Hur du hittar rätt verktyg för ledningssystem för kvalitet 

När du ger dig in på kvalitetsledning kan det kännas som att du ska navigera genom en djungel av verktyg och lösningar. Med så många alternativ är det lätt att känna sig överväldigad. I den här guiden hjälper vi dig att jämföra några vanliga verktyg som du kan använda för ert ledningssystem för kvalitet. Vi kommer att utvärdera dem utifrån viktiga aspekter så att du kan hitta det verktyg som passar just era behov bäst. 

Aspekter att utgå ifrån när du jämför system 

När du jämför olika lösningar för ditt ledningssystem för kvalitet, är det bra att först klargöra vad du vill uppnå och vilka mål du har, som att exempelvis öka kundnöjdheten. För att göra det enklare har vi i den här guiden fokuserat på några nyckelaspekter att tänka på:

  • Anpassningsbarhet: Hur väl kan verktyget anpassas efter specifika behov? 
  • Skalbarhet och långsiktighet: Kan systemet växa med verksamheten och förbli relevant över tid? 
  • Kostnad: Vad är den totala kostnaden?  
  • Integrationer: Kan systemet integreras med andra verktyg och system som ni redan använder? 
  • Support: Vilken typ av support och hjälp kan ni förvänta er? 


Utöver dessa aspekter är det bra att väga in användarvänligheten i din jämförelse när du överväger vilken lösning eller verktyg du ska använda som kvalitetsledningssystem. Användarvänlighet är viktigt eftersom kvalitetsarbetet först får genomslagskraft när dina medarbetare börjar engagera sig.  

I den här artikeln har vi valt att inte jämföra användarvänligheten eftersom det är subjektivt. Det är upp till er att avgöra vilket verktyg som bäst passar ert sätt att driva kvalitetsarbete.  

Jämförelse av verktyg för ledningssystem för kvalitet  

I den här guiden kommer vi utgå ifrån aspekterna ovan och jämföra Microsofts verktyg, att anlita en kvalitetskonsult, bygga ett eget ledningssystem för kvalitet och att köpa in ett digitalt ledningssystem. För en snabb överblick hittar du en sammanfattande tabell längst ned. 

Microsoft Word/Excel/SharePoint 

Microsofts verktyg såsom Microsoft Word, Microsoft Excel och Microsoft SharePoint är välkända och användarvänliga, men de är inte direkt skapade för att användas som ledningssystem. Det är bra att ha i åtanke när du jämför dem med andra alternativ.

Anpassningsmöjligheter  
Microsoft SharePoint erbjuder stor flexibilitet och kan anpassas för en mängd olika användningsområden. Men kräver omfattande anpassning för att fungera som ett kvalitetsledningssystem. Microsoft Word och Microsoft Excel erbjuder begränsad anpassning för verksamhetsstyrning

Skalbarhet och långsiktighet
Microsoft Word/Excel/SharePoint fungerar för mindre uppgifter och organisationer. Men har begränsad funktionalitet som ledningssystem för kvalitet. Viktiga funktioner såsom versionshantering av t ex styrande dokument kan bli svåra att hantera. Kopplingar mellan dokumenthantering, processer och ärenden är ofta svåra att synliggöra på ett enkelt sätt.   

Kostnad 
Microsofts verktyg kan till en början verka kostnadseffektiva eftersom många företag redan har licenser för olika delar. Men kostnader för anpassning, integrationer och ökad komplexitet vid större användning kan påverka totalpriset. Dessutom innebär behovet av expertis för att konfigurera Microsoft SharePoint som ett ledningssystem att man får extra utgifter. 

Integrationer 
Microsofts produkter har goda möjligheter till integration med andra system, särskilt inom Microsofts egen ekosfär som Microsoft Teams och Microsoft Outlook. När det gäller specialiserade verktyg för kvalitetsledning kan integrationerna dock vara begränsade och kräva extra anpassning för att fungera smidigt. 

Support 
Microsoft erbjuder omfattande support genom guider och videomaterial. För avancerade anpassningar av Microsoft SharePoint, som att använda det som ledningssystem för kvalitet, kan extern expertis behövas, vilket kan innebära längre svarstider och högre kostnader. 

Fördelar

+ Låg inlärningskurva 

+ Kostnadseffektivt  

+ Snabb implementering

Nackdelar

– Begränsade analysmöjligheter 

-Tidskrävande rapportering 

– Risk för fel eftersom anställda kan göra egna ändringar i mallar 

– Krav på gemensam lagring


Läs gärna vår jämförelse mellan ett digitalt ledningssystem och SharePoint som ledningssystem.

Anlita en kvalitetskonsult för att implementera ett ledningssystem för kvalitet 

Ett enkelt och snabbt sätt att komma igång med systematiskt kvalitetsarbete är att anlita en kvalitetskonsult som hjälper till att implementera och anpassa systemet efter era behov.

