Så skapar du en processkarta – instruktioner och tips

Många goda skäl att skapa en processkarta

Det finns många bra användningsområden för processkartor både i det dagliga operativa arbetet som i ledningens strategiska arbete.

• Ger en gemensam förståelse för hur verksamheten faktiskt fungerar. Den gör det möjligt för medarbetare att se sin roll i ett större sammanhang och minskar missförstånd om hur arbetet ska gå till.
  
  
• När du vill analysera ett arbetsflöde för att hitta förbättringsmöjligheter är en processkarta till stor hjälp. Kartan gör det enklare att upptäcka flaskhalsar, onödiga steg eller möjligheter till effektivisering.
  
  
• En processkarta är värdefull vid introduktion av nya medarbetare, då den ger en bra översikt av verksamhetens processer och arbetsflöden. Kartan gör det enklare för medarbetaren att förstå sin roll.
  
  
• Vid certifiering och revision kan processkartor vara ett krav. Det gäller till exempel vid certifiering av ISO 9001 för kvalitetsledningssystem. Kartor är också till stor hjälp vid internrevision.
  
  
• När du vill digitalisera eller automatisera processer gör en karta det tydligare exakt vilka steg som behöver eller kan automatiseras och hur de hänger ihop.

Processkartan är även till stor hjälp för ledningens arbete

För ledningsgrupp och chefer är processkartor ett kraftfullt strategiskt verktyg vid verksamhetsstyrning. Med en visuell bild av organisationens processer kan ledningen fatta mer välgrundade beslut om fördelning av resurser, prioriteringar och investeringar.

Fem områden där ledningen har stor hjälp av en processkartor:

• Gör det enklare att bedöma om organisationens processer är i linje med övergripande affärsmål och strategi.
  
  
• Kan hjälpa till vid riskbedömning och att identifiera kritiska processer som direkt påverkar kundnöjdhet och verksamhetens långsiktiga mål.
  
  
• Gör det lättare att upptäcka områden där processer kan behöva omformas eller där nya processer behöver utvecklas för att möta förändrade marknadsvillkor eller kundkrav.
  
  
• Ledningen kan använda kartor för att kommunicera visioner och mål till organisationen och konkret visa hur olika aktiviteter bidrar till helheten.
  
  
• Underlättar resursplanering eftersom processkartan gör det tydligare vilka processer som är mest resurskrävande och var det kan finnas utrymme för effektivisering.

Så skapar du en processkarta steg för steg

Att skapa en processkarta är ett steg i det bredare arbetet med processkartläggning. Utöver att rita kartan täcker processkartläggning även in förberedande arbete och efterföljande analys. Utan dem riskerar processkartan att bli en förenklad bild som missar viktiga aspekter av det faktiska flödet.

När du är redo att skapa processkartan gör du det i följande steg:

1. Sätt ramen – Definiera start och slutpunkt för processen och avgränsa vad processkartan inte ska hantera.
   
   
2. Lägg till aktiviteter – Lista alla aktiviteter i processen och placera i logisk ordning. Rita ut aktiviteterna med relevanta symboler. Använd gärna även simbanor eller sk swimlanes för att gruppera processer i en processbild.
   
   
3. Koppla ihop med flödespilar – Visa riktning och ordning med pilar och ge dem gärna namn.
   
   
4. Lägg till beslutspunkter – Markera var processen kan ta olika vägar och vad dem leder till.
   
   
5. Identifiera roller – visa som rollnamn eller med specifika namn vem som ansvarar för olika aktiviteter.
   
   
6. Koppla in dokument och annan information – Visa vilka dokument eller system som används i processen om detta är relevant.
   
   
7. Stäm av processkartan – Kontrollera med chefer och medarbetare som har insikt i processen att kartan stämmer.
   

💡 Tänk på! En processkarta ska vara tydlig och lätt att förstå och använda. Håll den enkel utan för mycket information då det annars gör kartan svårläst.

Praktiska tips

• Använd alltid samma riktning, vanligtvis vänster till höger eller uppifrån och ned.
  
  
• Skapa olika vyer för olika målgrupper (översikt vs detaljerad karta).
  
  
• Använd standardsymboler då det gör kartan mer universell och enklare att tolka. Blanda inte symboler från olika symbolsystem.
  
  
• Använd färgkodning meningsfullt, till exempel olika färger för olika avdelningar eller rollansvar.
  
  
• Använd länkar i digitala kartor för att länka till dokument och information.
  
  
• Versionshantera dina processkartor för att spåra förändringar över tid.
  
  
• Skapa olika vyer för olika målgrupper (översikt vs detaljerad karta)
  

Symboler för processkartor och flödesschema

Processkartor och flödesscheman använder bestämda symboler för att visa olika element och händelser. Här är de vanligaste symbolerna för processkarta och flödesschema, och hur du använder dem.

Symbol	Namn	Betydelse
	Start och slut	Markerar början och slutet på en process
	Process / aktivitet	Representerar en process eller aktivitet
	Beslut	Beslutspunkt där flödet kan ta olika vägar beroende på ett ja/nej-svar
	Input och output	Representerar inmatning eller utmatning av data
	Flödeslinje / pil	Visar riktningen och ordningen i flödet
	Dokument	Visar att dokument eller rapport finns
	Databas	Visar datalagring eller databasåtgärd
	Anslutning	Kopplar ihop olika delar av ett flödesschema, till exempel vid sidbyten

Gör en tydlig hierarki

Processkartor kan vara i olika nivåer och visa en övergripande process eller en detaljerad underprocess. Med en tydlig hierarki kan användaren börja med en översiktskarta för att sedan fördjupa sig i specifika områden efter behov, utan att förlora sammanhanget eller översikten av helheten.

