Vad är ett ledningssystem och vad används det till?
Uppdaterat: 8 okt.
Ett ledningssystem beskriver hur en verksamhet ska arbeta för att nå sina mål och möta krav från exempelvis kunder och lagar. Det tydliggör vem som ansvarar för vad, hur medarbetarna ska utföra arbetet och hur verksamheten ska följa upp resultaten och genomföra förbättringar.
Ledningssystemet ger stöd för målstyrning och verksamhetsstyrning genom att koppla verksamhetens mål till konkreta arbetssätt. Det omfattar både hur ni arbetar och dokumentationen som vägleder medarbetarna, exempelvis rutiner och processbeskrivningar.
Ett digitalt verktyg hjälper er att hålla ihop dessa delar. Där kan medarbetarna hitta aktuella rutiner, rapportera avvikelser och följa upp åtgärder.
Ledningssystem, verksamhetssystem och verksamhetsledningssystem
Ett ledningssystem kan också kallas verksamhetsledningssystem eller verksamhetssystem. Olika organisationer använder olika benämningar.
Namnet kan också visa vilket område ledningssystemet fokuserar på, exempelvis kvalitetsledningssystem, miljöledningssystem, ledningssystem för informationssäkerhet eller arbetsmiljöledningssystem
💡Visste du? Olika ISO-standarder följer ofta samma struktur och många organisationer väljer att integrera flera ledningssystem med varandra. Det kallas ILS och står för integrerade ledningssystem.
Kom igång snabbt och enkelt med Add Ledningsystem
Vill du hitta ett effektivare sätt att arbeta? Låt oss berätta mer!
Vad ska ett ledningssystem innehålla?
Ledningssystemet behöver beskriva hur verksamheten ska arbeta och hur ni ska följa upp och förbättra arbetet. Innehållet beror på verksamhetens mål, behov och krav, men vanligtvis ingår följande delar:
Policyer och mål – Beskriver verksamhetens riktning och vad ni ska uppnå. Exempel är kvalitetspolicy, miljöpolicy och mål med handlingsplaner.
Roller och ansvar – Tydliggör vem som utför arbetet, fattar beslut och följer upp resultat. Det kan ni dokumentera i organisationsscheman och befattningsbeskrivningar.
Processer – Visar hur arbetsmomenten hänger ihop. Genom processkartläggning tar ni fram processbeskrivningar och processkartor för exempelvis inköp, produktion eller hantering av kundklagomål.
Arbetsrutiner och instruktioner – Förklarar hur medarbetarna ska utföra uppgifter eller agera i olika situationer. Exempel är rutiner för dokumentstyrning, brandövningar, första hjälpen och nödlägesberedskap. En personalhandbok kan samla gemensamma regler och riktlinjer.
Risker och möjligheter – Beskriver vad som kan påverka verksamhetens mål och hur ni ska hantera det. Exempel är riskbedömningar och tillhörande åtgärdsplaner.
Avvikelser och förbättringsåtgärder – Beskriver hur ni rapporterar brister, undersöker orsaker och genomför förbättringar. Avvikelserapporter dokumenterar vad som har hänt, vilka åtgärder ni genomför och resultatet av dem.
Uppföljning – Visar hur ni kontrollerar att arbetssätten fungerar och att ni når målen. Exempel är sammanställningar av nyckeltal, ifyllda egenkontrollprotokoll, revisionsrapporter och protokoll från ledningens genomgång.
Dokumentationen har olika uppgifter. En rutin för brandövning beskriver hur ni ska genomföra övningen. Ett redovisande dokument från övningen visar vad ni gjorde, vad ni upptäckte och vad ni behöver förbättra.
Anpassa omfattningen så att ledningssystemet ger medarbetarna ett användbart stöd och hjälper verksamheten att möta sina krav.
💡Tips! Rutiner och instruktioner kan också innehålla filmer och bilder. I Add Ledningssystem kan ni använda flera format för att göra informationen lättare att förstå.
Exempel på ledningssystem
Ett ledningssystem kan samla arbetet med kvalitetsledning och andra områden i verksamheten. Även när det fokuserar på ett enda område berör det ofta hela verksamheten. Verksamheten kan ta stöd av en standard som anger krav eller ger vägledning för arbetet.
En del branscher använder särskilda standarder när de utformar sina ledningssystem. Exempel är IATF 16949 för fordonsindustrin, AS9100 för flygindustrin och ISO 13485 för medicintekniska företag. Verksamheten omsätter standardens krav till egna processer, rutiner och ansvar.
Metoder som Lean och Six Sigma samt styrmodellen Balanced Scorecard kan komplettera ledningssystemet. De ger stöd för att utveckla arbetssätt och följa upp verksamhetens mål.
Ett ledningssystem behöver inte utgå från en standard. Verksamheten kan också utforma det utifrån sina mål och de lagar, förordningar och andra krav som gäller för arbetet.
Så kan olika verksamheter använda ett ledningssystem
Här är tre exempel på hur ett ledningssystem kan stödja det dagliga arbetet.
Tillverkningsindustrin: När en kvalitetskontroll visar fel i en produkt rapporterar medarbetaren en avvikelse. Ansvariga undersöker orsaken, ändrar vid behov arbetsinstruktionen och följer upp om åtgärden minskar felen. Ledningssystemet hjälper företaget att hålla ihop arbetet från upptäckt till förbättring.
