Processkartläggning ger en bild av hur olika arbetsmoment utförs i en verksamhet. När du visualiserar arbetsflöden blir det tydligt hur olika delar relaterar till varandra och var det finns möjlighet till förbättring.
I den här artikeln beskriver vi hur du gör en processkartläggning med konkreta tips och exempel. Du får också uppslag på hur du kan använda kartläggningen för att utveckla verksamheten och arbete med processhantering.
Vad är processkartläggning?
Processkartläggning är ett sätt att visualisera hur olika arbetsmoment hänger ihop och hur arbetet flyter genom verksamheten. Det innebär att göra en karta som visar ett arbetsflöde eller en process steg för steg där varje punkt representerar en aktivitet eller ett beslut. Med hjälp av symboler, pilar och beskrivningar ritar du upp hur arbetet ska utföras, vem som ska göra vad och i vilken ordning.
En processkartläggning gör det enkelt för alla i organisationen att snabbt förstå hur processen fungerar utan att behöva läsa långa instruktioner. Den hjälper också till att upptäcka moment som går att förbättra eller förenkla. Genom att se hela processen framför sig blir det tydligt var det finns onödiga steg eller där arbetet skulle kunna flyta smidigare.
Nedan går vi igenom hur du gör en processkartläggning.
Steg 1: Välj process och definiera ramar för processkartläggningen
Börja med att bestämma vilken process du ska kartlägga och var den börjar och slutar. En process har alltid en tydlig startpunkt som sätter igång arbetet och en slutpunkt där resultatet är levererat. Det kan till exempel vara från det att en kund lägger en order tills att varan är levererad och fakturan betald.
Därefter identifierar du processens ingångsvärden och utgångsvärden. Ingångsvärden är allt som krävs för att processen ska kunna starta, det kan vara information, material, system eller kompetens. Utgångsvärden är det som processen ska leverera, som en produkt, en tjänst eller ett beslut.
Exempel: En fakturahanteringsprocess startar när en faktura kommer in (startpunkt) och slutar när betalningen är bokförd (slutpunkt). Ingångsvärdet är fakturan och utgångsvärdet är en genomförd och bokförd betalning.
TIPS! Avgränsa och undvik att göra processen för stor. Dela hellre upp en komplex process i mindre delar som är enklare att kartlägga. Du kan alltid länka ihop delprocesserna senare för att se helheten.
Skapa tydliga processer som visar hur arbetet ska utföras med Add Processhantering. Boka en demo och prata med en expert.
Steg 2: Samla rätt personer att delta i kartläggningen
Bjud in medarbetare som arbetar i processen som du ska kartlägga. Du behöver både de som utför arbetet dagligen och de som leder eller stödjer processen. Tänk på att skapa en bra mix i gruppen då det ger fler perspektiv och gör processkartläggningen mer fullständig. Ha också gärna med personer som tar emot resultatet från processen.
TIPS! För att få bra diskussioner bör gruppen varken vara för stor eller för liten. Tre till sex personer brukar vara lagom. Be deltagarna förbereda sig genom att fundera över hur de arbetar i processen idag.
Insikt: Kvalitetschefens fem största utmaningar och möjligheter
Steg 3: Lista alla aktiviteter i processen
Samla gruppen och skapa tillsammans en lista över alla aktiviteter som ingår i arbetsprocessen. Skriv ner varje aktivitet och vem som ansvarar för att utföra den. I det här steget spelar ordningen av aktiviteterna ingen roll.
För varje aktivitet kan du dokumentera:
- Vad som görs
- Vem som utför arbetet
- Vilket resultat aktiviteten ska ge
- Vilka verktyg eller system som man använder
- Ungefär hur lång tid aktiviteten tar
Be gruppen granska listan noga. Har ni fått med alla steg? Finns det aktiviteter som egentligen är flera olika moment? Tänk på att hitta en rimlig detaljnivå i arbetet eftersom det ofta blir alltför detaljerat och tar därför för lång tid att komma i mål. Det går ju också bra att lämna enskilda processer och sedan återkomma till dem vid ett senare tillfälle och då dela upp processen i underprocesser.
TIPS! Använd gärna post-it lappar där ni skriver en aktivitet per lapp.
