ISO 9001:2026 – vad är nytt och vad behöver din organisation göra?
ISO 9001:2026 innebär flera förändringar för organisationer som arbetar med kvalitetsledning. Den uppdaterade standarden lägger större vikt vid kvalitetskultur, etiskt agerande, förändringshantering samt risker och möjligheter. Här går vi igenom vad som skiljer ISO 9001:2026 från ISO 9001:2015, vilka datum som gäller för övergången och hur ni kan förbereda ert kvalitetsledningssystem.
Vad är ISO 9001:2026?
ISO 9001:2026 är den senaste utgåvan av den internationella standarden för kvalitetsledningssystem. Den hjälper företag och organisationer att uppfylla kundkrav, hålla en jämn kvalitet i sina processer och arbeta med ständiga förbättringar.
Uppdateringen tar hänsyn till förändrade förutsättningar, bland annat digitalisering, ny teknik och alltmer komplexa leveranskedjor. Den behåller grundstrukturen från ISO 9001:2015, men utvecklar och förtydligar flera krav.
Organisationer som redan arbetar enligt standarden behöver därför inte bygga upp ett helt nytt kvalitetsledningssystem. Däremot behöver de undersöka hur de nya kraven påverkar verksamhetens arbetssätt. Kanske kan det även finnas anledning att överväga en uppgradering av sitt systemstöd.
De största förändringarna jämfört med ISO 9001:2015
Kundfokus, processinriktning, riskbaserat tänkande och ständiga förbättringar är fortfarande centrala delar av ISO 9001. Uppdateringen omfattar framför allt fem områden:
Kvalitetskultur och ledarskap: Ledningen får ett tydligare ansvar för att främja kvalitetskultur och etiskt agerande.
Risker och möjligheter: Standarden skiljer tydligare mellan att förebygga problem och identifiera möjligheter till utveckling.
Förändringshantering: Större fokus på att planera och följa upp förändringar som påverkar kvaliteten.
Medarbetarnas medvetenhet: Ökad betoning på kvalitetskultur, ansvar och kunskap i organisationen.
Vägledning och samordning: Uppdaterad vägledning, införlivade klimatförtydliganden och bättre anpassning till andra ISO-standarder.
Ledningen ansvarar för kvalitetskultur och etiskt agerande
ISO 9001 har länge ställt krav på ledningens engagemang. I den nya utgåvan får kvalitetskultur och etiskt agerande större betydelse.
Ledningen behöver skapa förutsättningar för medarbetarna att ta ansvar, följa gemensamma arbetssätt och bidra till förbättringar. Kvalitet ska vara en naturlig del av det dagliga arbetet, inte något som organisationen bara diskuterar inför revisioner.
Vad betyder det för er?
Granska hur cheferna arbetar med kvalitet i vardagen. Följer de upp förbättringsförslag? Uppmuntrar de medarbetarna att rapportera brister? Förklarar de varför gemensamma rutiner är viktiga?
Ett sätt att stärka kvalitetskulturen är att regelbundet diskutera avvikelser, resultat och förbättringar på arbetsplatsträffar. Då visar ledningen att kvalitetsfrågorna är en del av verksamhetens prioriteringar.
Arbeta tydligare med både risker och möjligheter
ISO 9001:2015 introducerade riskbaserat tänkande som en central del av kvalitetsledningen. Den nya utgåvan skiljer tydligare mellan åtgärder som förebygger negativa händelser och insatser som kan skapa positiva resultat.
En risk kan vara att en kritisk leverantör levererar för sent. En möjlighet kan vara att använda automatisering eller dataanalys för att upptäcka kvalitetsbrister tidigare och effektivisera processer.
Vad betyder det för er?
Undersök hur verksamheten identifierar och följer upp risker och möjligheter. Finns det en tydlig metod för båda, eller ligger fokus främst på att förebygga problem?
Använd erfarenheter från avvikelser, kundsynpunkter och förbättringsförslag för att hitta utvecklingsmöjligheter. Bedöm också hur dessa påverkar verksamhetens mål och prioriteringar.
Planera och följ upp förändringar som påverkar kvaliteten
Nya IT-system, leverantörsbyten och förändrade arbetssätt kan påverka organisationens förmåga att uppfylla kundkraven. ISO 9001:2026 lägger större vikt vid att planera och hantera sådana förändringar på ett strukturerat sätt.
Vad betyder det för er?
Se över hur verksamheten hanterar förändringar i dag. Finns det tydliga rutiner för vem som fattar beslut, informerar berörda medarbetare och ansvarar för uppföljningen?
