Som internrevisor har du en nyckelroll i organisationens utveckling och riskhantering, och en möjlighet att både utmana och förbättra verksamheten. I den här artikel delar vi tio konkreta tips som hjälper dig att
bli effektivare i revisionsarbetet och uppnå ett mer kvalitativt resultat.
1. Planera revisonen i god tid
Första rådet till dig som internrevisor är att en lyckad internrevision börjar med noggrann planering och förberedande arbete. Genom att börja planeringsprocessen tidigt skapar du bättre förutsättningar för ett effektivt revisionsarbete.
God framförhållning ger också de granskade enheterna möjlighet att förbereda sig, samla in nödvändig dokumentation och avsätta tid för intervjuer och möten. Detta skapar en mer konstruktiv granskningsprocess där alla parter kan bidra på bästa sätt.
Viktiga steg att förbereda som internrevisor:
- Planera när revisionen ska äga rum
- Bjud in alla parter i god tid
- Gå igenom tidigare revisionsrapporter
- Granska arbetsrutiner och processer
- Bestäm omfattningen av revisionen
- Skapa en lista med frågor och ämnen att ta upp
- Identifiera de mest kritiska frågorna och områden
Ju mer förberedd du är, desto smidigare går revisionen. God planering höjer också kvaliteten på slutresultatet och ökar sannolikheten att revisionen kommer att skapa verkligt värde för organisationen.
2. Internrevisorn behöver kommunicera bra och ofta
Som internrevisor är din förmåga att kommunicera effektivt av stor betydelse. Upprätthåll en tydlig och öppen dialog med alla berörda parter från början till slut. God kommunikation bygger förtroende, minskar missförstånd och ökar acceptansen för dina rekommendationer. Tänk på att kommunikation är en tvåvägsprocess som kräver både tydlighet och lyhördhet. Som revisor ska du agera opartiskt och lägga en grund för varaktiga förbättringar.
Samla organisationen för att förklara varför revisionen är betydelsefull så att alla förstår dess syfte och mål. Förklara för de granskade enheterna vad du förväntar dig av dem och vilken typ av information du behöver.
När du presenterar dina iakttagelser och slutsatser:
- Var saklig och konkret i din framställning
- Utgå från fakta och undvik spekulationer
- Anpassa kommunikationen efter målgruppen
- Var konstruktiv och lösningsorienterad
- Ge utrymme för dialog och frågor
Dela gärna insikter löpande under revisionens gång så att inga överraskningar dyker upp i slutrapporten. Detta ger verksamheten möjlighet att komma med input och korrigera eventuella missförstånd i ett tidigt skede.
Låt Add Internrevision guida och stötta dig i revisionsarbetet
Gör det enkelt att planera och följa revisionens olika steg från förberedelse och genomförande till rapportering och uppföljning.
3. Ta hjälp av ledningen att identifiera fokusområden
Ledningen har i regel en god helhetsbild av verksamheten och kan hjälpa dig att bestämma vilka områden som behöver särskild uppmärksamhet. På så sätt kan du som internrevisor se till att revisionen fokuserar på de viktigaste områdena.
Diskutera innehållet i revisionsprogrammet och be ledningsgruppen avsätta tid och resurser för att se till att revisionen blir så effektiv som möjligt. Genom att hålla ledningen informerad om resultat och uppföljning stärker du er relation och ökar stödet för dina beslut om innehåll och processer som internrevisor.
Läs mer! Verksamhetsstyrning – Att leda, styra och utveckla en verksamhet och Leda med Six Sigma
4. Som internrevisor behöver du avsätta tid
En grundlig revision tar tid. Se till att du planerar in ordentligt med tid så att du slipper stressa och kan fokusera på att få allt rätt från början. Avsätt tid i kalendern för planering, när du ska samla in och analysera data, intervjua personal och skriva rapporter. På så sätt kan du känna dig trygg i att du har ordentligt med utrymme för revisionsarbetet.
5. Variera frågeställningar och se över checklistor
För att få en så heltäckande bild som möjligt av verksamheten är det viktigt att du som internrevisor variera frågorna och ser över din checklista för internrevision vid varje tillfälle. Att enbart förlita sig på standardiserade frågemallar kan begränsa din förmåga att upptäcka risker och brister i verksamheten. Titta till exempel på tidigare avvikelser och ärenden som finns, nya lagkrav och förändringar som genomförts.
Se till att ställa uppföljningsfrågor när du får oväntade eller ofullständiga svar. Dessa spontana följdfrågor kan ofta leda till de mest värdefulla insikterna. Använd olika frågetyper som öppna frågor, scenariobaserade frågor och hypotetiska frågor för att få en djupare förståelse för verksamheten.
Tänk också på att vissa frågor kan behöva ställas till olika personer inom organisationen för att få en mer komplett bild. Samma fråga kan ge olika svar beroende på personens roll och perspektiv, vilket kan ge viktiga insikter om hur väl rutiner och processer faktiskt fungerar i praktiken.
