En genomgång av systematiskt kvalitetsarbete

Att låta allt som sker i en verksamhet präglas av kvalitet är en viktig del i att uppnå långsiktiga kundrelationer, en välmående organisation och goda resultat. Men hur upprätthåller man på bästa sätt en hög standard och ett konsekvent arbetssätt?
Svaret ligger i systematiskt kvalitetsarbete.

Den här artikeln förklarar vad systematiskt kvalitetsarbete innebär, dess syfte och fördelar samt hur du kommer i gång och kan arbeta med ett kvalitetsledningssystem.

Vad är systematiskt kvalitetsarbete?

Systematiskt kvalitetsarbete handlar om att förbättra kvalitet i en verksamhet genom att planera, genomföra, följa upp, analysera och förbättra allt den gör. Det ska finnas processer och arbetsrutiner som ser till att produkter, tjänster och arbetet i största allmänhet håller en hög standard.

När en verksamhet arbetar systematiskt med kvalitet skapar organisationen en ram och praktiska verktyg för att säkra kvalitet och ett konsekvent arbetssätt. Systematiskt kvalitetsarbete sträcker sig med fördel över hela verksamheten och inkluderar produktion, inköp och logistik såväl som kundservice, försäljning, ekonomi och verksamhetsledning.

Systematiskt kvalitetsarbete är inte något du gör vid sidan av det vanliga arbetet, utan ska vara en naturlig del av det dagliga arbetet och ska leda till att verksamheten hela tiden blir bättre.

Vad menar man med kvalitet?

Kvalitet kan här betyda många olika saker. Ofta handlar det om att verksamheten uppfyller lagstadgade krav, följer relevanta föreskrifter, når uppsatta mål och lever upp till kunder och andra intressenters förväntningar. Det kan också syfta på kvalitet av produkter och tjänster, kundnöjdhet eller att uppnå ISO 9001 för kvalitet eller annan standard. För offentliga verksamheter kan kvalitet handla om rättssäkerhet, likabehandling och god resursanvändning.

Det viktiga är att verksamheten själv gör tydligt vad kvalitet betyder i just deras sammanhang, så att kvalitetsarbetet får en konkret riktning och går att utvärdera på ett meningsfullt sätt.

Fem steg inom systematiskt kvalitetsarbete

Planera, genomföra, följa upp, analysera och förbättra utgör fem steg i ett ständigt kretslopp. När man gått igenom alla stegen planerar man på nytt och arbetet fortsätter. Tanken är att kvaliteten hela tiden ska bli bättre genom att man går igenom stegen om och om igen.

1. Planera

Planering är grunden i kvalitetsarbete och ska allra helst omfatta alla delar av arbetet. Det kan till exempel handla om att planera för:

• Mål och mätpunkter: Tydliga och mätbara mål.
• Ansvarsfördelning: Bestämma vem som ansvarar för olika delar av kvalitetsarbetet, både på ledningsnivå och bland medarbetare.
• Tidsplan: Bestämma när olika aktiviteter ska vara genomförda, när uppföljning och utvärdering ska ske.
• Resurser: Planera vilka resurser, alltså tid, personal, ekonomi och kompetens som ni behöver för arbetet.
• Rutiner för dokumentation: Besluta om hur ni ska dokumentera arbetet.
• Kommunikationsplan: Planera hur ni ska kommunicera resultat och förbättringsarbetet inom organisationen.
• Riskanalys: Identifiera potentiella risker och hinder i kvalitetsarbetet och planera för hur ni ska hantera dessa.
• Kompetensutveckling: Planera eventuell utbildning som ni behöver för att medarbetare ska kunna delta på bästa sätt i kvalitetsarbetet.

2. Genomföra

I detta steg omsätter du planeringen i praktisk handling och genomför aktiviteter och insatser. Genomförandefasen kan variera i längd beroende på omfattning av det ni ska göra och kan vara från några veckor till flera månader eller till och med år för större förändringsarbeten.

Det kan till exempel handla om att:

• Införa nya processer, rutiner och arbetssätt.
• Göra förändringar i verksamheten.
• Informera och utbilda medarbetare om förändringar och nya rutiner.
• Se till att medarbetare har rätt kunskap och verktyg.
• Lösa praktiska problem som uppstår under genomförandet.
• Arbeta med internt och externt motstånd.
• Dokumentera avvikelser från planen och oväntade händelser.
• Kommunicera framgångar och utmaningar.