Steg 4: Bestäm aktiviteternas ordningsföljd
Utgå från processens startpunkt och diskutera med gruppen i vilken ordning som aktiviteterna sker. Tänk på att vissa aktiviteter kanske sker parallellt medan andra måste hända i en viss följd.
Använd post-it lapparna från föregående steg och flytta runt dem tills ordningen känns logisk. För varje aktivitet fråga gruppen:
- Vad måste vara klart innan denna aktivitet kan starta?
- Vilka aktiviteter kan pågå samtidigt?
- Vad blir nästa steg när aktiviteten är klar?
- Finns det beslutspunkter där processen kan ta olika vägar?
Ta också hänsyn till beroenden mellan olika roller och system. Kanske måste en person vänta på information från en annan innan arbetet kan fortsätta? Eller så behöver kanske systemet uppdateras innan nästa steg kan starta?
Steg 5: Rita processkartan
Nu ska du omvandla aktivitetslistan och ordningsföljden till en visuell processkarta. Börja med huvudstegen och lägg sedan till detaljer. För att göra kartan tydlig använder du olika symboler med standardiserade betydelser. Tänk på att hålla det enkelt och använd bara de symboler du verkligen behöver. Du kan alltid lägga till mer information senare.
TIPS! Med Add Processhantering kan du skapa kartor och flödesscheman för processer och arbetsrutiner.
Boka 30 minuter demo av Add Processhantering.
Steg 6: Kontrollera att kartläggningen är korrekt
Bekräfta att processkartan stämmer med verkligheten genom att samla gruppen igen och gå igenom kartan steg för steg. Be alla granska flödet noga och fundera på om allt är med och i rätt ordning. Be även personer som inte deltog i processkartläggningen men som arbetar i processen att också kontrollera. Låt dem testa att följa flödet för att se om de förstår och kommer fram till samma sak.
Steg 7: Dokumentera processkartläggningen
När alla är överens om att kartläggningen stämmer ska du dokumentera den ordentligt.
- Spara kartan i ett format som alla kan öppna
- Ge den ett tydligt namn och versionsnummer
- Skriv datum för när den är skapad
- Lägg den där alla berörda kommer åt den
- Skapa en enkel manual som förklarar symbolerna
Kom ihåg att du behöver uppdatera en processkarta när det sker en förändring i arbetssättet. Bestäm därför hur ofta ni ska granska kartan och vem som tar ansvar för att hålla den aktuell.
Många tillfällen att använda en processkartläggning
Nedan är tio områden där du kan ha nytta av processkartläggning, men det finns väldigt många fler användningsområden.
- Förbättringsarbete: Med processkartläggning kan du identifiera flaskhalsar och problem i arbetet och få verksamheten att fungera effektivare.
- Hjälpa medarbetare: Ger alla bättre förståelse för arbetet. Lär upp nya medarbetare så de snabbt förstår sina
arbetsuppgifter och sin roll. - Riskhantering: Med processkartläggning kan du hitta kritiska moment i processen där det finns risk för fel eller problem.
- Digitalisering: Kartlägg nuvarande arbetssätt innan du inför nya system eller automatiserar.
- Kvalitetssäkring: Skapa rutiner och kontrollpunkter som säkerställer jämn kvalitet. Kartläggning av processer
är en viktig del i kvalitetsarbete. - Kommunikation: Använd kartläggningen för att förklara för kunder och leverantörer hur ni arbetar och levererar tjänster.
Tydlighet och transparens bidrar till ökad kundnöjdhet. - Revision: Processkartläggning är ett värdefullt verktyg vid internrevision och externa revisioner.
Det blir enkelt att följa arbetets gång vid revisonen. - Samarbete: Kartor över arbetsprocesser tydliggör gränssnitt mellan avdelningar och roller för bättre samverkan.
- Mätning: Med hjälp av processkartläggningen kan du identifiera var i processen du ska mäta för att
följa upp resultat och effektivitet. - Standardisering: Med tydliga processer kan du säkerställa att alla medarbetare utför arbetet
på samma sätt för att undvika variation.
Processkartläggning med Add Processhantering
Med Add Processhantering kan du visualisera verksamhetens arbete genom att skapa strukturer och flöden över processer. Koppla aktiviteter till instruktioner, arbetsrutiner, och andra dokument och gör det enkelt för medarbetare att hitta information när de behöver den.
Använd Add Processhantering som en del av ditt ledningssystem eller som fristående.
Vill du veta mer?