När målstyrning fungerar som bäst ger den en gemensam riktning och ökar både motivationen och resultaten i verksamheten. Här gör vi en genomgång av vad målstyrning innebär och lyfter både ledar- och medarbetarperspektivet.
Artikeln tar även upp metoder för målstyrning, hur du kan ta hjälp av ett ledningssystem och av praktiska råd till ledningsgruppen. Först tittar vi på vad målstyrning är och innebär i praktiken.
Vad är målstyrning?
Målstyrning innebär att leda och styra en organisation genom att sätta mål som alla förstår och kan arbeta mot. Avdelningar och medarbetare har frihet att själva bestämma hur de ska nå målen, vilket gör att den enskilda individen bättre förstår hur deras insatser bidrar till organisationens framgång.
Målstyrning syftar till att förverkliga den strategiska planeringen genom att omvandla mål till konkreta handlingar, vilket i slutändan leder till att verksamheten uppnår önskade resultat. Motsatsen till målstyrning är att detaljstyra.
Vad du kan använda målstyrning till
Målstyrning ger riktning och fokus i organisationen och bidrar till att:
- Skapa en gemensam vision som samlar medarbetare kring ett större syfte
- Prioritera resurser till de områden som ger störst effekt mot målen
- Förenkla beslutsfattande med hjälp av tydliga riktlinjer
- Motivera medarbetare genom att visa hur deras arbete bidrar till helheten
- Tydliggöra förväntningar och mäta framsteg mot uppsatta mål
- Driva kontinuerlig förbättring genom regelbunden uppföljning och analys
Exempel på verksamhetsområden som målstyrning används för
- Verksamhetsstyrning
- Förbättringsarbete
- Kvalitetsledning
- Hållbarhet och miljöledning
- Patientsäkerhet och vård
- Innovation och utveckling
- Medarbetare och organisation
- Marknad och försäljning
- Ekonomi och finansiella resultat
- Och mycket mer.
Få full effekt av din målstyrning med ett tydligt handlingsprogram
Boka en demo och se hur Add Ledningssystem kan vara ett stöd i din verksamhet.
Målstyrning i praktiken
Målstyrning handlar om att ledningen ger en tydlig riktning för verksamheten genom väldefinierade mål, samtidigt som medarbetarna bidrar med sin kompetens och kreativitet för att hitta de bästa sätten att nå dit.
1. Formulera mål
Ledningen börjar med att formulera tydliga övergripande mål som sedan bryts ned till delmål och individuella mål. Undvik vaga formuleringar och sätt istället konkreta mål som ”öka kundnöjdheten med 15% inom ett år”. Se till att målen är utmanande men realistiska, och att de tydligt kopplar till organisationens övergripande vision och strategi.
2. Kommunicera målen
Nästa steg är att kommunicera målen inom organisationen. Förklara vad målen är och varför de är viktiga. Se till att alla medarbetare förstår hur deras eget arbete bidrar till de övergripande målen. Använd olika kommunikationskanaler som möten, intranät och visuella verktyg för att nå fram med budskapet. Var öppen för frågor och skapa utrymme för dialog.
3. Följ upp målen
Regelbunden uppföljning är viktigt för lyckad målstyrning. Schemalägg återkommande avstämningar där ni utvärderar framsteg och diskuterar utmaningar. Använd gärna digitala verktyg som gör det enkelt att visualisera och mäta resultat. Var beredd att justera både mål och aktiviteter baserat på vad uppföljningen visar. Fira framgångar längs vägen för att hålla motivationen uppe, och ta till vara på lärdomar från både framgångar och motgångar.
Exempel på frågor som kan användas vid uppföljning
- Vilka mål har vi nått och vilka är inte i land?
- Vilka är de största orsakerna till att vi inte nått vissa mål?
- Vad har fungerat bra och vad kan vi förbättra?
- Är ansvarsfördelningen tydlig?
- Upplever medarbetarna att de har rätt förutsättningar för att nå sina mål?