Anpassningsmöjligheter  
En kvalitetskonsult kan skräddarsy systemet efter era specifika behov och processer, och säkerställa att det möter krav och standarder. Konsultens expertis möjliggör hög flexibilitet genom att designa anpassade processer och kontroller.

Skalbarhet och långsiktighet
En kvalitetskonsult kan hjälpa till att bygga ett system som är skalbart och hållbart över tid. Genom att designa systemet med tanke på framtida tillväxt, säkerställer konsulten att det blir ett ledningssystem för framtiden.   

Kostnad 
Konsultens tid kan vara dyr, och ni måste ofta köpa ett system utöver konsultens avgifter, vilket innebär två separata kostnader. Trots detta kan den totala kostnaden motiveras av de långsiktiga fördelarna med ett effektivt och hållbart system, korrekt implementerat från början. Konsulten kan också hjälpa till att identifiera och undvika dolda kostnader som kan uppstå vid framtida omstruktureringar. 

Integrationer 
En kvalitetskonsult kan ge vägledning om vilka system och verktyg som bäst integreras med ert befintliga tekniklandskap, och i vissa fall kan även kvalitetskonsulten implementera de integrationer som behövs.  

Support 
Kvalitetskonsulter ger ofta mycket personlig hjälp både under och efter att systemet har installerats. Det inkluderar utbildning, rådgivning och regelbunden uppföljning för att se till att allt fungerar som det ska. Men en potentiell risk är att när konsulten är klar, måste ditt team kunna hantera och utveckla systemet på egen hand, vilket kan bli svårt utan kvalitetskonsultens stöd.  

Fördelar

+ Snabbt att komma i gång speciellt för osäkra organisationer

+ Konsulten kan anpassa systemet efter organisationens behov och säkerställa långsiktig hållbarhet. 

+ Ger värdefull vägledning för att förbättra kvalitetsarbetet. 

Nackdelar

– Hög kostnad både på kort och lång sikt. 

-Tidskrävande rapportering 

-Beroende av extern expertis för att hantera systemet efter konsultens avslutade uppdrag. 

– Tidskrävande och svårt att hitta rätt konsult.

Utveckla ett eget verktyg för kvalitetsledning

Anpassningsmöjligheter  
När ni utvecklar ett eget kvalitetsledningssystem har ni fullständig kontroll över systemets design och funktioner. Detta gör det möjligt att skräddarsy systemet helt efter era unika behov och interna processer, vilket ger en hög grad av anpassning och flexibilitet. Ni kan skapa lösningar som exakt matchar er verksamhets krav och mål.

Skalbarhet och långsiktighet
Ett egenutvecklat system har potential att växa tillsammans med din organisation och förbli relevant över tid. Men att förutse framtida behov kan vara en utmaning och ibland kräva kontinuerlig och kostsam utveckling. Anpassning och integration av nya funktioner kan ta tid och påverka systemets långsiktiga effektivitet. 

Kostnad 
Att utveckla ett eget system kan verka billigt i början eftersom du slipper externa avgifter. Men det innebär ofta höga kostnader för utveckling och resurser. Dessutom kan det vara svårt att budgetera eftersom nya krav eller önskemål kan dyka upp under utvecklingen, och det kan också tillkomma oväntade kostnader för underhåll eller förändringar. Det är viktigt att noggrant planera för både de initiala och löpande kostnaderna och vara beredd på att justera budgeten vid behov. 

Integrationer 
Att integrera ett egenutvecklat system med befintliga verktyg och system kan vara en komplex uppgift. Det krävs teknisk expertis för att säkerställa att systemet smidigt kan kommunicera med andra plattformar. 

Support 
När ni utvecklar ett eget system är ni ansvariga för all support och underhåll. Detta kan vara en utmaning utan intern kompetens, och det finns en risk för driftstopp eller problem med systemets funktionalitet. Det är avgörande att ha en plan för hur ni ska hantera support och uppdateringar på lång sikt för att säkerställa systemets effektiva drift.

Fördelar

+ Anpassat efter era behov och processer.

+ Full kontroll över hela utvecklings- och implementeringsprocessen. 

+ Designat för att växa med er organisation och förbli relevant över tid.

Nackdelar

– Hög kostnad och tidsåtgång för utveckling och implementering. 

-Tekniskt utmanande och kräver rätt resurser och kunskap. 

-Arbetet blir ofta personberoende vilket innebär en risk på sikt. 

– Höga krav på modern och användarvänlig design.

-Ni är ansvariga för all support, vilket kan vara tidskrävande och belastande för resurserna. 

Använda ett digitalt ledningssystem för kvalitet 

Ett digitalt ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete är designat för att göra kvalitetsarbete enklare och smidigare för dig. 

Anpassningsmöjligheter  
Många system kan skräddarsys för att passa olika verksamhetskrav och branscher, vilket ofta möjliggör anpassning av arbetsflöden. Det är viktigt att noggrant utvärdera hur väl ett system kan justeras för att möta era unika krav. 

