Hur du skriver en bra kvalitetspolicy

Kvalitetspolicy enligt ISO 9001

Företag och organisationer med en ISO 9001-certifiering måste ha en kvalitetspolicy som en del av sitt kvalitetsledningssystem. Policyn ska utgå från den specifika verksamheten och beskriva avsikter och förhållningssätt till kvalitet och fungera som en kompass för kvalitetsarbetet. Den ska visa hur verksamheten ska uppfylla förväntningar från kunder, hantera interna mål, hur man följer lagar och regelverk och om hur man arbetar med ständiga förbättringar.

I ISO 9001 står det också att policyn ska vara dokumenterad, kommuniceras till alla medarbetare och vara tillgänglig för relevanta intressenter. En del företag väljer att lägga upp policyn på sin hemsida, men detta är inte ett krav.

Gör det enkelt att driva kvalitetsarbete

Planera, genomför och följ upp arbetet med Add Kvalitetsledningssystem. Snabbt och enkelt att komma igång!

Förberedelser inför att skriva en kvalitetspolicy

För att kvalitetspolicyn ska spegla verksamhetens ambitioner och behov på ett realistiskt sätt behöver du göra ett ordentligt förarbete.

Här följer de huvudaktiviteter som bör lägga till grund för policyn:

• Gör en processkartläggning av verksamhetens mest kvalitetskritiska processer och ta hjälp av processkartor
• Identifiera relevanta lagar och branschstandarder
• Förstå kunders, leverantörers och andra intressenters förväntningar
• Undersök interna förväntningar och vilka resurser som finns att tillgå
• Utvärdera befintligt kvalitetsarbete och dess styrkor och svagheter
• Sammanställ relevanta data och nyckeltal
• Gör en tidplan för arbetet och bestäm vilka som ska vara med i arbetet

Ta hjälp av medarbetare och chefer från olika avdelningar för att få en så bra bild som möjligt. När du inkluderar medarbetare tidigt förenklar du dessutom förankringen av policyn och för framtida förändringar.

Vad en kvalitetspolicy kan innehålla och exempel

Upplägg och rubriker kan variera väldigt mycket, men nedan är några viktiga områden som en kvalitetspolicy gärna kan innehålla. Vid varje punkt finns också exempel som ger dig en idé för hur du skulle kunna skriva.

• Övergripande vision och definition av kvalitet
  ”[Företagsnamn] bygger framtidens bostäder. För oss innebär kvalitet att konsekvent leverera tjänster som möter eller överträffar kundens förväntningar.”
  
  ”Kvalitet är ett mått på hur våra produkter och tjänster uppfattas av kunden.”
  
  
• Kundlöfte
  ”Våra kunder ska kunna lita på att vi alltid levererar inom överenskommen tid och budget.”
  
  ”Varje kontakt med vårt företag ska präglas av professionalitet, transparens och snabb respons.”
  
  
• Ansvar och roller
  ”VD har det övergripande ansvaret för kvalitetsfrågor och ansvarar för att verksamheten formulerar mål, upprättar handlingsplaner och följer upp att kvalitetsarbetet ständigt förbättras. Varje medarbetare har ansvar att aktivt bidra till verksamhetens kvalitetsarbete.”
  
  ”Alla medarbetare på [Företagsnamn] är ansvariga för att följa och bidra till vår kvalitetspolicy.”
  
  
• Kvalitetsledningssystem
  ”Vi ska arbeta med ett kvalitetsledningssystem för att kontinuerligt förbättra våra processer och leveranser. Kvalitetspolicyn är en del av vårt kvalitetsledningssystem.”
  
  
• Löfte om förbättringsarbete
  ”Vi är öppna för utveckling av metoder, lösningar och rutiner som stärker våra kvalitetsmål och som förbättrar kvalitetsledningssystemet.”

”Vi följer upp vårt arbete och förbättrar ständigt våra arbetssätt för att möta nya behov. Vi gör löpande riskbedömningar, sätter mål och aktiviteter för kvalitetsarbetet samt följer upp och utvärderar resultatet.”

”Vi uppmuntrar våra medarbetare att identifiera förbättringsmöjligheter som vi regelbundet utvärderar för att säkerställa kontinuerlig utveckling av vår verksamhet.”

• Principer för kvalitetsarbetet
  • Kundnöjdhet står i centrum för vårt kvalitetsarbete och mäts regelbundet.
  • Standardiserade arbetssätt utgör grunden för att skapa förutsägbarhet och jämn kvalitet i alla leveranser.
  • Vi prioriterar förebyggande åtgärder framför korrigerande insatser för att minimera fel och avvikelser.
  • Vi fattar beslut med stöd av data och analys, inte antaganden.
  • Alla medarbetares delaktighet och engagemang är grundläggande för att skapa kvalitetskultur i alla led.
  • Vi är en lärande organisation där vi tar till vara allas erfarenheter och feedback systematiskt för kontinuerlig utveckling.

En kvalitetspolicy kan även innehålla strategi och riktlinjer för hur ni avser att leverera hög kvalitet, särskilda fokusområden, krav som ni ställer på leverantörer och hur och när ni planerar utvärdera kvalitetsarbetet.

