Avtalshantering – En grundläggande genomgång

I denna artikel går vi igenom allt du behöver veta om avtalshantering, från grundläggande definitioner och vad ett avtalssystem bör omfatta till vanliga utmaningar och praktiska tips.

Vad är avtalshantering?

Avtalshantering innebär att hantera avtal från det att du skapar, förhandlar och skriver under avtalet till att följa upp, förnya eller säga upp och arkivera. Det täcker in alla typer av avtal som till exempel kundavtal, leverantörsavtal och anställningsavtal.

Avtalshantering inkluderar även alla processer, människor och system som du behöver för att hantera avtal effektivt. När du gör det rätt blir det en strategisk funktion som påverkar intäkter, kostnader och risker, samtidigt som det stärker relationer med kunder, leverantörer och partners. En strukturerad avtalshantering hjälper dig också att följa lagar och regler som GDPR.

Varför är avtalshantering viktigt?

Avtalshantering är alltså inte bara administration av avtal utan också ett arbetssätt som påverkar företaget på flera plan.

Ekonomiska effekter

• Kostnadsbesparing: Effektiv avtalshantering minskar onödiga utgifter genom att du undviker dubbla avtal, automatiska prisökningar och onödiga kostnader för missade uppsägningar.
  

• Intäktsoptimering: Genom att proaktivt hantera förnyelser och uppsägningar kan du säkra intäkter och undvika oavsiktliga avslut av avtal.
  

• Bättre kassaflöde: Kontroll över betalningsvillkor och tidpunkter för fakturering ger bättre ekonomisk planering.

Riskhantering och compliance

• Regelefterlevnad: Säkerställer att alla avtal följer gällande lagar och branschregler som GDPR och andra regulatoriska krav.
  

• Undvika dåliga villkor: Standardiserade processer och mallar minskar risken för oklara eller problematiska avtalsvillkor.
  

• Revision och spårbarhet: Dokumentation av alla ändringar och godkännanden ger spårbarhet vilket är viktigt vid revisioner och eventuella tvister.

Ökad effektivitet och produktivitet

• Tidsbesparing: Automatisering ger mer tid för strategiskt arbete och aktiviteter med högre värde.
  

• Snabbare processer: Enkel sökning av innehåll i avtal och möjlighet att sortera, gruppera och filtrera listor utifrån metadata i avtalen.
  

• Förbättrade samarbeten: En gemensam avtalsdatabas gör det enkelt för alla berörda personer att få tillgång till rätt information.

Kom igång med Add Avtalshantering

Samla och håll koll på alla dina avtal.

Boka demo

Många fördelar med digital avtalshantering

Digital avtalshantering innebär att du hanterar alla dina avtal elektroniskt istället för på papper eller i utspridda filer. Med ett digitalt avtalshanteringssystem samlar du alla avtal på ett och samma ställe. I systemet kan du enkelt söka efter avtal baserat på leverantör, datum, avtalstyp eller nyckelord, och systemet påminner dig automatiskt om viktiga datum som uppsägningstider.

Ett system för avtalshantering ger dig bättre kontroll med full överblick över alla avtal, deras värde och när de löper ut. Behörighetskontroller och digital lagring skyddar känslig information säkrare än fysiska dokument. Samarbete blir också smidigare när alla i teamet kommer åt samma information utan att skicka dokument fram och tillbaka. Du minskar också riskerna i verksamheten genom att direkt se om ett avtal snart går ut eller om åtaganden inte uppfylls.

GDPR och dataskydd i avtalshantering

Avtal innehåller ofta personuppgifter så som kontaktpersoners namn och e-postadress till mer känslig information om anställda, kunder eller leverantörer. Enligt GDPR måste du skydda dessa uppgifter och kunna visa att du behandlar dem på rätt sätt.

Viktiga åtgärder för GDPR-efterlevnad är:

• Säker lagring: Välj ett avtalssystem med hög säkerhet, kryptering och skydd mot obehörig åtkomst.
  

• Dokumentera rättslig grund: Skriv ner varför du behandlar personuppgifter i avtalen.
  

• Begränsa åtkomst: Använd behörighetskontroller så att bara de personer som verkligen behöver se avtalen får tillgång till dem.
  

• Logga aktiviteter: Spåra vem som har öppnat, ändrat eller delat avtal.
  

• Radera gammal data: Ha tydliga rutiner för att ta bort personuppgifter när avtal upphör och arkiveringstiden går ut.
  

Om ditt avtalssystem ligger i molnet behöver du kontrollera var data är lagrad och om leverantören följer EU:s dataskyddsförordning. Du behöver också kunna hantera rätten att få ut sina uppgifter, rätta felaktigheter eller i vissa fall begära att uppgifterna tas bort.

💡Add följer GDPR och all data som sparas i systemet lagras i Sverige.

Det ska ett system för avtalshantering innehålla

Ett effektivt avtalssystem bör ha följande grundläggande delar.

Centralt avtalsregister Ett centralt avtalsregister är en samlad databas där alla avtal är lagrade säkert och strukturerat. Här ska du enkelt kunna söka efter avtal baserat på avtalsnummer, motpart, datum eller nyckelord. Versionskontroll bör visa avtalets historik så att du ser alla ändringar som skett över tid.

