Vad är ett kvalitetsledningssystem? – Enkelt förklarat
Uppdaterat: 10 aug.
Ett kvalitetsledningssystem är verksamhetens strukturerade sätt att styra, följa upp och förbättra kvaliteten. Det samlar bland annat processer, rutiner, ansvar, avvikelser och förbättringsarbete så att verksamheten kan arbeta systematiskt med kvalitet. I den här artikeln förklarar vi hur ett kvalitetsledningssystem fungerar, vad det kan innehålla och ger konkreta exempel.
Många företag och organisationer använder ett kvalitetsledningssystem för att skapa struktur i kvalitetsarbetet och säkerställa att arbetssätt, krav och ansvar följs upp. Det ger också stöd för ett systematiskt kvalitetsarbete, där verksamheten kontinuerligt följer upp resultat, hanterar avvikelser och genomför förbättringar.
Kvalitetsledningssystem kallas ibland även kvalitetssystem eller ledningssystem för kvalitet. Begreppen används ofta för att beskriva samma grundläggande sätt att strukturera och följa upp verksamhetens kvalitetsarbete.
Kvalitetsledningssystem är både ett arbetssätt och ett verktyg
Ett kvalitetsledningssystem är verksamhetens samlade sätt att arbeta systematiskt för att säkerställa och förbättra kvaliteten. Det omfattar exempelvis processer, ansvar, arbetsrutiner, riktlinjer, avvikelsehantering och uppföljning som tillsammans skapar struktur för kvalitetsarbetet.
Syftet med ett kvalitetsledningssystem är att se till att arbetet är effektivt, konsekvent och förbättras löpande. Det ska också arbeta för att produkter och tjänster når upp till kunders och omvärldens förväntningar, och att verksamheten följer gällande lagstiftning.
Kvalitetsledningssystem kan även mena det digitala verktyget som du sparar dokumenten i och rent praktiskt använder för uppföljning. Mer om det längre ner.
Guide: Kom igång med ett kvalitetsledningssystem
Vill du gå från teori till att börja strukturera kvalitetsarbetet?
Ladda ner vår guide och få konkreta råd för hur du kommer igång med ett kvalitetsledningssystem.
Varför behöver man ett kvalitetsledningssystem?
Ett kvalitetsledningssystem hjälper verksamheten att skapa struktur i kvalitetsarbetet, arbeta mer enhetligt och följa upp vad som fungerar och vad som behöver förbättras. Det gör det också enklare att tydliggöra ansvar, hantera avvikelser och säkerställa att verksamheten uppfyller interna och externa krav.
Många förknippar kvalitetsledning med enbart kvalitetsavdelningens arbete, certifieringar, internrevision och rondering i produktionsmiljö. Nyttan finns däremot i hela verksamheten, till exempel inom:
Ledarskap
Inköp
Kundservice
Försäljning
Marknadsföring
Företagskultur
HR
Det innebär att många idag pratar om ledningssystem och verksamhetssystem istället för kvalitetsledningssystem.
💡TIPS! Se till att ditt ledningssystem är framtidssäkrat och kan hantera nya krav, förändrade förutsättningar och ny teknik.
Det här bör ingå i ett kvalitetsledningssystem
Hur ett kvalitetsledningssystem är uppbyggt beror på verksamhetens storlek, behov och krav. Det finns ändå vissa grundläggande delar som skapar struktur för ett systematiskt och enhetligt kvalitetsarbete.
Här är några viktiga delar som bör ingå i ett kvalitetsledningssystem:
Kvalitetspolicy och mål
Processer, processkartor och rutiner
Ansvarsfördelning och tydliga arbetsroller
Manualer, riktlinjer och checklistor
System för att hantera avvikelser och förbättringsförslag
Metoder för att mäta och följa upp kvalitetsmålen
Omfattningen av varje del bör vara anpassad efter organisationens storlek och behov. Ett mindre företag kan ha ett enklare system medan en större organisation ofta behöver mer detaljerade beskrivningar.
Exempel på kvalitetsledningssystem
Det mest använda regelverket för kvalitetsledningssystem är ISO 9001, vilket är en standard med grundläggande krav för hur en organisation ska arbeta med kvalitet. Många branscher har också egna kvalitetsledningssystem anpassade för sina specifika behov. Inom fordonsindustrin finns till exempel IATF 16949, sjukvården följer Socialstyrelsens föreskrifter om ledningssystem och livsmedelsföretag arbetar med till exempel HACCP.