3. Följa upp

Att följa upp handlar om att systematiskt samla in data och annan relevant information, och baserat på den avgöra vart ni står just nu. Tänk på att ge en bred bild av nuläget som visar kvalitetsarbetet på ett rättvist sätt.

Uppföljningen ger ett faktabaserat underlag för det fortsatta arbetet.

4. Analysera

Granska och utvärdera resultaten i förhållande till uppsatta mål och förstå hur och varför verksamhetens kvalitet ser ut som den gör. Analysen ska också ge en bild av orsakssamband och möjliga förbättringsområden.

Att identifiera orsakssamband innebär att titta på relationen mellan orsaker och effekter för att förstå varför det blir på ett visst sätt. Orsaker kan till exempel vara resursbrist, kunskapsluckor eller otydliga rutiner.

Utifrån detta ska ni sedan hitta förbättringsåtgärder som utgår från grundorsaker snarare än symptom. Exempel på förbättringsåtgärder kan vara att justera arbetssätt, utbilda, omfördela resurser eller förändra organisationsstrukturer.

5. Åtgärda och förbättra

Genomför förbättringsåtgärderna som ni har bestämt er för. Tänk på att prioritera och avgränsa arbetet så att det blir rimligt utifrån förutsättningarna. Satsa på de insatser som ni tror kommer göra mest nytta och undvik att sätta igång för mycket på samma gång.

Dokumentera kvalitetsarbete

Det är viktigt att dokumentera kvalitetsarbetets faser. God dokumentation ger kontinuitet i kvalitetsarbetet över tid och förhindrar att förbättringsinitiativ bara blir en tillfällig insats. Insikter och kunskap från tidigare insatser är också särskilt värdefulla vid personalomsättning eller återkommande utmaningar.

Tänk på att undvika onödig administration och bara dokumentera det som är relevant för verksamhetens utveckling. En bra dokumentation ska vara konkret, användbar och ett verktyg för förbättring och ska inte bara göras för sakens skull.

Systematiskt kvalitetsarbete inom offentlig verksamhet

Alla kommuner, regioner, myndigheter och offentlig verksamhet har skyldighet att bedriva systematiskt kvalitetsarbete. Verksamheterna har olika regelverk och tillsynsmyndigheter, men det gemensamma är kravet på strukturerat, dokumenterat och systematiskt arbete med kvalitetsutveckling.

Det gäller till exempel:

• Vårdgivare inom hälso- och sjukvård, tandvård och verksamheter inom socialtjänst och LSS ska enligt Socialstyrelsens föreskrifter (SOSFS 2011:9) bedriva ett systematiskt kvalitetsarbete.
  
• Förskole- och skolenheter ska enligt Skollagen (2010:800) kontinuerligt planera, följa upp och utveckla utbildningen.
  
• Högre utbildning som högskolor och universitet ska enligt Högskolelagen (1992:1434) bedriva systematiskt kvalitetsarbete.
  
• Statliga myndigheter ska enligt förordning (2007:603) om intern styrning och kontroll ha processer för att säkerställa att de fullgör sina uppgifter och uppnår verksamhetens mål.

Förbättringsarbete ska även ske inom miljöområdet, där offentliga verksamheter med miljöpåverkan enligt Miljöbalken ska bedriva systematiskt miljöarbete. Även alla arbetsgivare inklusive offentlig verksamhet ska enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete.

Läs gärna! Hur du som offentlig verksamhet kravställer ett ledningssystem vid en upphandling.

Det här är ett kvalitetsledningssystem

Ett kvalitetsledningssystem är själva ramverket och verktyget som stödjer organisationen att utveckla, följa upp och säkra kvaliteten i sin verksamhet. Det hjälper ledningen i att styra verksamheten så att rätt sak görs vid rätt tillfälle och på rätt sätt.

Ledningssystemet ser till att organisationen arbetar i enlighet med sina mål, externa krav och aktuella lagar, samtidigt som det främjar en kultur av ständig förbättring. Det är ett praktiskt verktyg som stödjer det dagliga arbetet och bidrar till en effektiv, säker och kvalitetsorienterad verksamhet.