Ställ rätt frågor och håll ordning på krav och avvikelser
Med Add är det är enkelt att skapa egna frågeformulär och koppla enskilda frågor till särskilda standarder och lagkrav relevanta för din verksamhet.
6. Skriv tydliga avvikelser med fokus på förbättringar
Noggrant dokumentera avvikelser som du upptäcker och tänk på att göra dem tydliga, faktabaserade och konstruktiva. Var noga med att specificera vad som brister och mot vad, till exempel lagar, rutiner eller standarder. Undvik subjektiva bedömningar och härled alltid till något konkret. Ange gärna detaljer som rutinnamn, protokoll och dess datum, kemikaliers namn, plats och så vidare.
Flera mindre avvikelser som är relaterade till varandra kan du med fördel klumpa ihop i rapporten då det gör dem enklare att förstå. Se också till att den granskade enheten får möjlighet att kommentera och diskutera avvikelserna innan de fastställs i slutrapporten. Detta ökar sannolikheten för att rekommendationerna blir genomförda på ett effektivt sätt.
Till sist, kom ihåg att syftet med avvikelser är att skapa förbättring, inte att peka ut fel. Se revisionen som en chans att lära sig mer om verksamheten och dess processer och hur de kan bidra till en kultur av kontinuerlig förbättring.
💡 För att dokumentera avvikelser effektivt är ledningssystemet ett bra stöd. Läs gärna mer om hur du hittar rätt verktyg för ledningssystem för kvalitet och hur framtidens ledningssystem ser ut.
7. Internrevisorn behöver vara på plats i organisationen
Som internrevisor är det lätt att fastna i dokumentgranskning och ledningssystem. Dokumentation är viktigt, men det är de mänskliga interaktionerna som verkligen kan avslöja de bakomliggande orsakerna till problem och ge insikter till lösningar.
Ett aktivt deltagande i verksamheten ger också trovärdighet åt dina slutsatser och rekommendationer. När medarbetare ser att du tar dig tid att förstå deras verklighet ökar förtroendet för revisionsprocessen. Detta gör det också lättare att formulera praktiskt genomförbara förbättringsförslag som tar hänsyn till verksamhetens faktiska förutsättningar.
Planera därför in tid för att gå ut i verksamheten. Du kan samla information genom att:
- Genomför arbetsplatsbesök och observationer
- Delta i verksamhetens möten och arbetsdagar
- Föra informella samtal med medarbetare på olika nivåer
- Följ arbetsflöden från början till slut
- Observera hur system och verktyg används i praktiken
Kom ihåg att en effektiv revision handlar om att förstå både teori och praktik. Det är ofta i glappet mellan dokumenterade rutiner och faktiskt arbetssätt som de mest värdefulla insikterna finns. Genom att vara närvarande i verksamheten får du en unik möjlighet att identifiera dessa gap och bidra till meningsfulla förbättringar.
8. Förstå företagskulturen
Företagskultur handlar om hur stämningen och värderingarna på arbetsplatsen påverkar hur medarbetare arbetar och följer regler. Som internrevisor är det viktigt att du känner till kulturen på arbetsplatsen och hur den kan påverka arbetet. Om du struntar i den kan du missa viktiga problem eller göra rekommendationer som inte tas emot väl av personalen. Att förstå kulturen gör det lättare att få dina idéer att fungera!
Insikt! Kvalitetschefens fem största utmaningar och möjligheter
9. Säkerställ kompetensutveckling av internrevisorer
Som internrevisor är det viktigt att ha en djup förståelse för både revisionen och verksamhetens områden. Det kräver att du hela tiden utveckla din kompetens för att hålla dig uppdaterad. Nya regelverk, branschstandarder och revisionsmetoder kommer till samtidigt som verksamheternas komplexitet ökar.
Sätt av tid i din planering för kompetensutveckling, det är en investering som lönar sig. En kunnig internrevisor kan snabbare identifiera risker, göra bättre bedömningar och ge mer värdefulla rekommendationer. Det kan även gälla andra personer i verksamheten som är särskilt delaktiga i revisionsarbetet.
10. Följ upp och se till att verklig förändring sker
Efter att revisionen är genomförd är det viktigt att följa upp för att se till att rekommendationerna är implementerade och eventuella problem åtgärdade. Systematisk uppföljning är viktigt för att revisionsarbetet ska skapa faktiskt värde för organisationen och att viktiga lärdomar tas tillvara.
Genom att ta till sig lärdomarna från tidigare granskningar kan du förbättra kommande revisioner.
Låt Add Ledningssystem hjälpa dig i ditt arbete som internrevisor
För att göra din revision smidigare och mer effektiv kan du samla allt arbete på ett och samma ställe med Add Ledningssystem. Få tydlig statistik, automatiska påminnelser och full kontroll över hela processen så att du inte missar något viktigt.
Boka en demo idag och se hur Add Ledningssystem kan göra ditt arbete både enklare och effektivare!