Integrerat ledningssystem – För dig som vill samla kvalitet, miljö och arbetsmiljö i ett system
I den här artikeln utgår vi från integrerat ledningssystem i betydelsen att du kan använda samma system för flera områden så som kvalitet, miljö, arbetsmiljö och mer.
Genom att utgå från den gemensamma struktur som finns i flera ISO-standarder kan olika områden samlas inom ett gemensamt ramverk, vilket gör verksamhetsstyrningen både enklare och mer sammanhållen.
Vad menas med ett integrerat ledningssystem
Ett integrerat ledningssystem innebär att en organisation samlar sina olika ledningssystem under ett gemensamt ramverk istället för att hantera dem var för sig. Rent praktiskt innebär det att slå ihop strukturer, processer och dokumentation från exempelvis kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöledning till ett och samma system.
Det vi ser hos våra kunder är att separata system ofta ger dubbelarbete och onödig administration, vilket ett integrerat arbetssätt inte gör i samma utsträckning.
Integrerat ledningssystem förkortas IMS (Integrated Management System) eller ILS (Integrerat ledningssystem).
Vanliga områden att samköra
De standarder och områden som organisationer oftast väljer att samköra är ISO 9001 för kvalitet, ISO 14001 för miljö och ISO 45001 för arbetsmiljö. Standarderna bygger på en gemensam struktur, vilket skapar bra förutsättningar för att integrera arbetet med dem.
Utöver dessa ser vi att många verksamheter även väljer att inkludera informationssäkerhet enligt ISO 27001, beroende på bransch och verksamhetens behov.
Enkelt, smidigt och användarvänligt. Boka demo av Add Ledningssystem.
Vad brukar vara gemensamt i ett integrerat ledningssystem?
Områden som lämpar sig väl att hantera samlat är grundläggande delar som policy, arbetsrutiner, mål, risker, processer, kompetenshantering och intern kommunikation. Även internrevision, utvärdering och ledningens genomgång är områden som genomföras gemensamt istället för separat för varje standard.
Kvar som separata delar blir de krav som är specifika för respektive standard, exempelvis kvalitetskrav kopplade till kundprocesser eller miljökrav kopplade till lagstiftning. Med en gemensam grund på plats blir även de delarna enklare att hantera.
Vad säger ISO om integrerat ledningssystem?
ISO har ingen särskild standard som specifikt reglerar hur ett integrerat ledningssystem ska se ut. Det är upp till varje organisation att själv bestämma hur man sätter upp det.
Vad ISO däremot har gjort är att skapa de strukturella förutsättningarna för integrering genom att ge de olika ledningssystemstandarder en gemensam nivåstruktur (HLS). Det innebär att standarderna följer samma struktur och kapitelindelning, vilket gör dem lättare att integrera med varandra.
Rent praktiskt handlar ett välfungerande integrerat ledningssystem om att utnyttja den gemensamma strukturen för att samla styrning, dokumentation och uppföljning i ett och samma ramverk, snarare än att driva parallella system vid sidan av varandra.
Vad finns det att vinna på att integrera olika ledningssystem?
Den mest uppenbara fördelen som vi ser det, är att organisationen slipper hantera flera separata system med överlappande dokumentation, revisioner och uppföljningsrutiner. Det frigör tid och resurser som kan läggas på annat.
Men den verkliga vinsten är mer strategisk än så. När kvalitet, miljö och arbetsmiljö styrs inom ett gemensamt ramverk skapas en helhetssyn på verksamheten som är svår att uppnå med isolerade system. Ledningen får en samlad bild, medarbetarna behöver förhålla sig till ett system istället för flera och interna revisioner går att genomföra samordnat.
Det vi ser hos de organisationer vi arbetar med är att integrationen också driver engagemang hos medarbetarna. När systemen hänger ihop och fungerar på samma sätt blir kopplingen mellan olika delar av verksamheten tydligare och arbetet med ständiga förbättringar får ett naturligt fäste i hela organisationen.
Saker att ha i åtanke
Ett integrerat ledningssystem är i de flesta fall en mycket bra lösning, men det finns några saker som är bra att tänka på innan man sätter igång.
Många organisationer underskattar planeringsfasen. Det är lätt att tro att det handlar om att slå ihop dokument, men det kräver också ett genomtänkt arbete med processer, ansvar och inte minst förankring i organisationen.
En annan risk som vi ser är att systemet blir för komplext. När flera standarder ska samverka finns det en tendens att bygga ett system som täcker allt på pappret, men som blir svårt att förstå. Då har man egentligen löst ett administrativt problem men samtidigt skapat ett nytt.
