Vad ska du välja: Microsoft SharePoint som ledningssystem eller ett digitalt ledningssystem?
Uppdaterat: 31 aug.
Ett digitalt ledningssystem och Microsoft SharePoint ger båda stöd för verksamhetsstyrning. De delar vissa funktioner och användningsområden, men skiljer sig åt när det gäller bland annat syfte, funktionalitet och hur de stödjer verksamhetens arbete.
I den här artikeln jämför vi ett digitalt ledningssystem med Microsoft SharePoint som ledningssystem och går igenom skillnader, fördelar och nackdelar med de båda alternativen.
Några saker att tänka på innan du väljer system
Vilket system som passar bäst beror på verksamhetens behov, krav och förutsättningar. Innan du jämför ett digitalt ledningssystem med Microsoft SharePoint som ledningssystem kan du därför utgå från några centrala frågor:
Vad är ditt huvudsakliga syfte med att implementera ett ledningssystem?
Vilken budget har du för att implementera och underhålla systemet?
Vilka funktioner behöver verksamheten? Lista era krav och jämför hur de olika alternativen möter dem.
Vilka andra system behöver ni integrera med ledningssystemet?
Ska ni använda ledningssystem för kvalitet, miljö, arbetsmiljö eller samla flera områden i ett integrerat ledningssystem?
Tänk också långsiktigt och välj ett system som kan utvecklas i takt med verksamhetens behov. Läs gärna mer om vad ett ledningssystem är.
Vanliga delar i ett digitalt ledningssystem är:
Primärt syfte med ledningssystem och Microsoft SharePoint
När du har definierat vad verksamheten behöver blir det lättare att jämföra alternativen. En viktig skillnad mellan ett digitalt ledningssystem och Microsoft SharePoint är vilket syfte de har från början.
Syftet med ett digitalt ledningssystem: Ett digitalt ledningssystem ger struktur och stöd för verksamhetens verksamhetsstyrning. Det hjälper organisationer att arbeta systematiskt med krav från exempelvis myndigheter och standarder som ISO och SOSFS. Verksamheten kan bland annat hantera dokumentation, processkartläggning, processkartor, arbetsrutiner, risker, avvikelser och förbättringsåtgärder på ett strukturerat sätt.
Syftet med Microsoft SharePoint: Microsoft SharePoint är i grunden en plattform för samarbete och dokumenthantering. Organisationer använder SharePoint för att lagra, organisera och dela information. För att använda Microsoft SharePoint som ledningssystem behöver verksamheten därför bygga upp och anpassa strukturen efter sina arbetssätt och behov.
Kortfattat:
Ett digitalt ledningssystem ger stöd för att strukturera och styra verksamhetens arbete.
Microsoft SharePoint ger främst stöd för dokumenthantering, informationsdelning och samarbete.
1. Användarvänlighet och implementering
Användarvänligheten spelar stor roll för att systemet ska få genomslag i hela organisationen. Ledningssystem kallas därför ibland även för verksamhetssystem för att betona att systemet ska stödja hela verksamheten och inte bara ledningen. Det behöver vara enkelt för både vana användare och sällananvändare att komma i gång och arbeta i systemet.
Digitalt ledningssystem: Leverantörer utvecklar ofta systemen med specifika verksamheter, branscher och slutanvändare i åtanke. De kommer ofta med fördefinierade mallar, arbetsflöden och best practices som vägleder användaren och minskar behovet av att bygga upp allt från grunden. Det kan göra systemet enklare att implementera och gör det lättare för medarbetarna att snabbt komma i gång och använda det.
Microsoft SharePoint som ledningssystem: Många organisationer använder redan Microsofts verktyg och användarna känner ofta igen miljön från exempelvis Word, PowerPoint och Excel. Det kan göra det enklare att komma i gång med SharePoint. Plattformen erbjuder stor flexibilitet, men för att använda SharePoint för verksamhetsstyrning behöver verksamheten ofta själv skapa och konfigurera struktur, arbetsflöden och andra funktioner. Det kan kräva mer arbete vid implementeringen och ställa högre krav på anpassning.
Kortfattat:
Digitalt ledningssystem: Enklare att implementera med färdiga mallar och stöd som vägleder användaren.
Microsoft SharePoint: Bekant för Microsoft-användare men kräver ofta mer anpassning.
2. Skalbart och anpassningsbart
I bästa fall väljer du ett ledningssystem som verksamheten kan använda under lång tid. Därför behöver du bedöma hur väl systemet kan växa och anpassas när verksamhetens behov förändras. Det blir särskilt viktigt när du väljer ett system som ska möta kraven för framtidens ledningssystem.