Vård och omsorg: Verksamheten använder ledningssystemet för sitt systematiska kvalitetsarbete enligt SOSFS 2011:9. Om medarbetarna exempelvis upptäcker brister i informationsöverföringen mellan arbetspass kan ansvariga undersöka riskerna, förbättra rutinen och kontrollera att förändringen fungerar. Det bidrar till trygghet för patienter och brukare och stödjer patientsäkerhetsarbetet inom vården.
Bygg och entreprenad: Inför ett arbetsmoment tydliggör företaget hur medarbetarna ska utföra arbetet, hantera risker och genomföra egenkontroller. Om kontrollen visar en brist dokumenterar de den och följer upp åtgärden. Företaget kan sedan använda erfarenheten för att förbättra arbetssätten i kommande projekt.
Både små och stora verksamheter kan ha nytta av ett ledningssystem. Omfattningen behöver passa verksamhetens arbetssätt, risker och krav.
Standarder som stöd för ledningssystem
Standarder kan hjälpa verksamheten att utforma sitt ledningssystem. Exempel på standarder är:
ISO 9001 för kvalitetsledningssystem
ISO 14001 för miljöledningssystem
ISO 45001 för arbetsmiljöledningssystem
ISO 27001 för ledningssystem för informationssäkerhet
💡Visste du? En verksamhet måste inte vara certifierad för att arbeta med ett ledningssystem.
Verktyg för ledningsgrupp och medarbetare
Ledningssystemet är till för alla i organisationen och har en viktig plats i det dagliga arbetet. Ledningen och kvalitetschefen använder det för att planera, styra och följa upp verksamheten. Medarbetarna använder det för att hitta instruktioner och rapportera avvikelser.
Det stödjer arbetet inom exempelvis produktutveckling, produktion, logistik, inköp, försäljning, kundservice, marknad och HR. Därför behöver ledningssystemet vara lätt att använda och förstå.
Add Ledningssystem är utformat att vara enkelt att använda
Boka 30 minuter demo en tid som passar dig
Många fördelar med ledningssystem
Gemensamma rutiner och en tydlig ansvarsfördelning hjälper medarbetarna att förstå vad de ska göra och vem de ska vända sig till. Det minskar osäkerhet och underlättar samarbetet mellan olika delar av verksamheten.
Ett ledningssystem ger också stöd för kvalitetsarbete och uppföljning. När ni undersöker orsaker till avvikelser och följer upp åtgärder kan ni förebygga återkommande problem och minska omarbete. Genom att koppla arbetet till verksamhetens mål blir det tydligare för medarbetarna hur de kan bidra till förbättringar.
Dokumenterade arbetssätt och resultat hjälper er att visa hur ni möter krav från kunder, lagar och relevanta standarder. Det ger underlag vid revisioner och i kunddialoger. Ett systematiskt kvalitetsarbete kan också bidra till ökad kundnöjdhet.
💡Tips! Många av våra kunder använder även Add som ett intranät. Det gör att ledningssystem tar en naturlig plats i det dagliga arbetet.
Olika sätt att samla och göra ledningssystemet tillgängligt
Ni kan samla ledningssystemets dokumentation och ge medarbetarna tillgång till den på olika sätt, från pärmar och gemensamma mappar till digitala system. Alternativen ger olika möjligheter att även hantera ärenden och följa upp arbetet.
Ett digitalt system från en leverantör: Samla exempelvis rutiner, processer, avvikelser och uppföljning i ett verktyg med funktioner för ledningssystem.
Ett egenutvecklat system: Utveckla ett verktyg efter verksamhetens behov. Då behöver ni också ta ansvar för underhåll, säkerhet och fortsatt utveckling.
En SharePoint-miljö: Organisera dokument och information och konfigurera stöd för arbetsflöden. Läs vår jämförelse mellan SharePoint och ett digitalt ledningssystem.
Mappar på en gemensam filserver: Samla dokument i en mappstruktur och skapa rutiner för versionshantering, åtkomst och uppföljning.
Pärmar: Samla dokumentationen på papper och se till att medarbetarna hittar aktuella instruktioner när de behöver dem.
Viktigt när ni väljer digitalt stöd för ledningssystemet
Börja med att tydliggöra varför ni behöver ett digitalt stöd och vad ni vill uppnå. Det kan vara att minska administrationen, göra rutiner mer tillgängliga eller få bättre uppföljning av förbättringsarbetet.
När ni jämför alternativ, bedöm följande:
Syfte och behov: Vilka problem ska verktyget hjälpa er att lösa? Prioritera funktioner som bidrar till det ni vill uppnå.
Stöd för krav och standarder: Kontrollera hur verktyget hjälper er med exempelvis dokumentstyrning, spårbarhet och uppföljning. Om ni planerar en certifiering, be leverantören visa hur det stödjer ert arbete inför den.
Möjlighet att växa: Undersök om ni kan anpassa arbetssätt och lägga till användare och funktioner när behoven förändras. Ledningssystemet behöver vara utformat för att möta framtiden.
Användarvänlighet: Låt medarbetarna prova vanliga uppgifter, som att hitta en rutin eller rapportera en avvikelse. Då kan ni bedöma om verktyget fungerar för dem som ska använda det.
Se hur Add kan förenkla ert arbete med ledningssystemet
Med Add samlar ni dokument, processer, ärenden och uppföljning i en plattform som ni anpassar efter era arbetssätt. Det blir enklare att hitta rätt information, fånga upp brister och driva förbättringar vidare.
Ni får ett brett stöd för arbetet med kvalitet, miljö, arbetsmiljö och informationssäkerhet, inklusive standarder och lagkrav. Börja med det ni behöver idag och utöka med fler produkter när behoven förändras, utan att byta system.