Bedöm inför varje förändring:
Hur den påverkar kvaliteten och befintliga processer.
Vilka risker och möjligheter som kan uppstå.
Vilka resurser och kompetenser som krävs.
Hur organisationen ska kontrollera att förändringen ger önskat resultat.
Dokumentera besluten och följ upp genomförandet för att upptäcka problem i tid och minska risken för störningar.
4. Gör kvalitetsarbetet begripligt för medarbetarna
ISO 9001:2026 betonar medarbetarnas medvetenhet om kvalitetskultur, etiskt agerande och det egna ansvaret. Standarden förtydligar även betydelsen av att organisationen har tillgång till den kunskap som krävs för att utföra arbetet.
Medarbetarna behöver förstå sitt ansvar, veta var de hittar rätt information och hur deras arbete bidrar till verksamhetens resultat.
Vad betyder det för er?
Undersök om rutinerna är lätta att hitta, förstå och använda. Se också över introduktionen av nyanställda och hur verksamheten informerar om förändrade arbetssätt.
Några konkreta åtgärder är att:
Ta upp kvalitetsarbetet under introduktionen av nya medarbetare.
Förenkla omfattande instruktioner till tydliga checklistor.
Ge medarbetarna möjlighet att rapportera avvikelser och lämna förbättringsförslag.
Se till att alla känner till sina ansvarsområden.
Det gör det enklare att följa gemensamma rutiner och bidra till verksamhetens utveckling.
5. Tydligare vägledning och bättre samordning med andra ISO-standarder
Den uppdaterade bilagan A ger mer vägledning om hur organisationer ska förstå och tillämpa kraven. Den förklarar bland annat standardens struktur, begrepp och syfte, utan att införa nya krav.
Klimatförtydligandena från 2024 ingår nu i standardtexten. Organisationen behöver därför bedöma om klimatförändringar är relevanta utifrån verksamhetens förutsättningar.
ISO 9001:2026 har också en struktur som ligger närmare andra ISO-standarder för ledningssystem. Det gör det enklare att samordna kvalitetsarbetet med exempelvis ISO 14001 och ISO 45001.
Vad betyder det för er?
Organisationer som arbetar enligt flera standarder, som ISO 14001 och ISO 45001, kan samordna internrevisioner, dokumentstyrning och ledningens genomgång.
Med ett integrerat ledningssystem går det att hantera gemensamma krav i samma processer och samtidigt ta hänsyn till respektive standards särskilda krav.
Fem steg för att förbereda övergången till ISO 9001:2026
För de flesta organisationer handlar övergången om att anpassa befintliga arbetssätt, inte om att bygga upp ett nytt ledningssystem.
Genom att planera övergången i god tid blir det enklare att prioritera åtgärder, fördela ansvar och förbereda revisionen.
1. Genomför en gapanalys
Börja gärna med att jämföra kraven i ISO 9001:2026 med verksamhetens nuvarande arbetssätt. Identifiera eventuella brister och vilka delar av ledningssystemet som behöver utvecklas.
Sammanställ resultatet i en handlingsplan med ansvariga personer, tidsfrister och prioriteringar. Den ger en tydlig överblick och gör det enklare att följa arbetet.
2. Granska era processer och arbetssätt
Utgå från gapanalysen och identifiera vilka processer de uppdaterade kraven påverkar. Granska särskilt hanteringen av risker, möjligheter, förändringar, avvikelser och förbättringsåtgärder. Kontrollera också vem som ansvarar för olika moment och hur beslut och resultat följs upp.
3. Uppdatera berörda dokument och mål
Gå igenom rutiner, instruktioner och styrande dokument som de nya kraven påverkar.
Uppdatera bara det som behöver ändras. En ny standard innebär inte att all dokumentation måste skrivas om.
Kontrollera också att kvalitetspolicyn och kvalitetsmålen speglar verksamhetens nuvarande inriktning. Ta bort inaktuella instruktioner och se till att medarbetarna använder rätt versioner.
4. Förankra förändringarna i verksamheten
Förklara för ledningen och berörda medarbetare vad som behöver göras och varför. Fördela ansvar, planera eventuella utbildningsinsatser och ge medarbetarna möjlighet att ställa frågor. Använd gärna befintliga möten och kommunikationskanaler för att integrera förändringarna i det ordinarie arbetet.
5. Kontrollera resultatet genom internrevision
När verksamheten har genomfört anpassningarna är nästa steg att kontrollera att arbetssätten fungerar och uppfyller kraven.