Digitalt ledningssystem: Många system är molnbaserade och gör det enkelt att lägga till fler användare och funktioner utan att investera i ytterligare infrastruktur. Många leverantörer utvecklar kontinuerligt nya lösningar och funktioner för att möta kundernas förändrade behov och förbli konkurrenskraftiga på marknaden. Många system låter också användarna själva anpassa exempelvis arbetsflöden, rapporter och dashboards utan teknisk expertis. Möjligheterna varierar dock mellan olika system och leverantörer, så det är viktigt att utvärdera både skalbarhet och anpassningsmöjligheter inför valet.
Microsoft SharePoint: Microsoft SharePoint erbjuder stor flexibilitet och kan anpassas för många olika användningsområden och behov. Plattformen fungerar för både små och stora organisationer och erbjuder omfattande möjligheter till anpassning genom sina verktyg och integrationer. Mer avancerade anpassningar kan däremot kräva teknisk kompetens och mer konfiguration, vilket kan göra det mer omfattande att förändra lösningen när verksamhetens behov utvecklas.
Kortfattat:
Digitalt ledningssystem:
Enkelt att skala upp och erbjuder ofta anpassningar som användarna själva kan göra utan teknisk expertis.
Microsoft SharePoint:
Mycket flexibelt och skalbart, men mer avancerade anpassningar kräver ofta teknisk kompetens.
3. Integration med andra system
Digitalt ledningssystem: Många system erbjuder integrationer med andra verktyg som verksamheten använder. Det gör det möjligt att koppla ihop ledningssystemet med exempelvis andra verksamhetssystem och låta information flöda mellan systemen. Vilka integrationer som finns och hur flexibla de är varierar mellan olika leverantörer.
Microsoft SharePoint: Microsoft SharePoint integrerar smidigt med andra delar av Microsofts ekosystem, exempelvis Microsoft 365 och Teams. Det ger en tydlig fördel för organisationer som redan arbetar mycket i Microsofts produkter. Om verksamheten behöver koppla SharePoint till system utanför Microsofts ekosystem eller bygga mer specifika funktioner för verksamhetsstyrning kan den behöva ytterligare integrationer, tredjepartsverktyg eller anpassningar.
Kortfattat:
Digitalt ledningssystem:
Kan integreras med andra verksamhetssystem, men möjligheterna varierar mellan leverantörer.
Microsoft SharePoint:
Integrerar smidigt med Microsofts produkter men kan kräva fler anpassningar utanför Microsofts ekosystem.
4. Support och underhåll
Digitalt ledningssystem: Många leverantörer erbjuder support, utbildning och hjälp med att utveckla och anpassa systemet efter verksamhetens behov. Det är leverantören som ansvarar för regelbundna uppdateringar och underhåll av systemet vilket gör att du som kund inte behöver lägga tid på det.
Microsoft SharePoint: Microsoft erbjuder omfattande support för SharePoint genom dokumentation, online-resurser, forum och sina supporttjänster. Microsoft utvecklar och uppdaterar också plattformen kontinuerligt med nya funktioner och säkerhetsuppdateringar. Om verksamheten bygger en egen lösning för verksamhetsstyrning i SharePoint behöver den däremot också förvalta de anpassningar och den struktur som den har byggt upp.
Kortfattat:
Digitalt ledningssystem:
Leverantören sköter vanligtvis uppdateringar och underhåll och erbjuder stöd kring systemet.
Microsoft SharePoint:
Microsoft underhåller plattformen, medan verksamheten behöver förvalta sina egna anpassningar.
5. Informationssäkerhet
Digitalt ledningssystem: Många leverantörer erbjuder säkerhetsfunktioner som multifaktorautentisering, behörighetsstyrning och kryptering för att skydda informationen i systemet. Säkerhetsnivån och funktionerna varierar mellan olika leverantörer, så verksamheten behöver granska hur respektive leverantör hanterar exempelvis åtkomst, data och säkerhetskrav. Vissa system ger också stöd för att arbeta med informationssäkerhet och kan fungera som ledningssystem för informationssäkerhet.
Microsoft SharePoint: Microsoft skyddar SharePoint genom säkerhetsfunktionerna i Microsofts ekosystem, bland annat identitets- och åtkomsthantering, multifaktorautentisering och löpande säkerhetsuppdateringar. Organisationen kan också styra åtkomst och behörigheter utifrån sina säkerhetskrav.
Kortfattat:
Digitalt ledningssystem:
Säkerhetsfunktionerna varierar mellan leverantörer och behöver utvärderas utifrån verksamhetens krav.