Säkerhet och behörighetskontroll Systemet bör ha behörighetskontroll som ser till att endast rätt personer får tillgång till aktuell information. Det kan med fördel göras genom att använda behörighetsgrupper eller roller som enskilda användare kopplas till. Kontrollera även att systemet har säker lagring med automatisk backup som skyddar mot dataförlust.

Standardiserade mallar Fördefinierade avtalsmallar som är granskade och godkända gör det enklare och snabbare att skapa nya avtal. Mallarna säkerställer enhetlighet i avtalsvillkor över hela organisationen och minskar risker genom att använda standardiserade klausuler som är noggrant utformade.

Arbetsflöden och automatisering Ett bra system för avtalshantering har ett tydligt upplägg för hur du skapar, granskar och godkänner avtal. Systemet ska kunna skicka automatiska påminnelser till rätt personer vid varje steg så att inget fastnar eller glöms bort. Om ett avtal ligger utan översyn för länge ska systemet kunna skicka en påminnelse.

Samarbete och routing Det är bra om flera personer kan granska samma avtal samtidigt vilket snabbar upp avtalsprocessen. Det är också smidigt om systemet automatiskt kan styra avtalet till rätt personer baserat på avtalstyp eller vilken del av verksamhet det gäller, till exempel att ett visst leverantörsavtal kan läsas av en grupp användare och ett annat av en annan grupp.

Gör det enkelt att hantera avtal med Add

Boka ett demo för mer information.

Boka demo

Vanliga utmaningar vid avtalshantering

Många organisationer står inför liknande utmaningar när det gäller avtalshantering. Att känna till dessa hjälper dig att undvika dem.

• Bristande överblick Ett av de vanligaste problemen är att organisationen inte har en samlad bild av sina avtal. Avtal kan ligga spridda i olika mappar, avdelningsstrukturer eller hos enskilda medarbetare. Det kan till exempel leda till missade förnyelser eller uppsägningar, men även att avtal skapas i onödan.

• Ineffektiva processer Manuella och ostrukturerade processer kan leda till förseningar och frustration. Det kan gälla långa ledtider från initiering till underskrift, avtal som fastnar i godkännandekedjor, många e-post med olika versioner av avtalet och oklarhet om var ett avtal befinner sig i processen. 
  

• Compliance-risker Utan strukturerad avtalshantering ökar risken för regelbrott som till exempel att avtal inte följer GDPR, bristande dokumentation vid revisioner eller bristande kontroll av ändringar av standardavtal.

Sju praktiska tips för bättre digital avtalshantering

1. Skapa en avtalskatalog

Lista olika typer av avtal som företaget använder (kundavtal, ramavtal, NDA:er, hyresavtal etc.) och bestäm vem som är ansvarig för varje typ. Detta skapar tydlighet och minskar förvirring om vem som ska göra vad.

2. Börja med de viktigaste avtalen

Du behöver inte ladda upp alla avtal i systemet på en gång. Börja med de avtal som har högst värde eller störst risk, till exempel stora leverantörsavtal eller kundavtal med kort uppsägningstid. Prioritera de avtal där ett misstag skulle kosta mest.

3. Sätt påminnelser i god tid

Ställ in påminnelser minst 90 dagar innan ett avtal löper ut. Detta ger dig tid att utvärdera om avtalet fortfarande passar företaget, undersöka alternativ och eventuellt omförhandla villkor.

4. Dokumentera lärdomar

Efter varje förhandling eller avtalsprocess skriv ner vad som fungerade bra och vad som går att förbättra. Använd denna kunskap för att uppdatera mallar och processer kontinuerligt.

5. Utbilda alla som hanterar avtal

Se till att alla som arbetar med avtal förstår grunderna. Säljare, inköpare och chefer behöver veta vilka klausuler som är viktiga, när de ska eskalera till jurist och hur de ska använda systemet.

6. Använd enkelt språk i avtalen

Undvik onödigt högtravande språk om det går. Ju tydligare avtalet är, desto mindre risk för missförstånd och tvister. Båda parter vinner på att förstå vad som gäller.

7. Gör regelbundna genomgångar

Sätt av tid varje kvartal för att granska avtalsportföljen. Vilka avtal behöver du agera på? Finns det avtal som inte längre är relevanta? Har någon leverantör höjt priset utan att ni märkt det? Regelbunden översyn förhindrar obehagliga överraskningar.

Kom igång med Add Avtalshantering

Add Avtalshantering är en del av Add Verksamhetsplattform. Några av de funktioner som du hittar i systemet är:

• Automatiska påminnelser inför förnyelser eller avtal som är på väg att förfalla.

• Behörighetsinställningar för vem som får redigera och se avtalen.

• Strukturera avtalen i kategorier så som passar dig bäst.

• Hitta enkelt rätt avtal med smart sökfunktion och tydlig struktur.

• Tydlig översikt med diagram, rapporter och strukturerade listor.
  

Boka en demo och se hur du kan stärka ditt arbete med avtalshantering. Snabbt och enkelt att komma igång med kort startsträcka.

Boka demo