Ledningssystem för kvalitet – bygga själv eller köpa färdigt?
Uppdaterat: 22 okt.
Har ni bestämt er för att börja arbeta mer systematiskt med kvalitetsledning, men är osäkra på vilket verktyg ni ska använda? Ska ni samla kvalitetsarbetet i SharePoint, utveckla ett eget system eller investera i ett färdigt digitalt kvalitetsledningssystem?
Det finns flera vägar att gå, med olika fördelar och begränsningar. I den här artikeln jämför vi olika lösningar för att samla, hantera och utveckla ert kvalitetsarbete, så att ni kan välja det alternativ som passar verksamhetens behov, resurser och arbetssätt.
Vad är skillnaden mellan kvalitetsarbete och ett kvalitetsledningssystem?
Ett ledningssystem för kvalitet hjälper verksamheten att skapa struktur i kvalitetsarbetet genom tydliga processer, rutiner, ansvar och uppföljning.
I den här artikeln fokuserar vi på det digitala stödet för kvalitetsledning, ofta kallat digitalt kvalitetsledningssystem eller kvalitetssystem. Det hjälper er att samla och hantera exempelvis dokument, processer och avvikelser i ett gemensamt system.
Ni behöver inte köpa ett färdigt digitalt kvalitetsledningssystem för att arbeta systematiskt med kvalitet. Ni kan också använda befintliga verktyg eller utveckla en egen lösning.
Ni behöver alltså inte köpa ett digitalt kvalitetsledningssystem för att arbeta systematiskt med kvalitet. Däremot behöver ni bestämma hur ni ska organisera arbetet och vilka verktyg som passar verksamheten bäst.
Vill du förstå grunderna bättre? Läs vår artikel om vad ett ledningssystem är.
Jämförelse av verktyg för ledningssystem för kvalitet
Det finns flera sätt att skapa ett digitalt stöd för verksamhetens kvalitetsarbete. Ni kan använda befintliga verktyg, utveckla ett eget system för kvalitetsledning eller välja ett färdigt digitalt kvalitetsledningssystem.
Vilken lösning som passar bäst beror på verksamhetens behov, resurser och arbetssätt. Vi jämför de tre alternativen utifrån anpassningsmöjligheter, skalbarhet och långsiktighet, kostnad, integrationer och support.
Längst ner hittar ni en sammanfattande tabell som ger en snabb överblick över alternativen.
Microsoft Word/Excel/SharePoint
Många verksamheter använder redan Microsoft Word, Excel och SharePoint för att hantera dokument, rutiner och uppföljning. Verktygen är välbekanta för många medarbetare och kan fungera som en grund för ett digitalt kvalitetsledningssystem. Däremot behöver ni själva skapa strukturen och anpassa verktygen efter hur ni vill arbeta med kvalitet.
Anpassningsmöjligheter Microsoft SharePoint erbjuder stor flexibilitet och kan anpassas för många olika användningsområden. Däremot är verktyget inte specifikt utvecklat för kvalitetsledning och kräver därför anpassningar för att fungera som ett digitalt kvalitetsledningssystem. Word och Excel har mer begränsade möjligheter att stödja verksamhetsstyrning.
Skalbarhet och långsiktighet Microsofts verktyg kan fungera för både små och stora organisationer. Utmaningen ligger främst i att skapa och underhålla en struktur som fungerar när kvalitetsarbetet blir mer omfattande. SharePoint har stöd för versionshantering, men kopplingarna mellan exempelvis dokument, processer, avvikelser och uppföljning kan kräva ytterligare anpassningar.
Kostnad Microsofts verktyg kan till en början verka kostnadseffektiva eftersom många företag redan har licenser för olika delar. Men kostnader för anpassning, integrationer och ökad komplexitet vid större användning kan påverka totalpriset. Dessutom innebär behovet av expertis för att konfigurera Microsoft SharePoint som ett ledningssystem att man får extra utgifter.
Integrationer Microsofts produkter har goda möjligheter till integration med andra system, särskilt inom Microsofts egen ekosfär som Microsoft Teams och Microsoft Outlook. När det gäller specialiserade verktyg för kvalitetsledning kan integrationerna dock vara begränsade och kräva extra anpassning för att fungera smidigt.
Support Microsoft erbjuder omfattande support genom guider och videomaterial. För avancerade anpassningar av Microsoft SharePoint, som att använda det som ledningssystem för kvalitet, kan extern expertis behövas, vilket kan innebära längre svarstider och högre kostnader.