Det handlar alltså inte bara om att integrera rent tekniskt utan om att bygga ett system som går att jobba med och som lever i verksamheten. Det kräver tid, tydligt ledarskap och en vilja att kontinuerligt följa upp hur systemet används. De organisationer som tar sig tid att göra det ordentligt från början är också de som på sikt får ut mest värde av sitt integrerade ledningssystem.
Läs även: Så ser framtidens ledningssystem ut
Add Ledningssystem är byggt för att integreras
Add Ledningssystem är särskilt utformat för att samla arbetet inom flera olika områden i samma system. Det innebär att systemets olika delar så som riskhantering, internrevision, målstyrning, dokumenthantering, ärendehantering och så vidare fungerar på samma sätt oberoende om det berör kvalitet, miljö eller annat område.
Att det fungerar så väl i Add beror rent tekniskt på systemets datamodell som bygger på att all information samlas på ett ställe och kan användas inom olika delar av verksamhetens ledningssystem. Ett sådant upplägg underlättar även förändring över tid och gör det möjligt att enkelt lägga till områden efter hand.
Vi är extra stolta över Add som integrerat ledningssystem då det jämfört med andra ledningssystem är mer komplett, tidseffektivt och användarvänligt för såväl administratörer som för vanliga medarbetare.
Vill du se ett exempel på integrerat ledningssystem? Kontakta oss så visar vi!
Var börjar man?
Om din organisation redan arbetar med flera ledningssystem har ni en riktigt bra utgångspunkt. Strukturerna finns på plats, medarbetarna är vana vid arbetssättet och det finns redan en förståelse för vad systemen ska åstadkomma. Det som saknas är oftast inte kunskap utan snarare en gemensam hemvist för allt arbete.
Ett naturligt första steg är därför att kartlägga vad som redan finns och identifiera var systemen överlappar varandra. Var hanteras samma typ av krav på flera ställen? Var finns det processer som alla berör kvalitet, miljö och arbetsmiljö men som idag dokumenteras och följs upp var för sig?
Kartläggningen ger en tydlig bild av var integrationen ger störst effekt och var du bör börja. Utifrån det kan du successivt bygga ihop systemen i ett gemensamt ramverk, snarare än att försöka göra allt på en gång. Vi har sett att det är just det stegvisa angreppssättet som ger bästa resultat för många. Det hindrar att det blir för komplext och gör det lättare att förankra förändringen i organisationen.
Hur gör man om man inte har något ledningssystem alls?
För en organisation som börjar från noll finns det två vägar. Antingen tar man ett system i taget, vilket ger tid att vänja sig vid arbetssättet och bygga en stabil grund innan nästa standard läggs till.
Alternativt så bygger man det integrerade systemet direkt från start, vilket kan vara mer effektivt om målet redan från början är att certifiera sig mot flera standarder. Certifieringsorganen erbjuder kombinerade revisioner där flera standarder granskas samtidigt, vilket sparar både tid och pengar jämfört med separata ledningssystem.
Vilket tillvägagångssätt som passar bäst beror på organisationens storlek, tillgängliga resurser och hur mycket förändringsarbete man klarar av att driva parallellt. Kom ihåg att det för många organisationer är ett stort arbete så håll det på en ambitionsnivå som ni kan hantera över tid.
💡Har du frågor kring att integrera ledningssystem är du varmt välkommen att kontakta
Fredrik Sundström, VD, fredrik.sundstrom@addsystems.com
Tre vanliga frågor om integrerade ledningssystem
Vilka krav bör jag ställa på leverantören av ett integrerat ledningssystem?
Välj en leverantör som har erfarenhet av att bygga och implementera integrerade ledningssystem. Det är också viktigt att själva verktyget är flexibelt och går att anpassa efter just er verksamhet. Ta även reda på vilka delar och funktioner som ingår och se till att dessa uppfyller de krav ni har innan ni bestämmer er.
Måste man vara certifierad för att ha ett integrerat ledningssystem?
Nej. Många organisationer väljer att arbeta med ett integrerat ledningssystem utan att certifiera sig och får ändå stor nytta av den gemensamma strukturen och arbetssättet.
Hur lång tid tar det att integrera befintliga ledningssystem?
Det varierar beroende på hur många system som ska integreras, organisationens storlek och hur väl de befintliga systemen är dokumenterade. Räkna med att det tar från sex månader och uppåt.
Add Ledningssystem ger allt i ett
Add Ledningssystem samlar verktygen för ert arbete med ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001 och andra standarder i en och samma plattform.
Plattformen är komplett och innehåller alla delar som du behöver oberoende område, så som till exempel:
Boka en demo så visar vi hur du enkelt samkör olika områden.
Mer intressant läsning