Övergripande processkarta

Den högsta nivån i hierarkin är översiktskartan som ger en generell vy över en process. Processkartor på strategisk nivå är bra när du vill visa processens kärnmoment och huvudsakliga flöde utan för mycket detaljer.

En bra översiktskarta:

• Visar bara huvudaktiviteter utan för mycket detaljer.
  
  
• Hänvisar till underprocesser för mer detaljerade processkartor.
  
  
• Lyfter fram viktiga beslutspunkter och kopplingar mellan processer.
  
  
• Håller sig till max 7-9 huvudaktiviteter för att vara överskådlig.
  
  

Detaljerade processkartor för underprocesser

En underprocess är en huvudaktivitet från översiktskartan eller en mindre process som ingår i en större process och som går att bryta ned till egna processkartor. En processkarta för en underprocess ska fungera både självständigt och som en del av helheten. En bra processkarta för en underprocess:

• Visar tydligt var i huvudprocessen underprocessen passar in. Till exempel  ”Underprocess A1: Kundregistrering”.
  
  
• Innehåller detaljerade steg, inputs, outputs och ansvar.
  
  
• Innehåller specifika system, dokument och data som processen använder.
  
  
• Håller sig fortfarande till rimliga proportioner. Om en underprocess blir för komplex bör du bryta ned den ytterligare.
  
  

💡TIPS! Undvik för mycket information i en enda karta och skapa hellre flera processkartor.

Förankra processkartan med medarbetare

För att en processkarta ska bli ett användbart verktyg för hela verksamheten bör berörda medarbetare vara delaktiga i kartläggningen. De som dagligen arbetar i processerna besitter ofta den mest värdefulla kunskapen om hur arbetet faktiskt utförs och vilka förbättringsmöjligheter som finns. Genom att involvera medarbetare i kartläggningsfasen vet du att processkartan blir korrekt samtidigt som du skapar en känsla av ägarskap.

Involvera representanter från olika delar av verksamheten i en workshop och låt dem granska utkastet. Detta gör processkartan mer verklighetsförankrad, minskar motstånd mot förändring och bidrar till att kartan blir ett levande dokument snarare än en teoretisk modell som ni inte använder.

Exempel på processkarta

Det finns många olika sorters processkartor och här är några av de vanligaste typerna.

Processkarta översikt

Flödsschema

Processkarta detaljerad

Verktyg för att skapa processkartor

Det finns många verktyg för att skapa processkartor. Med Add Processhantering får du ett användarvänligt verktyg för att rita processkartor, flödesscheman och processledning. Det är en naturlig del av ett ISO-certifierat ledningssystem och kännetecknas av enkel navigering och tydlig struktur.

Verktyget är klickbart, vilket gör det lätt att gå direkt till en specifik process och lägga till processägare, beskrivningar eller relaterade dokument. De uppbyggda processerna organiseras i en trädstruktur, vilket möjliggör smidig koppling till valfri process från dokumenthanteringen.

Add Processhantering går att använda som en del av ditt ledningssystem eller som fristående.

💡 Tips! I Add kan du länka olika delar av processkartran till instruktioner, arbetsrutiner och styrande dokument som till exempel en ISO-standard eller lagkrav.  

Läs även: Digitalt ledningssystem vs Microsoft SharePoint

Ord och begrepp relaterat till processkartor

Nedan är vanliga ord och begrepp som ofta förekommer i samband med processkartor.

• Aktivitet – Konkreta arbetsmoment som sker inom processen, vanligtvis ritade som rektanglar i processkartan.
  
  
• Beslutspunkter – Punkter i processen där det finns olika vägar baserat på specifika villkor, ofta ritade som diamanter.
  
  
• Milstolpe – Viktiga punkter i en process som markerar betydande framsteg eller resultat.
  
  
• Swimlanes eller simbanor – Horisontella eller vertikala fält som delar upp processkartan efter ansvariga roller, avdelningar eller funktioner för att tydliggöra vem som ansvarar för specifika aktiviteter.
  
  
• Underprocess – Mindre processer som ingår i en större process och som kan brytas ned till egna processkartor.
  
  
• Input och output – Resurser, information eller material som går in i en process (input) respektive resultat som kommer ut (output).
  
  
• Notation – Ett standardiserat system av symboler, regler och riktlinjer som används för att rita processkarta eller flödesschema.
  
  
• Processägare – Person med övergripande ansvar för en specifik process från utformning till kontinuerlig förbättring. Processägaren är ansvarig för att processen fungerar effektivt och åstadkommer det den är avsedd att göra.
  
  
• BPMN (Business Process Model and Notation) – En standard för symboler och notationer.
  
  
• SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers) – Metod för att kartlägga hur en process ser ut på en högre nivå och från början till slut.
  
  
• Värdeflödesanalys – Metod för att kartlägga och visualisera flödet av material och information genom en process. Syftet är att identifiera värdeskapande aktiviteter och slöseri för att skapa effektivare processer.