- Vad har vi lärt oss?
- Är våra mål fortfarande relevanta utifrån nuvarande förutsättningar?
Metoder för att sätta mål
OKR – Objectives and Key Results
OKR står för ”mål och nyckeltal” och går ut på att sätta kvalitativa och ambitiösa mål. Målen ska vara utmanande och tydliga, men inte nödvändigtvis mätbara i sig själva. För varje mål definierar man sedan 2-5 nyckelresultat som är konkreta, mätbara och tidsbestämda.
OKR fungerar särskilt väl i snabbrörliga branscher där flexibilitet och anpassningsförmåga är viktigt. Metoden hjälper till att skapa tydlighet kring prioriteringar och ser till att det dagliga arbetet är kopplat till de större strategiska målen.
BSC – Balanced Scorecard
Målstyrning enligt BSC syftar till att uppnå en balanserad styrning där man inte bara jagar kortsiktiga resultat utan också bygger för framtiden. BSC utgår från de fyra perspektiven:
- finansiellt
- kund
- interna processer
- lärande och utveckling
I Sverige har många organisationer även lagt till ett femte perspektiv som gäller medarbetare.
För varje perspektiv sätter man mål, mätbara nyckeltal och handlingsplaner. Metoden passar framför allt för större och mer strukturerade organisationer och är väl etablerat i Sverige sedan många år tillbaka.
SMART och FAST
SMART innebär att målen ska vara Specifika, Mätbara, Accepterade, Realistiska och Tidsbundna. Detta är en enkel och traditionell metod som många svenska företag och organisationer använder.
En nyare modell är FAST, som står för att målen ska vara Fokuserade, Ambitiösa, Specifika och Tidsbundna. FAST lägger större vikt vid regelbunden uppföljning, utmanande mål och transparens, medan SMART är mer strukturerad och fokuserar på att målen ska vara realistiska och väldefinierade.
Gå från mål till handling
När du har satt målen är nästa steg att uppfylla dem. Vägen från mål till resultat går via verksamhetens processer och arbetsrutiner. Genom processledning kan ledningen omsätta strategiska mål till konkret handling i det dagliga arbetet. Med hjälp av processkartläggning blir det tydligt hur varje aktivitet bidrar till de övergripande målen, vilket skapar både riktning och mening i arbetet.
Processledning hjälper organisationen att prioritera rätt aktiviteter och resurser, medan processkartläggning synliggör flaskhalsar som hindrar måluppfyllelse. Ett systematiskt arbete med dessa verktyg ser till att verksamheten uppnår målen.
Läs även: Så skapar du en processkarta – Instruktioner och tips
Uppnå mål med strukturerad och tydlig målstyrning
Boka en demo av Add så visar vi hur du kan arbeta med mål- och verksamhetsstyrning på ett effektivt sätt.
Ledarskap i en målstyrd organisation
I en målstyrd organisation har ledaren ett coachande förhållningssätt. Ledaren fokuserar på att tydliggöra riktning och förväntade resultat, och lämnar utrymme för medarbetarens kreativitet och kompetens i hur målen ska uppnås. Ledaren bör gärna försöka att balansera mellan utmanande målsättningar och realistiska förväntningar, att involvera medarbetare i målformuleringen och att arbeta för en kultur där transparens och kontinuerligt lärande står i centrum.
Här är fyra råd till dig som ledare:
- Hantera målkonflikter: Utveckla förmågan att identifiera och hantera målkonflikter. Hjälp medarbetare att prioritera när olika mål konkurrerar om tid och resurser.
- Utveckla ett feedbackbaserat ledarskap: Ge kontinuerlig, konstruktiv återkoppling som hjälper medarbetare att justera sitt arbete mot de uppsatta målen.
- Främja ”fail fast, learn fast”: Skapa en kultur där misslyckanden ses som lärdomar och viktiga steg på vägen mot måluppfyllelse snarare än som nederlag.
- Vårda balansen mellan individuella och gemensamma mål: Se till att individuella mål stödjer teamets gemensamma mål, och att teamets mål stödjer organisationens övergripande mål.
