Organisationer med en hög processmognad har en högre lönsamhet än genomsnittet enligt en studie från McKinseys. Skillnaden ligger inte i att dessa företag har bättre processer, utan att processledning och processkultur är direkt kopplade till strategiska mål snarare än historiska arbetssätt.
Processledning för ledning och VD
Processledning handlar om att systematiskt utveckla, styra och förbättra arbetsflöden för att bli effektivare och uppnå önskade resultat. När ledning och VD kopplar processerna till strategiska mål blir det möjligt att skapa särskilt väl fungerande arbetssätt som driver ekonomiska resultat. Det ger också bättre förutsättningar för verksamhetsstyrning och att löpande leverera på strategiska mål kring lönsamhet, kundnöjdhet och innovation.
En verksamhet med välstrukturerade processer har bättre förmåga att navigera i förändring och anpassa sig efter marknadens förutsättningar. Genom att etablera tydliga och transparenta processer kan ledningen snabbare genomföra strategiska förändringar och överbrygga gapet mellan beslut och resultat.
Processledning kopplat till strategiska mål
Om strategin kan sägas vara organisationens karta mot framtiden, är processerna sättet ni tar er dit. Det är inte ovanligt att ledningsgrupper beslutar om ambitiösa strategiska mål utan att verksamheten har de resurser och processer som krävs för att förverkliga dem. Visionen finns där men verktygen saknas. Verksamheter med stark koppling mellan process och strategi har därför mycket större sannolikhet att nå sina strategiska mål.
Att använda processledning som strategiskt verktyg flyttar fokus från hur saker görs till varför. När processerna utgår från strategin blir varje steg ett medvetet val som driver organisationen mot långsiktiga mål och inte bara rutinarbete.
Processledning och ledningssystem
Ett ledningssystem med stöd för processhantering är en stor tillgång vid processledning. Det blir ett ramverk för att säkerställa regelefterlevnad och måluppfyllelse, samtidigt som det ger ledningen insikt och underlag vid beslutsfattande.
Ledningssystemet samlar styrdokument, processer och arbetsrutiner som systematiskt styr verksamhetens alla delar mot gemensamma mål. Det tydliggör också ansvar, roller och arbetssätt som skapar förutsägbarhet och möjliggör kontinuerlig förbättring av verksamheten. Ledningssystemet blir både ett strategiskt verktyg för att uppnå affärsmål och ett operativt stöd för medarbetare i dagligt arbete.
Läs även: Vad är ett ledningssystem och hitta rätt verktyg för ledningssystem för kvalitet
Utveckla din verksamhet med Add Ledningssystem och Processhantering
Effektiv hantering av processer på alla nivåer i din verksamhet. Smidigt och användarvänligt.
Börja arbeta med strategisk processledning
Att gå från insikt till handling är ofta det svåraste steget. Det viktigaste är därför att bara se till att komma igång och när du har skapat goda resultat i en process blir det lättare att gå vidare till andra delar av organisationen.
Nedan har vi samlat råd för hur du som ledare kommer igång med strategisk processledning och skapar processer som är i linje med de strategiska målen.
1. Börja med strategisk kartläggning
Innan du förändrar eller skapar nya processer, identifiera vilka processer som är kritiska för din strategi:
- Samla ledningsgruppen och identifiera 3-5 processer som har störst påverkan på verksamhetens strategiska framgång. Ta hjälp av processkartläggning och processkartor.
- Gör en nulägesanalys: Hur presterar dessa processer idag mot era strategiska mål?
- Prioritera processerna utifrån både strategisk betydelse och förbättringspotential.
2. Ge varje process en processägare
Varje strategisk process behöver en tydlig ägare med:
- Mandat att driva förändringar över avdelningsgränser
- Ansvar för hur processen fungerar mot strategiska mål
- Tillräckligt med resurser för att kunna implementera förbättringar
- Direkt rapporteringsväg till ledningsgruppen
3. Definiera mätbara kopplingar till strategin
Konkretisera hur processerna bidrar till strategin:
- Identifiera 2–3 nyckeltal per process som direkt kopplar till strategiska mål
- Sätt upp regelbunden uppföljning och gärna minst kvartalsvis
- Se till att processägarna har aktuell data om hur processerna presterar
4. Implementera i faser
Undvik att förändra allt på en gång:
- Börja med en pilotprocess där du kan visa snabba framgångar
- Implementera i 90-dagars förbättringscykler med tydliga mål
- Dokumentera och kommunicera framgångar för att bygga momentum
5. Skapa rätt förutsättningar
Organisationens struktur och kultur måste stödja processarbetet:
- Skapa någon form av incitament så att det premierar processamarbete över avdelningsgränser
- Se till att ledare på alla nivåer förstår och kan kommunicera processernas strategiska betydelse
- Ge en processägare en formell status och med tydlig plats i beslutsfattande forum.