Fördelar
Verktyg som många medarbetare redan känner till.
Möjlighet att använda befintliga Microsoft 365-licenser.
Stor flexibilitet att bygga en egen struktur.
Bra integration med andra Microsoftverktyg.
Nackdelar
Kräver tid och kompetens för att bygga upp ett sammanhängande kvalitetsledningssystem.
Funktioner för exempelvis avvikelsehantering och processhantering kan kräva egna anpassningar.
Verksamheten ansvarar själv för att underhålla och vidareutveckla lösningen.
Risk för personberoende om bara ett fåtal medarbetare kan administrera systemet.
Vill du veta mer? Läs vår jämförelse mellan SharePoint och ett digitalt ledningssystem.
Utveckla ett eget verktyg för kvalitetsledning
Att utveckla ett eget digitalt kvalitetsledningssystem ger er möjlighet att utforma funktioner och arbetssätt efter verksamhetens behov. Det kräver samtidigt teknisk kompetens och resurser för både utveckling och långsiktig förvaltning.
Anpassningsmöjligheter När ni utvecklar ett eget kvalitetsledningssystem har ni stor kontroll över systemets design och funktioner. Ni kan anpassa lösningen efter verksamhetens behov, processer och krav.
Skalbarhet och långsiktighet Ett egenutvecklat system kan växa tillsammans med verksamheten, men nya behov kan kräva ytterligare utveckling. För att systemet ska fungera långsiktigt behöver ni avsätta resurser för uppdateringar, underhåll och nya funktioner.
Kostnad Att utveckla ett eget system kräver tid, teknisk kompetens och ekonomiska resurser. Utöver den initiala utvecklingen behöver ni räkna med löpande kostnader för underhåll, support och vidareutveckling. Nya krav och behov kan också göra den totala kostnaden svår att förutse.
Integrationer Ni kan utveckla integrationer med verksamhetens befintliga system och verktyg. Det kräver däremot teknisk kompetens och kan innebära ytterligare utvecklingsarbete.
Support När ni utvecklar ett eget system är ni ansvariga för all support och underhåll. Detta kan vara en utmaning utan intern kompetens, och det finns en risk för driftstopp eller problem med systemets funktionalitet. Det är avgörande att ha en plan för hur ni ska hantera support och uppdateringar på lång sikt för att säkerställa systemets effektiva drift.
Fördelar
Stor möjlighet att anpassa systemet efter verksamhetens behov och processer.
Kontroll över utveckling och funktioner.
Möjlighet att vidareutveckla systemet när behoven förändras.
Nackdelar
Höga kostnader och lång tid för utveckling och implementering.
Kräver teknisk kompetens och resurser.
Risk för personberoende, särskilt om få personer kan underhålla systemet.
Ni ansvarar själva för användarvänlighet, support och vidareutveckling.
Använda ett digitalt ledningssystem för kvalitet
Ett färdigt digitalt kvalitetsledningssystem är utvecklat för att samla och förenkla verksamhetens systematiska kvalitetsarbete. I stället för att bygga upp ett eget IT-system får ni funktioner för exempelvis dokumenthantering, processer, ärenden och uppföljning i en gemensam lösning. Det gör det enklare att skapa struktur, involvera medarbetarna och arbeta med ständiga förbättringar.
Anpassningsmöjligheter Många digitala kvalitetsledningssystem kan anpassas efter verksamhetens behov, processer och arbetssätt. Ni kan exempelvis konfigurera arbetsflöden, behörigheter och funktioner utan att behöva utveckla ett eget system. Hur stora anpassningar ni kan göra varierar mellan olika leverantörer.
Skalbarhet och långsiktighet Ett färdigt digitalt kvalitetsledningssystem kan växa med verksamheten när behoven förändras. Många leverantörer erbjuder även stöd för exempelvis miljöledning, arbetsmiljö, målstyrning, riskhantering och internrevision. Det gör att ni kan samla fler delar av verksamhetsstyrningen i samma plattform i stället för att införa nya separata system.
Kostnad Priset varierar beroende på leverantör, antal användare och vilka funktioner ni behöver. Med en färdig lösning slipper ni utveckla och underhålla ett eget IT-system, samtidigt som leverantören ansvarar för produktens tekniska utveckling. Däremot behöver ni räkna med kostnader för licenser, införande och den interna administrationen.