Ett ledningssystem för kvalitet kan också vara helt egenutvecklat för att passa en specifik verksamhet. Mindre företag väljer ofta denna väg och skapar ett enklare system som fokuserar på deras mest centrala processer och rutiner.
Ett annat exempel är kvalitetsledningssystem som är baserade på lagar, förordningar eller interna krav. Dessa system integrerar vanligtvis kvalitet med andra aspekter som miljö och arbetsmiljö i ett gemensamt verksamhetssystem.
Måste man vara ISO certifierad för att ha ett kvalitetsledningssystem?
Nej, en verksamhet behöver inte vara ISO certifierad för att ha ett kvalitetsledningssystem. Många företag och organisationer arbetar systematiskt med kvalitet utan att vara certifierade.
Om verksamheten är ISO certifierad behöver den arbeta enligt ett ledningssystem som uppfyller kraven i den aktuella standarden. För ISO 9001 innebär det att verksamheten behöver uppfylla standardens krav på kvalitetsledningssystem.
Ett kvalitetsledningssystem kan därför användas både av verksamheter som arbetar mot en certifiering och av organisationer som vill skapa mer struktur i kvalitetsarbetet. Oavsett om verksamheten är certifierad eller inte kan ett digitalt ledningssystem ge stöd för att samla, styra och följa upp kvalitetsarbetet.
Kvalitetsledningssystemet ska fungera för hela verksamheten
För att ett kvalitetsledningssystem verkligen ska göra skillnad behöver det vara en del av företagskulturen från ledning till medarbetare. Ledningen kan använda det för att planera, fördela ansvar, följa upp mål, analysera resultat och fatta beslut som tar verksamheten framåt.
För medarbetarna fungerar kvalitetsledningssystemet som ett stöd i det dagliga arbetet. Här kan de hitta instruktioner och rutiner, dokumentera sitt arbete, följa processer och hitta andra viktiga dokument.
När alla medarbetare kan bidra till kvalitetsarbetet blir kvalitetsledningssystemet en naturlig del av verksamheten. Låt kvalitet och kundnöjdhet bli en del av företagskulturen.
Add ledningssystem går enkelt att forma efter din verksamhet. Se hur det fungerar.
Ett kvalitetsledningssystem kan också vara ett digitalt verktyg
Som vi nämnde i början av artikeln syftar kvalitetsledningssystem också på själva lösningen där organisationen samlar och hanterar sitt kvalitetsarbete. Det fungerar som en plattform där ledning och medarbetare enkelt hittar aktuella rutiner, rapporterar avvikelser och följer upp kvalitetsmål.
Vanliga delar i ett kvalitetsledningssystem är:
Ett digitalt kvalitetsledningssystem går ofta att integrera med andra verksamhetssystem, vilket gör det möjligt att automatisera många rutinuppgifter och samla all viktig information på ett ställe.
Kvalitetsarbetet behöver vara tillgängligt för medarbetarna
Instruktioner och rutiner behöver inte bara bestå av text i dokument. Informationen kan presenteras på olika sätt beroende på vad som gör den tydlig och användbar för medarbetarna. Det kan handla om allt från dokument och checklistor till filmer, bilder och illustrationer.
Det viktiga är att informationen är korrekt, lätt att förstå och enkel att hitta för den som behöver den. Genom att anpassa formatet efter verksamheten och medarbetarnas behov blir det också enklare att göra kvalitetsarbetet till en naturlig del av arbetet.
I Add Ledningssystem kan du samla information i olika format och komplettera dokument med exempelvis bilder, filmer, länkar och filer. Det gör det möjligt att anpassa hur informationen presenteras efter verksamheten och de personer som ska använda den.
💡Tips! Många av våra kunder använder även Add som ett intranät. Det gör att kvalitetsledningssystemet tar en naturlig plats i det dagliga arbetet.
Add gör det enkelt att arbeta med kvalitet
Add Kvalitetsledningssystem är ett stöd för både små och stora företag som vill skapa struktur, följa upp kvaliteten och arbeta systematiskt med förbättringar. Ledningen får bättre möjligheter att styra och följa upp arbetet, samtidigt som medarbetarna enkelt kan hitta rätt information, rapportera avvikelser och bidra till förbättringar.
Eftersom varje verksamhet har olika behov kan ni anpassa struktur, innehåll, behörigheter och arbetssätt i Add utan programmering.
Vill du se hur Add Kvalitetsledningssystem kan stötta er verksamhet?