💡 Kom ihåg! Ett ledningssystem kan förutom kvalitet fokusera på miljö, arbetsmiljö och informationssäkerhet. Med Add Ledningssystem kan du arbeta med alla områden i ett och samma verktyg.

Ledningssystem är en förutsättning för systematiskt kvalitetsarbete

Ett lättillgängligt ledningssystem för kvalitet öppnar upp för hela organisationen och alla medarbetare att vara delaktiga i det systematiska kvalitetsarbetet. Verktyget blir tillgängligt genom att vara enkelt och utgå från den enskilda verksamhetens förutsättningar. Det är först då kvalitet kan få en självklar plats i hela verksamheten.

Oberoende om organisationen är certifierad enligt en standard eller vill arbeta med systematiskt kvalitetsarbete på egen hand, är ett digitalt ledningssystem ett ovärderligt stöd.

Läs mer! Vad är ett kvalitetsledningssystem? Och så utformas framtidens ledningssystem i framgångsrika verksamheter.

Varför arbeta med systematiskt kvalitetsarbete

Kvalitetsarbete syftar till att förebygga att det blir fel, identifiera områden för förbättringar och se till att arbetssätt och utkomst är konsekvent. Genom att systematiskt arbeta med kvalitet kan du:

• Öka kundnöjdhet: Genom att leverera produkter och tjänster av hög kvalitet kan du skapa nöjda och lojala kunder som återkommer.
• Bli effektivare: Genom att få bort ineffektiva arbetssätt och arbeta strukturerat med kvalitet kan du optimera verksamheten och öka produktiviteten.
• Minska kostnader: Genom att förebygga fel och avvikelser kan du minska kostnader för felaktiga produkter eller tjänster och förbättra nyttjandet av resurser.
• Bygga förtroende: Genom att visa att verksamheten tar kvalitet på allvar och arbeta systematiskt med att förbättra kvalitet bygger du förtroende både internt och externt.

Ibland kan ledningssystem och systematiskt kvalitetsarbete vara ett krav vid upphandling i privat och offentlig verksamhet. Läs gärna mer om hur du uppfyller kraven på ett ledningssystem i en offentlig upphandling.

Ännu fler fördelar att arbeta med kvalitet

Att arbeta systematiskt med kvalitet ger många positiva effekter och här är ytterligare fördelar:

• Strukturerade förbättringar stärker verksamheten löpande
• Minskad risknivå genom att säkra efterlevnad av standarder, lagar och föreskrifter
• Färre missnöjda kunder och reklamationer
• Ökad konkurrenskraft genom konsekvent hög leveransnivå
• Innovativt tänkande som utvecklar nya och förbättrade arbetssätt
• Större mervärde för kunden som särskiljer din organisation från konkurrenter
• Ökat medarbetarengagemang genom delaktighet och ansvarstagande
• Högre motivation på arbetsplatsen när alla bidrar till kvalitetsarbetet

Tips för att börja arbeta med systematiskt kvalitetsarbete

Här är fyra bra saker att tänka på när du som kvalitetschef vill komma igång med ditt kvalitetsarbete.

1. Förstå kundens behov och förväntningar: Identifiera vad som är viktigt för kunden och vad de förväntar sig av era produkter eller tjänster.
2. Utvärdera och gör processkartläggning: Identifiera vilka processer och arbetssätt som är avgörande för att leverera kvalitet. Använd gärna processkartor. Utvärdera sedan hur väl de fungerar.
3. Inför ett kvalitetsledningssystem: Etablera rutiner och verktyg för att mäta och övervaka kvalitet samt för att identifiera och åtgärda brister och avvikelser.
4. Utbilda och engagera medarbetare: Se till att alla medarbetare förstår vikten av kvalitet och är delaktiga i att förbättra den.

Add Ledningssystem för kvalitet

Add Ledningssystem är utformat för att vara enkelt att arbeta med för både medarbetare och chefer. Det är skalbart och flexibelt för att passa både små och stora företag och organisationer som arbetar systematiskt med ett eller flera av följande områden:

• Kvalitetsledning
• Informationssäkerhet
• Miljöledning och hållbarhetsarbete
• Arbetsmiljöledning

Det är smidigt att komma igång och du kan på egen hand eller med vår hjälp anpassa lösningen genom enkla inställningar som inte kräver någon programmering.

Se hur Add fungerar i praktiken genom att boka ett möte med en kort genomgång.