Integrationer Många digitala kvalitetsledningssystem kan integreras med verksamhetens befintliga IT-system, exempelvis affärssystem och andra verksamhetsverktyg. Det gör det möjligt att dela information mellan systemen och minska dubbelarbete. Vilka integrationer som finns varierar mellan leverantörer.
Utöver tekniska integrationer kan systemen också stödja arbetet enligt standarder som ISO 9001 för kvalitetsledning och ISO 14001 för miljöledning.
Support Med ett färdigt digitalt kvalitetsledningssystem får ni tillgång till en leverantör som ansvarar för systemets drift, underhåll och vidareutveckling enligt avtalet. Många leverantörer erbjuder också utbildning, teknisk support och hjälp vid införandet. Det ger verksamheten stöd även efter att systemet har tagits i bruk.
Fördelar
Funktioner utvecklade för kvalitetsledning och systematiskt förbättringsarbete.
Samlar dokument, processer, avvikelser och uppföljning i ett gemensamt system.
Minskar behovet av egen systemutveckling och tekniskt underhåll.
Leverantören ansvarar för löpande produktutveckling och erbjuder support.
Nackdelar
Kostnader för licenser och införande.
Anpassningsmöjligheterna varierar mellan olika system.
Det kan ta tid att välja rätt leverantör och införa nya arbetssätt.
Har ni bestämt er för ett digitalt ledningssystem? Läs vår guide 8 saker att tänka på när du jämför ledningssystem och få hjälp att utvärdera olika system inför ert val.
Sammanfattning av jämförelse
Aspekt | Microsoft Word/Excel/SharePoint | Eget Utvecklat System | Färdigt digitalt kvalitetsledningssystem |
|---|---|---|---|
Anpassningsmöjligheter | Flexibelt, men kräver egna anpassningar | Stor kontroll över funktioner och utformning | Kan anpassas efter verksamhetens behov |
Skalbarhet och långsiktighet | Kan växa, men kräver löpande förvaltning av lösningen | Kan vidareutvecklas, men kräver egna resurser | Kan ofta byggas ut med fler funktioner |
Kostnad | Befintliga licenser kan minska startkostnaden, men anpassningar kostar | Kostnader för utveckling, drift och underhåll | Licens- och införandekostnader, mindre behov av egen utveckling |
Integrationer | Goda möjligheter, särskilt inom Microsoft 365 | Kan utvecklas efter behov | Varierar mellan leverantörer |
Support | Microsoftsupport, men egna anpassningar kan kräva specialister | Kräver egna resurser eller extern hjälp | Leverantörssupport och ofta utbildning |
Ta hjälp av en kvalitetskonsult
Behöver ni hjälp att välja eller införa ett digitalt kvalitetsledningssystem? En kvalitetskonsult kan hjälpa er att kartlägga verksamhetens behov, jämföra olika system och hitta en lösning som passar era arbetssätt.
Konsulten kan också hjälpa er med själva kvalitetsarbetet, exempelvis att strukturera processer, ta fram dokumentation och arbeta utifrån relevanta krav och ISO-standarder.
Oavsett om ni använder befintliga verktyg, utvecklar ett eget system eller väljer en färdig lösning kan en konsult bidra med kunskap och stöd. Tänk bara på att tydliggöra vem som ansvarar för systemets administration och förvaltning när konsultens uppdrag är avslutat.
Välj verktyg som passar era behov och resurser
Vilken lösning som passar bäst beror på verksamhetens behov, resurser och hur ni vill arbeta med kvalitet. Microsofts verktyg kan vara ett alternativ om ni vill använda befintliga system, medan en egenutvecklad lösning ger större kontroll men också kräver mer resurser för utveckling och underhåll.
Vill ni i stället ha ett system med färdiga funktioner för kvalitetsarbetet, utan att behöva bygga och underhålla en egen IT-lösning, kan ett digitalt kvalitetsledningssystem vara rätt väg. Då kan ni fokusera på att utveckla verksamhetens arbetssätt och förbättringar i stället för själva tekniken.
Med Add Kvalitetsledningssystem samlar ni dokument, processer, avvikelser och förbättringsarbete i en gemensam plattform. Ni får ett användarvänligt system som ni kan anpassa efter verksamhetens behov och bygga vidare på när kraven förändras.
Vill ni se hur Add kan stödja ert kvalitetsarbete?
Upptäck Add Kvalitetsledningssystem eller boka en demo så visar vi hur det fungerar utifrån era behov.