6. Bygga kapacitet och kompetens
Investera i rätt kompetens för att driva arbetet framåt:
- Utbilda nyckelpersoner i processledning och förbättringsarbete
- Skapa tvärfunktionella team för att förbättra och förvalta processerna
- Överväg att certifiera processledare (till exempel i Lean eller Six Sigma)
7. Hantera motstånd proaktivt
Förändringsmotstånd kommer att uppstå och förbered dig på det:
- Kommunicera tydligt varför förändringen är nödvändig ur ett strategiskt perspektiv
- Skapa snabba framgångar och synliggör dem för att öka acceptansen
- Identifiera personer som kan vara kritiska och se om det finns möjlighet att involvera dem i arbetet och att bidra i arbetet
8. Ge förutsättningar för uthållighet
Kom ihåg att strategisk processledning är en resa och inte en destination:
- Planera regelbundna strategiska processrevisioner (minst årligen)
- Väg in kunskap och erfarenhet inom processledning som en viktig merit när du planerar vem som ska ta över nyckelpositioner i företaget i framtiden
- Utveckla en kultur av kontinuerlig processförbättring kopplad till strategin
Addsystems hjälper ledning och chefer med effektiv processhantering
Boka demo och ställ dina frågor till en sakkunnig.
Mät processresultat mot de strategiska målen
Det är vanligt att mäta processer isolerat, till exempel som att följa upp på ledtider, felfrekvens eller resursåtgång utan att koppla mätetalen till hur de påverkar verksamhetens övergripande mål. Processernas verkliga strategiska värde kan du först se när du mäter processerna mot stora mål och KPI:er.
När processerna får tala samma språk som strategin får du en röd tråd från ledning till produktionsgolvet. Ett företag med ambitionen att vara marknadsledande på kundupplevelse bör till exempel inte bara mäta kundtjänstprocessen utifrån hur snabbt ärenden hanteras, utan hur väl processen bidrar till kundnöjdhet och rekommendationsvilja.
Ledarens roll i strategisk processledning
Som ledare vid strategisk processledning är din roll att skapa förutsättningar för effektiva och anpassningsbara processer. Du bör till exempel se till att processerna är tydliga och ge medarbetare frihet att anpassa sig när nya förutsättningar uppstår. Det kräver en ledarstil som både främjar disciplin och kreativitet, där verksamheten följer processerna men också ständigt arbetar för att förbättra dem.Vid strategisk processledning behöver du som ledare:
- Skapa en kultur där processer ständigt utvecklas
- Sätta tydliga processmål istället för att detaljstyra aktiviteter
- Ta bort hinder som får processerna att fungera sämre
- Förklara varför processerna finns och vilka strategiska mål de stödjer
En annan viktig uppgift är att bryta barriärer mellan avdelningar. Strategiska processledning sträcker sig ofta över hela organisationen, och du behöver motverka att varje avdelning optimerar sitt eget arbete på bekostnad av helheten. När Volvo Cars implementerade sin processorienterade organisation var det just ledarnas förmåga att bygga samarbete över avdelningsgränserna som blev avgörande för framgången.
Läs även: Digitalt ledningssystem vs Microsoft SharePoint som ledningssystem
Reflektionsfrågor för ledningsgruppen
Avslutningsvis följer här några övergripande frågor som kan fungera som utgångspunkt för en diskussion i ledningsgruppen:
- I vilken grad har vi kopplat våra processer till våra strategiska mål?
- Hur säkerställer vi att våra processer skapar värde för kunden och inte bara effektiviserar hur vi arbetar internt?
- I vilken utsträckning uppmuntrar och belönar våra styrsystem samarbete över process- och avdelningsgränser?
- Hur väl förstår medarbetare på alla nivåer kopplingen mellan sina dagliga aktiviteter och företagets strategi?
- Vad behöver vi utveckla i organisationen för att stärka vår strategiska processledning?
Genom att regelbundet återkomma till dessa frågor skapar ni en grund för kontinuerlig utveckling av organisationens strategiska processarbete och säkerställer att processerna förblir ett kraftfullt verktyg för att uppnå organisationens övergripande mål.
Effektiv processledning med Add Ledningssystem
Add Ledningssystem har stöd för processhantering och hjälper organisationer att kartlägga, analysera och utveckla verksamhetsprocesser. Verktyget stödjer ledningsgrupper, ledare och medarbetare i arbetet med att skapa effektiva processer som bidrar till organisationens resultat.
Processverktyget ger:
- Visualisering av processer och deras koppling till strategiska mål
- Möjlighet att mäta och följa upp processer mot definierade nyckeltal
- Stöd för samarbete över avdelningsgränser
- Analys av processer för att identifiera förbättringsområden
- Rapportering som underlättar beslutsfattande
Vill du veta mer?