Microsoft SharePoint:
Har omfattande säkerhetsfunktioner genom Microsofts ekosystem.
6. Kostnad
Digitalt ledningssystem: Kostnaden kan variera beroende på vilken leverantör och omfattning av funktioner du väljer. De är vanligtvis prissatta baserade på det värde de ger för specifika kvalitets-och regulatoriska krav. Om ni investerar i ett digitalt ledningssystem behöver ni inte investera i en egen infrastruktur eller anlita personal för att hantera systemet.
Microsoft SharePoint: Microsoft SharePoint som ledningssystem kan vara mer kostnadseffektivt om organisationen redan använder Microsofts lösningar eftersom det ofta ingår som en del av Microsoft 365 (fd Office 365). Dock ökar kostnaderna med anpassningar, tredjepartsverktyg och underhåll för att fungera som ett komplett ledningssystem. Microsoft SharePoint-licenser och driftskostnader kan i förlängningen bli höga och det kan bli dyrt att implementera och underhålla en omfattande Microsoft SharePoint-miljö. Detta kan leda till en tröskel för anpassning och därigenom användning.
Kortfattat:
Digitalt ledningssystem:
Prissatt baserat på värde för kvalitets- och regulatoriska krav.
Ingen investering i egen infrastruktur eller systemhantering behövs.
Microsoft SharePoint:
Kostnadseffektivt om organisationen redan använder Microsoft 365.
Extra kostnader för anpassningar, tredjepartsverktyg och underhåll.
Höga licens- och driftskostnader för en omfattande Microsoft SharePoint-miljö.
Jämförelse mellan Microsoft SharePoint och digitalt ledningssystem
Aspekt | Digitalt ledningssystem | Microsoft SharePoint som ledningssystem |
|---|---|---|
Primärt syfte: | Verksamhetsstyrning, hantering av dokumentation, processer, risker och avvikelser. | Dokumentdelning, intranät och dokumentbibliotek. |
Användarvänlighet och implementering: | Förkonfigurerade mallar och arbetsflöden gör det lättare att implementera och använda. | Bekant för Microsoft-användare men kräver ofta mer anpassning och konfiguration. |
Skalbarhet och anpassning: | Molnbaserade, skalbara utan extra infrastruktur och kontinuerlig utveckling av funktioner. | Hög flexibilitet och anpassning men kräver ofta teknisk expertis för avancerade justeringar. |
Integration till andra system: | Kan integreras med andra system, varierar beroende på leverantör. | Smidig integration med Microsoft-produkter men kräver ofta tredjepartsverktyg för externa system. |
Support och underhåll: | Skräddarsydd support och underhåll av leverantören, minskar kundens arbetsbörda. | Omfattande support från Microsoft men kan upplevas som mindre personlig. |
Informationssäkerhet: | Hög säkerhet med kryptering och multifaktorautentisering, anpassningsbar efter behov. | Avancerade säkerhetsfunktioner från Microsoft, regelbundna säkerhetsuppdateringar. |
Kostnad: | Kostnad baserad på funktioner och värde, ingen extra infrastruktur behövs. | Kan vara kostnadseffektivt med Microsoft 365, men kan bli dyrt med anpassningar och underhåll. |
Så får du med dig ledningen:
8 starka argument som visar värdet av ett digitalt ledningssystem
När ska du välja ett digitalt ledningssystem?
Om du vill samla verksamhetsstyrningen i ett system och arbeta strukturerat med exempelvis dokument, processer, avvikelser, risker och förbättringar.
Om du vill ha ett system som ger stöd från start med färdiga funktioner, mallar, arbetsflöden och best practices för verksamhetsstyrning.
Om många medarbetare ska använda systemet och du vill göra det enkelt även för sällananvändare att hitta rätt och arbeta i systemet.
Om du vill minska behovet av att själv bygga och förvalta lösningen när verksamheten utvecklas och nya behov uppstår.
När ska du välja Microsoft SharePoint som ledningssystem?
Om du främst behöver stöd för dokumenthantering, informationsdelning och samarbete.
Om ni redan arbetar mycket i Microsoft 365 och vill samla information och samarbete i en miljö som medarbetarna redan känner igen.
Om ni har kompetens och resurser för att själva bygga och anpassa lösningen efter verksamhetens behov och arbetssätt.
Om ni prioriterar stor flexibilitet och accepterar att verksamheten kan behöva konfigurera och vidareutveckla lösningen för att använda SharePoint för verksamhetsstyrning.
Vill du se hur ett ledningssystem kan fungera i din verksamhet?
Boka en demo av Add så visar vi hur du kan samla och strukturera verksamhetsstyrningen utifrån era behov.