💡Tips! Tänk att kvalitetspolicyn ska beskriva hur ni önskar att medarbetare och andra intressenter ska agera för att verksamheten ska uppnå sina mål.

Organisera ditt kvalitetsarbete med Add Kvalitetsledningssystem

Samla och ha ordning på viktiga dokument i Add. Prata med oss och se hur det fungerar!

Tips när du ska skriva kvalitetspolicyn

Börja med att strukturera texten utifrån de områden som ska ingå i kvalitetspolicyn. Skriv ett utkast och låt nyckelpersoner från olika avdelningar komma med feedback. Revidera och testa gärna policyn på en grupp medarbetare innan ledningen godkänner det slutgiltiga dokumentet.

Tips för skrivprocessen:

• Håll dokumentet kort, gärna en A4-sida
• Använd ett tydligt och direkt språk utan facktermer
• Formulera meningar i aktiv form (”Vi säkerställer kvalitet” istället för ”Kvalitet säkerställs”)
• Anpassa språket till hur ni pratar i organisationen
• Var specifik och undvik vaga formuleringar som ”hög kvalitet”
• Skriv policyn på ett sätt som gör den relevant för hela verksamheten
• Testa policyn mot några typiska kvalitetsutmaningar för att se att den enkelt går att använda

Policyn ska gärna vara signerad av VD eller styrelsen för att ge tyngd och visa att det är ett viktigt dokument.

Vem ansvarar för att skriva kvalitetspolicyn?

Det är vanligtvis kvalitetschef eller kvalitetsansvarig som leder arbetet med att skriva kvalitetspolicyn. I mindre företag som saknar kvalitetsfunktion kan det vara en verksamhetschef eller VD som har ansvaret. Ofta sker arbetet i en arbetsgrupp med representanter från olika avdelningar medan ansvarig samordnar och formulerar själva dokumentet.

I större organisationer kan ledningsgruppen definiera de stora dragen medan kvalitetsavdelningen ansvarar för att skriva policyn. En del väljer att ta hjälp av externa konsulter, och då ofta vid större förändringar i kvalitetsarbetet och inför certifiering.

Oavsett vem som rent praktiskt skriver kvalitetspolicyn är det alltid ledningen som formellt fastställer och godkänner det slutgiltiga dokumentet.

Hur ofta ska man uppdatera kvalitetspolicyn?

Kvalitetspolicyn bör ses över regelbundet och gärna årligen. Det betyder inte att ni måste ändra i den varje år, utan bara att ni kontrollerar att den fortfarande är relevant. Det viktigaste är inte hur ofta policyn blir uppdaterad utan att den alltid speglar verksamhetens kvalitetsambitioner.

Utöver årlig genomgång finns det specifika tillfällen då en uppdatering är lämplig:

• Efter betydande organisationsförändringar
• Vid byte av strategisk inriktning eller affärsmodell
• När nya kvalitetskrav tillkommer från kunder eller lagstiftning
• Vid implementering av nya kvalitetsstandarder eller certifieringar
• Efter större kvalitetsbrister

För ISO 9001-certifierade organisationer är det ett krav att regelbundet granska kvalitetspolicyn. Många organisationer väljer att göra en djupare revision vart tredje år med lättare kontroller däremellan.

Vid uppdateringen är det viktigt att utvärdera om nuvarande policy har fått önskad effekt och om målen fortfarande är relevanta och tillräckligt ambitiösa. Det är också bra att titta på om formatet för policyn fortfarande är ändamålsenligt eller om nya presentationsformer skulle kunna öka engagemanget.

Uppdatera en befintlig policy

Börja med att utvärdera vad som fungerar och vad ni behöver ändra i kvalitetspolicyn. Samla synpunkter från användare i hela organisationen och ta reda på om verksamheten, kundkrav och marknadsförutsättningar är förändrade sedan senaste versionen. Kontrollera också om det skett uppdateringar i relevanta lagar, standarder eller certifieringskrav.

Passa på att se över språket och gör texten ännu tydligare och konkretisera åtaganden där det behövs. Därefter ska ledningen godkänna ändringarna innan du kommunicerar dem till alla medarbetare med tydliga förklaringar.

Läs även: En guide till ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete

En policy ska inspirera och vägleda

En bra policy kopplar arbetet med kvalitetsledning till organisationens värderingar och vision samtidigt som den ger tydlig vägledning i vardagliga beslut. Den är en vägvisare som hjälper medarbetare att göra rätt val även i situationer där detaljerade instruktioner inte finns. Genom att balansera inspiration med konkret vägledning blir policyn ett levande verktyg i det dagliga arbetet och inte bara ett dokument som ledning tar fram en gång om året.

Boka en demo av Add Kvalitetsledningssystem

Med Add Kvalitetsledningssystem driver du enkelt kvalitetsarbete som gör skillnad. Boka en kort demo och se hur Add fungerar och hur du kan effektivisera verksamheten. Under presentationen visar vi praktiska exempel på hur andra verksamheter använder verktyget för att förbättra och utveckla sitt kvalitetsarbete.

Mer intressant läsning

• Vad är ett kvalitetsledningssystem?
• Hitta rätt verktyg för ledningssystem för kvalitet
• Hur ledning kan arbeta med processledning som ett strategiskt verktyg