Vid internrevision uppstår många frågor och ibland osäkerhet då det ofta har gått en tid sedan sist. För att ge vägledning i arbetet har vi här sammanställt en checklista för internrevision med tips och bra saker att tänka på.
Internrevision är en viktig del i att styra och utveckla företag och organisationer. Det finns stora fördelar för alla verksamheter att göra interna revisioner, oberoende om verksamheten har krav på sig att göra det eller inte.
För att du ska få ut så mycket som möjligt av en revision är det viktigt att vara väl förberedd. Här följer en checklista för internrevision som ett handfast stöd när du ska göra revision på egen hand.
Internrevision undersöker hur det fungerar
Internrevision syftar till att ta reda på om verksamheten arbetar efter de processer som är bestämda och om dessa fungerar på ett bra sätt. Det innebär att till exempel jämföra arbetsrutiner och instruktioner med hur det fungerar i praktiken. Det kan också vara att undersöka om verksamheten efterlever lagar, regler och andra föreskrifter.
Vid interna revisioner kan du också identifiera områden att förbättra och effektivisera. Genom att granska styrdokument och riktlinjer, undersöka hur arbetet går till och om det ger önskad effekt kan du optimera arbetsflöden och minska onödiga kostnader.
Måste man göra internrevision?
För verksamheter som är certifierade enligt någon av nedan standarder är internrevision ett krav. En del verksamheter gör intern revision även om de inte är certifierade, då det är ett bra sätt att följa upp på hur arbetet fungerar.
Gör revision smidigt med Add Internrevision
Boka möte och se hur Add kan hjälpa din verksamhet med internrevisioner och förbättringsarbete.
Checklista för internrevision
Nedan är tio bra saker att tänka på när du ska göra en intern granskning. Spara och använd punkterna som en checklista för din internrevision.
1. Identifiera viktiga processer och områden
Börja med att bestämma vilka som är de viktigaste processerna och områdena inom din verksamhet. Det är vid dessa som ditt största fokus bör ligga vid internrevisioner. Ta hjälp av processkartläggning och processkartor för att förstå processerna.
Det kan inkludera allt från produktion och leveranskedjan till intern kommunikation och dokumenthantering. Revisionen kan till exempel kontrollera att ISO-krav eller miljöföreskrifter följs, hur reklamationer fungerar eller att granska hur en särskild avdelning arbetar.
2. Använd standarder och riktlinjer
För att få ut så mycket som möjligt av internrevisionen är det en bra utgångspunkt att använda ISO-standarder och riktlinjer som grund. Detta ger din internrevision en strukturerad och väldefinierad ram. Det är en bra hjälp även för verksamheter som inte är certifierade.
3. Sätt en agenda
Det är viktigt att interna revisioner blir prioriterade och får lika stor uppmärksamhet som externa revisioner. Gör därför en agenda för revisionsdagen och dela med samtliga berörda. På så vis kan medarbetare avsätta tid i sin kalender och vet ungefär när de kan vänta ett besök från revisorn.
4. Bjud in till internrevision
En viktig punkt på din checklista för internrevision är att i god tid bjuda in berörda medarbetare till revisionen. Detta kan vara enskilda individer, en hel avdelning eller alla medarbetare på arbetsplatsen. Meddela datum, dela agendan och berätta vad granskningen kommer att fokusera på. Det gör deltagarna mentalt förberedda vilket borgar för mer givande resultat.
5. Utbilda personal
Det vanligaste vid intern revision är att någon ur den egna personalen får rollen som internrevisor. Det kan vara en eller flera personer som delar på arbetet. Tänk på att det är viktigt att personerna förstår sin uppgift för att göra ett bra arbete och kunna identifiera potentiella problem och förbättringsområden. Det är därför värdefullt att utbilda de medarbetare som ska göra revisionen.
6. Förbered och gör ett frågebatteri
Se till att vara väl förberedd inför revisionsdagen. Det kan vara att samla och läsa in sig på till exempel policys, processer, rutiner, arbetsbeskrivningar och organisationsschema. Du bör också förbereda ett frågebatteri att utgå ifrån vid genomgången. Lämna dock utrymme för observation och öppna frågor, då enbart en färdig checklista kan göra att du missar viktiga detaljer.
Skapa frågeformulär och checklistor i Add Internrevision
I Add kan du koppla enskilda frågor till standarder och lagkrav som är viktiga för din verksamhet. Det gör att du kan hålla ordning på detaljer och får en struktur som gör att du inte missar något.
7. Tekniskt stöd vid internrevision
Tekniska verktyg kan vara ovärderliga och gör det lättare att dokumentera resultaten. Med Add Internrevision kan du till exempel skapa ett frågeformulär med koppling till ISO-krav och interna processer. Här kan du hantera internrevisionens alla steg från planering till genomförande, rapportering och uppföljning. Med Add får du stöd och en checklista genom hela internrevisionen.
8. Sammanställa resultatet
Efter att revisionen är klar är det dags att sammanställa utfallet i en rapport. Det inkluderar också att identifiera områden för förbättring, berömmande av bra arbetssätt och göra rekommendationer för framtiden. Rapporten ska vara objektiv och utgå från verksamheten i stort eller specifika avdelningar, men ska inte nämna enskilda individer.
9. Tacka medarbetare
Meddela att internrevisionen är klar och tacka deltagare och alla medarbetare på arbetsplatsen för sitt engagemang. Dela resultatet och ge särskilt erkännande för det som fungerar väl.
10. Utvärdera och anpassa checklista
Efter en internrevision är det bra att även utvärdera genomförandet av revisionen. Det är ett bra tillfälle att anpassa frågeformulär och din checklista för nästa internrevision. Det säkerställer att ditt underlag alltid är relevant och uppdaterat.
➡️ Saknar du en punkt på listan? Kontakta oss gärna och berätta!
Add Internrevision förenklar intern uppföljning
Med Add Internrevision kan du sköta hela den interna genomgången från planering, öppningsmöte och genomförande till rapportering och uppföljning. Det ger ett strukturerat arbete utan att du glömmer viktiga steg.
Add Internrevision är en del av Add Ledningssystem och går att använda enbart för internrevision eller för hela det löpande förbättringsarbetet. Här kan du hantera avvikelser, lägga upp åtgärder, att-göra-listor, fördela ansvar av uppgifter och följa upp.
Prova Add Internrevision och få en tydlig bild av verksamheten och viktiga fokusområden.