Mer kunskap: Kom igång med förbättringsarbete i praktiken
Viktigt att medarbetarna är med och formulerar målen
Medarbetare bör med fördel vara med och sätta målen och bidra med sin expertis om vad som är realistiskt och relevant. Deltagande skapar både engagemang och en känsla av ägarskap över målen. Det gör också att medarbetare bättre förstår målen och hur de kopplar till organisationens övergripande vision.
I målstyrda organisationer med hög mognadsgrad balanserar medarbetare självständigt arbetet mot målen med samarbete kring gemensamma målsättningar. Detta skapar en organisation där ansvarstagande, initiativförmåga och kontinuerligt lärande blir naturliga inslag i arbetet mot tydligt definierade och gemensamt ägda mål.
Använd gärna ett digitalt verktyg för målstyrning
Det finns många goda skäl att ta stöd av ett verktyg för mål- och verksamhetsstyrning. Det hjälper till exempel till att synliggöra och kommunicera mål och framsteg och ser till att alla har samma bild och riktning. Genom att visualisera hur olika avdelningars mål hänger ihop och bidrar till övergripande strategier främjar det också samarbete över organisatoriska gränser.
Andra fördelar som ett målstyrningsverktyg kan ge är:
- Löpande uppföljning – Möjligt att snabbt identifiera avvikelser och vidta korrigerande åtgärder innan små problem växer sig stora.
- Bättre beslutsunderlag – Tillgång till faktabaserade underlag snarare än magkänsla.
- Förbättrad dokumentation – Genom att spara historisk måldata får du värdefulla referenspunkter för framtida målsättningar och möjlighet att identifiera långsiktiga trender.
- Personligt ansvarstagande – När individuella mål är tydligt definierade och framsteg är synliga ökar motivationen och ansvarstagandet hos medarbetarna.
- Stöd för hybridarbete – När fler organisationer arbetar på distans blir digitala verktyg ännu viktigare för att hålla samman målstyrningsprocessen.
💡Tips! I Add Ledningssystem finns en särskild del för målstyrning.
Råd till ledningsgruppen
Här är några punkter som kan vara bra att tänka på och prioritera:
- Förankra målstyrningen i organisationens övergripande vision och strategi. Se till att alla mål har en tydlig koppling till företagets långsiktiga riktning för att skapa mening och sammanhang.
- Balansera ambitiösa men realistiska mål. Utmanande mål driver utveckling, men ouppnåeliga mål leder till frustration. Använd historiska data, branschjämförelser och medarbetarnas input för att kalibrera målnivåerna korrekt.
- Begränsa antalet mål till 3-5 prioriterade områden per avdelning eller team. Färre väldefinierade mål ökar sannolikheten för framgång jämfört med många konkurrerande prioriteringar.
- Etablera tydliga mätetal och utvärderingskriterier. Välj att formulera målen utifrån en metod som passar verksamheten och bestäm hur målen ska följas upp.
- Skapa en regelbunden uppföljning med återkommande möten där framsteg diskuteras öppet. Fokusera på lärande och anpassning snarare än kontroll.
- Fira framgång och analysera motgångar konstruktivt. Uppmärksamma när mål uppnås och genomför efteranalyser med fokus på processförbättring när mål inte nås.
- Se till att målstyrningen stöds av rätt resurser, tid och kompetens. Målstyrning utan resursallokering skapar bara frustration.
- Var beredd att justera mål när förutsättningarna förändras. Implementera en strukturerad process för målrevidering när marknaden, teknik eller kundbehoven utvecklas.
Målstyrning med Add Ledningssystem
Add Mål och handlingsprogram är en del av Add Ledningssystem. Det är ett verktyg för målstyrning som gör det enklare att visualisera mål, engagera hela organisationen i målen, följa upp och se till att målen uppnås.
Add främjar samordning, motivation och samarbete. Boka en 30 minuter demo så förklarar vi mer.