamheten bedrivs enligt de processer och rutiner som ingår i ledningssystemet.
- Avvikelsehantering: Verksamheten ska ta emot och utreda rapporter, klagomål och synpunkter från patienter, brukare, närstående, medarbetare, andra verksamheter och myndigheter.
Utifrån resultaten av ovanstående aktiviteter ska verksamheten vidta åtgärder där det behövs. Om det till exempel visar sig att rutinerna inte fungerar ska verksamheten förbättra dem.
Vem inom vård och omsorg ansvarar för att det finns ett kvalitetsledningssystem?
Enligt SOSFS 2011:9 är det vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS som ansvarar för att det finns ett kvalitetsledningssystem.
För hälso- och sjukvård är det alltså vårdgivaren som bär ansvaret. Detta kan vara:
- En region eller kommun som bedriver hälso- och sjukvård i egen regi
- En juridisk person (t.ex. ett aktiebolag eller en stiftelse) som bedriver hälso- och sjukvård
- En enskild näringsidkare som bedriver hälso- och sjukvård
För socialtjänst kan det vara:
- En socialnämnd eller motsvarande kommunal nämnd för socialtjänst i kommunal regi
- Statens institutionsstyrelse när den bedriver socialtjänst
- En juridisk person eller enskild näringsidkare som bedriver socialtjänst
För verksamhet enligt LSS kan det vara:
- En juridisk person eller enskild näringsidkare som bedriver verksamhet enligt LSS
- En kommunal nämnd för LSS-verksamhet i kommunal eller regional regi
Få koll på verksamhetens systematiska kvalitetsarbete med Add Ledningssystem för vård och omsorg.
Måste jag ha ett digitalt stöd för mitt kvalitetsledningssystem?
Nej, det måste du inte men de allra flesta verksamheter väljer på sikt att arbeta digitalt. Alternativet är ett pappersbaserat ledningssystem där du hanterar rutiner, processer och dokumentation analogt. I teorin kan detta fungera för mycket små verksamheter, men det blir snabbt opraktiskt när verksamheten växer.
Utan ett digitalt stöd blir informationen mindre tillgänglig för medarbetare, det blir svårare att hitta rätt information och att göra saker på rätt sätt. Det tar också längre tid för ledningen att sammanställa information och gör verksamheten mindre flexibel för förändringar.
Ta vara på fördelarna med ett digitalt kvalitetsledningssystem
Ett digitalt kvalitetsledningssystem hjälper verksamheten att se till att den lever upp till lagar, föreskrifter och andra krav. Det minskar också administration, ser till att inget faller mellan stolarna och ger ledningen bättre överblick över verksamhetens kvalitetsarbete. Ett digitalt stöd gör helt enkelt arbetet mer effektivt, säkrare och enklare att följa upp.
TIPS! I Add Kvalitetsledningssystem kan du bygga in hantering för Lex Maria och Lex Sarah i ärendehanteringen och på ett enkelt sätt skicka det vidare till IVO.
Läs även: Att kravställa ett ledningssystem vid offentlig upphandling
Många vinster med ledningssystem och kvalitetsarbete inom vård och omsorg
Ledningssystem må vara ett formellt krav från Socialstyrelsen, men kommer också med många fördelar för den enskilda verksamheten. Det gör det till exempel möjligt att styra verksamheten så att rätt sak görs vid rätt tillfälle och på rätt sätt.
Det finns många goda skäl att arbeta aktivt med ledningssystem och kvalitetsarbete. Här är några:
- Regelefterlevnad – Säkerställer att verksamheten uppfyller lagkrav och föreskrifter på ett strukturerat sätt
- Bättre patientsäkerhet och vårdkvalitet – Systematiskt arbete minskar risken för misstag och säkerställer att evidensbaserade metoder används konsekvent
- Tydlighet för medarbetarna – Alla vet vad som förväntas av dem och hur arbetet ska utföras, vilket minskar osäkerhet och stress
- Effektivare arbetsprocesser – Genomtänkta rutiner och strukturer sparar tid och resurser genom att undvika dubbelarbete och onödiga moment
- Kontinuerlig förbättring – Systematisk uppföljning och analys av verksamheten gör det möjligt att identifiera och åtgärda brister innan de blir större problem
- Stärkt förtroende – Patienter, anhöriga och huvudmän får större tillit till verksamheten när kvalitetsarbetet är synligt och dokumenterat
- Bättre arbetsmiljö – Tydliga strukturer och processer skapar trygghet för medarbetarna och minskar konflikter och missförstånd
- Underlag för utveckling – Dokumenterat kvalitetsarbete ger värdefull information för strategiska beslut och verksamhetsutveckling
Add Ledningssystem förenklar vardagen för många verksamheter
Add Kvalitetsledningssystem används av offentliga och privata aktörer inom vård och omsorg i hela Sverige. Exempel på vad våra kunder använder Add till:
- Samla viktiga dokument, processer, rutiner och instruktioner på ett gemensamt ställe som alla kan komma åt från dator, surfplatta och mobil
- Hantera avvikelser, klagomål och synpunkter
- Egenkontroller
- Riskhantering
- Delegera och fördela ansvar och arbetsuppgifter
- Intranät och intern kommunikation
- Hantera personalens kompetens och behov av vidareutbildning
- Sköta ledighetsansökningar
- Visualisera kvalitetsarbetet, se utfall, trender och mönster
- Samla data för patientsäkerhetsberättelsen
Ett omtyckt kvalitetsledningssystem bland vård- och omsorgsbolag
Addsystems har arbetat med kvalitetsledningssystem inom vård och omsorg i mer än femton år. Vi har etablerat långsiktiga relationer med verksamheter som använt systemet sedan ledningssystem blev ett krav från Socialstyrelsen och som fortfarande är aktiva kunder i Add.
” Add är ett brett system med en enkel struktur, och supporten är snabba att hjälpa till om något går snett. Det är nödvändigt att arbeta i ett digitalt ledningssystem, och de viktigaste delarna kan man komma åt i Add via mobilen, vilket är bra då vår verksamhet inte sitter framför datorn utan är hemma hos patienterna. Man kan rapportera ärenden direkt och bifoga bilder eller dokument som tillhör händelsen.” Berättar Arja Auture.