Skalbarhet och långsiktighet
Ett digitalt ledningssystem är ofta skalbart och hållbart över tid, med förmåga att hantera ökad dokumentation och förändrade verksamhetskrav. Många leverantörer erbjuder omfattande lösningar för hela verksamhetsledningen, inklusive målstyrning, riskhantering och internrevision, vilket stödjer långsiktig relevans. Det är viktigt att säkerställa att systemet kan hantera framtida tillväxt och förändringar utan att påverka prestandan.

Kostnad 
Priset för ett digitalt ledningssystem kan variera beroende på leverantör och vilka funktioner ni behöver. Systemen prissätts ofta efter det värde de ger för att uppfylla era specifika kvalitets- och regulatoriska krav. Även om den initiala kostnaden kan vara hög, slipper ni investera i egen infrastruktur eller allokera personal för att hantera systemet.

Integrationer 
Många digitala ledningssystem kan integreras med befintliga verktyg som ERP och CRM, och erbjuder kopplingar till exempelvis ISO-standarder, såsom ISO 9001 för kvalitetsledning, ISO 14001 för miljöledning eller ISO 45001 för arbetsmiljö. Effektiv integration optimerar arbetsflöden och säkerställer smidig dataöverföring.

Support 
Eftersom leverantören endast levererar systemet, lägger de ofta stor vikt vid att ge omfattande stöd och utbildning för att säkerställa att ni får ut det mesta av verktyget. Se till att kolla vad som ingår i supporten, som teknisk hjälp och användarutbildning, och hur de hanterar eventuella problem och frågor under systemets livslängd.

Fördelar

+ Tydlig vägledning och en trygghet med experter inom ämnet

+ Ett digitalt ledningssystem automatiserar många processer vilket minskar manuellt arbete och förbättrar effektiviteten 

+ Systemet centraliserar all information 

Nackdelar

– Det kan vara lång startsträcka beroende på hur användarvänligt systemet är 

-Kan vara svårt att hitta rätt leverantör och kan ta tid 

– Leverantören står för IT-säkerhet vilket kan vara en risk för er verksamhet 

Läs även: Vad är ett kvalitetsledningssystem?


 

Sammanfattning av jämförelse 

Aspekt Microsoft Word/Excel/SharePoint Kvalitetskonsult Eget Utvecklat System Digitalt Verktyg 
Anpassningsbarhet Flexibla men kräver anpassning Hög grad av skräddarsydd anpassning Full kontroll och flexibilitet Hög anpassningsbarhet 
Skalbarhet och långsiktighet Begränsad skalbarhet och kräver utveckling för att bli ett användbart ledningssystem för kvalitet.   
Kvalitetskonsulten har ofta lång erfarenhet av att bygga upp ledningssystem som ska verka i verksamheten under lång tid.  
 
Kan växa med organisationen men kräver konstant utveckling Bra skalbarhet och långsiktig hållbarhet 
Kostnad Initialt kostnadseffektiv men avgifter för att anpassa de för ett ledningssystem kan tillkomma i form av egna resurser eller hyra in Microsofts konsulter. Kan innebära två separata kostnader, en för kvalitetskonsulten och en för att ta in ett system. Hög kostnad att utveckla och kräver många tekniskt duktiga resurser, under implementation och efter.  Till en början en hög kostnad men kan vara kostnadseffektivt på lång sikt 
Integrationer Höga integrationsmöjligheter inom Microsofts ekosystem Kan hjälpa till med integrationer Komplex integration med befintliga system Många system erbjuder integrationer, inklusive kopplingar till ISO 9001 
Support Omfattande support men kan kräva extern expertis för avancerade anpassningar Omfattande stöd och rådgivning, men beroende av konsulten Ansvarig för all support och underhåll Varierar men vanligtvis bra support och utbildning 

Välj verktyg som passar era behov och resurser 

När du ska välja verktyg för ledningssystem för kvalitet är det viktigaste att du känner efter vad som passar din organisation bäst. Så att ni enkelt och snabbt kan komma igång med kvalitetsarbetet.  Microsofts verktyg som Word/Excel/SharePoint är enkla att använda och billiga till en början, men de är inte utvecklade för att fungera som ett ledningssystem. Men kan fungera bra för mindre organisationer.  

Att anlita en kvalitetskonsult kan hjälpa till att snabbt komma igång med kvalitetsarbetet med kan bli en stor risk då er organisation blir beroende av kvalitetskonsulten. Att utveckla ett eget system ger full kontroll och anpassning, men det kan vara kostsamt och kräva många resurser från er sida.  

Digitala ledningssystem är designade för att du ska kunna arbeta effektivt med systematisk kvalitetsledning. De erbjuder ofta hög anpassningsbarhet, personlig support och bra skalbarhet för framtiden. 

Plattformen Add är ett användarvänligt ledningssystem som är anpassat för du ska kunna arbeta effektivt med kvalitetsledning.
Vill du veta mer om Add Ledningssystem?

Steg-för-steg-guide