Genomför en internrevision, dokumentera eventuella avvikelser och följ upp korrigerande åtgärder. Internrevisionen hjälper er att upptäcka kvarstående brister före certifieringsorganets övergångsrevision.
Kontakta även certifieringsorganet i god tid för att planera revisionen.
Add kvalitetsledningssystem kan göra det enklare att genomföra och följa upp de fem stegen. Med Add samlar ni dokument, ISO-krav och förbättringsåtgärder i en gemensam plattform och får bättre överblick över kvalitetsarbetet.
Tidsplan för övergången till ISO 9001:2026
16 september 2026 – ISO publicerar standarden
Övergångsperioden börjar och certifierade organisationer kan planera arbetet tillsammans med sitt certifieringsorgan.
Cirka mars 2028 – nya certifieringar följer 2026 års utgåva
Från och med mars 2028 väntas nya certifieringar utgå från ISO 9001:2026 i stället för den tidigare versionen. Det exakta datumet kan variera mellan certifieringsorganen.
30 september 2029 – övergångsperioden avslutas
Senast detta datum behöver certifierade organisationer ha genomfört övergången. Därefter upphör certifikat enligt ISO 9001:2015 att gälla.
Övergången kan normalt ske i samband med en ordinarie uppföljningsrevision, omcertifiering eller separat övergångsrevision. Planera tillsammans med certifieringsorganet så att det finns tillräckligt med tid för anpassningar och internrevision.
Certifierade enligt både ISO 9001 och ISO 14001?
ISO publicerade ISO 14001:2026 den 15 april 2026, och övergångsperioden för miljöstandarden löper till slutet av april 2029. Det ligger ungefär fem månader före sista datum för ISO 9001. Båda utgåvorna skärper dessutom kraven på planering av förändringar, så ni kan lägga gapanalys, processgenomgång och internrevision i samma projekt. Gör en gemensam plan med certifieringsorganet så att ni samordnar övergångsrevisionerna.
Vanliga frågor om ISO 9001:2026
När måste vi gå över till ISO 9001:2026?
Om ni är certifierade enligt ISO 9001:2015 behöver ni genomföra övergången senast den 30 september 2029. Ert certifieringsorgan kan hjälpa er att planera när övergångsrevisionen ska genomföras.
Behöver vi genomföra en helt ny certifiering?
Nej, normalt behöver ni inte börja om med en helt ny certifieringsprocess. Ni kan vanligtvis genomföra övergången vid en ordinarie revision eller genom en separat övergångsrevision.
Måste alla medarbetare utbildas i de nya kraven?
Nej, standarden kräver inte att samtliga medarbetare genomgår en särskild utbildning om ISO 9001:2026. Däremot behöver ni säkerställa att berörda personer har rätt kompetens och förstår de arbetssätt och krav som påverkar deras uppgifter.
Måste vi uppdatera alla rutiner och dokument?
Nej, ni behöver bara uppdatera de dokument och arbetssätt som påverkas av de reviderade kraven. Börja med att identifiera skillnaderna och prioritera de förändringar som är relevanta för er verksamhet.
Gäller ISO 9001:2026 även organisationer som inte är certifierade?
Ja, alla organisationer kan använda ISO 9001 som stöd för sitt kvalitetsarbete, oavsett storlek och bransch. Om ni inte är certifierade kan ni använda den nya utgåvan för att utveckla era processer och arbeta mer systematiskt med kvalitet.
Förbered er för ISO 9001:2026 med Add Kvalitetsledningssystem
Med Add Kvalitetsledningssystem samlar ni dokument, processer, risker och förbättringsåtgärder i en gemensam plattform. Det ger bättre överblick och gör det enklare att följa upp hur verksamheten arbetar enligt ISO-kraven.
I Add kan ni bland annat:
Samla dokument, rutiner och processer med versionshantering och tydlig ansvarsfördelning.
Hantera risker, avvikelser och förbättringsåtgärder och följa upp att ansvariga genomför planerade insatser.
Planera och genomföra internrevisioner för att kontrollera hur verksamheten uppfyller ISO-kraven.
Samordna flera ISO-standarder och arbeta med både ISO 9001 och ISO 14001 på en gemensam plattform.
Koppla dokument och aktiviteter till relevanta krav för att underlätta uppföljning och visa hur verksamheten arbetar med kraven vid revision.
Add ger stöd både under övergången och i det löpande kvalitets- och förbättringsarbetet.