Systematiskt kvalitetsarbete är ett krav för verksamheter inom vård och omsorg. Men hur får man det att fungera i praktiken utan att skapa mer administration och stress?
Här visar vi hur du kan arbeta med systematiskt kvalitetsarbete inom vård och omsorg som skapar verklig nytta för patient och brukare, medarbetare och verksamheten i stort. Vi ger praktiska råd för att komma igång och går igenom de vanligaste metoderna och arbetssätten med konkreta exempel. Här finns även tips och erfarenheter från vård- och omsorgsorganisationer som fått igång ett givande kvalitetsarbete.
Systematiskt kvalitetsarbete kan underlätta i vård och omsorg
Personalbrist, hög arbetsbelastning och ständiga krav på dokumentation är verkligheten för de flesta verksamheter inom vård och omsorg. Det är samtidigt som Socialstyrelsen ställer krav på systematiskt kvalitetsarbete. Även om kvalitetsarbete i teorin låter bra är det lätt att känna att det är ett extraarbete som tar tid från det viktigaste uppdraget, att ge god vård och omsorg.
Att arbeta med kvalitet behöver dock inte alls betyda mer administration. Tvärtom, rätt arbetssätt och ett tydligt kvalitetsledningssystem anpassat för vård och omsorg kan spara tid, minska dubbelarbete och ge bättre vård. Kvalitetsarbete handlar om att organisera det ordinarie arbetet så att det blir mer effektivt och säkert, och är inte något som ska ske vid sidan av det “riktiga” arbetet.
När systematiskt kvalitetsarbete blir en naturlig del av vardagen kan det göra arbetet både enklare och mer meningsfullt. När medarbetare upplever att kvalitetsarbetet hjälper dem att göra sitt arbete bättre och stärker arbetssituationen kommer nya förbättringar ske naturligt och hållbart.
5 steg till ett fungerande kvalitetsarbete inom vård och omsorg
Steg 1: Utgå från vardagen och börja där ni står
Det första steget är att förstå vad som faktiskt händer i vardagen. Gå ut och lyssna i verksamheten istället för att arbeta med teorier och fasta mallar. Vilka utmaningar upplever medarbetare just nu?
Vanliga problem är långa väntetider för patienter och brukare, otydliga rutiner som skapar förvirring eller bristfällig överlämning mellan skift. Kanske är det läkemedelshantering som tar för lång tid, dokumentation i flera olika system eller att medarbetare inte vet vem som ska göra vad.
Genom att börja med konkreta och vardagliga problem skapar ni en grund för kvalitetsarbete som medarbetare bryr sig om. Förbättringar kommer då att kännas relevanta och meningsfulla istället för påhittade uppgifter från ledningen. Det handlar om att lösa riktiga problem som påverkar både arbetsmiljön och omsorgen om patienter och brukare.
Steg 2: Samla in och prioritera förbättringsområden
Nu när ni vet vad som skaver är nästa steg att systematisera informationen. Använd det ni redan har så som:
- rapporterade avvikelser,
- klagomål från patienter, brukare och anhöriga,
- resultat från egenkontroller och
- medarbetarenkäter.
Skapa en bra översikt över alla problem och utmaningar, men motstå frestelsen att lösa allt samtidigt. Prioritera istället små realistiska förbättringar som går att genomföra inom några veckor. Till exempel ger en bättre rutin för överrapportering ofta större effekt än ett helt nytt journalsystem.
Fråga dig:
Vilket problem påverkar flest människor dagligen?
Vilken förändring skulle ge mest nytta för minsta möjliga ansträngning?
Steg 3: Skapa struktur och enkla rutiner
Innan ni börjar förändra något behöver alla veta exakt hur det ska gå till. Skapa tydliga och enkla rutiner för hur det systematiska kvalitetsarbetet ska fungera i praktiken. Vem gör vad, när och hur? Bestäm detta utan att skapa merarbete.
Bygg vidare på det som redan finns istället för att uppfinna hjulet på nytt. Använd befintliga möten för uppföljning, för in i nuvarande dokumentation och nyttja kommunikationsvägar som medarbetare redan är vana vid. Att vika fem minuter på det ordinarie APT-mötet fungerar ofta bättre än separata kvalitetsmöten.
Håll strukturen så enkel att den går att följa även under väldigt stressiga dagar. Om rutinerna kräver extra tid eller administration i krångliga system, kommer de inte att användas så snart det blir bråttom. Och bråttom är det ju nästan alltid.
Steg 4: Involvera kollegorna
När strukturen finns på plats är det dags att engagera de som utför arbetet. Skapa en kultur där alla får bidra med sina idéer. Lyssna på förslag och kom ihåg att medarbetare i verksamheten vet bäst vad som inte fungerar och har ofta smarta lösningar som ledningen inte tänkt på.
Gör det enkelt att rapportera problem och föreslå förbättringar genom att ha en bra avvikelsehantering på plats. Involvera medarbetare tidigt i processen och gärna redan när ni planerar förändringar. Fokusera på vardagsnytta för både medarbetare och patient, och inte bara på att uppfylla krav och efterlevnad av regler.
Erbjud stöd och gör det lätt att göra rätt. Många vill bidra men vet inte hur eller känner sig osäkra. Ge tydlig information, konkreta exempel och visa att deras insatser verkligen spelar roll för arbetssituationen och kvaliteten på vården.
Steg 5: Följ upp och fira det som fungerar
När förbättringsarbetet är igång är det viktigt att visa på att det leder till något. Följ upp resultaten regelbundet och dela framgångarna med arbetslaget. När medarbetare ser att deras insatser faktiskt gör skillnad uppstår ofta engagemang för fortsatta förbättringar.
Gör uppföljning till en naturlig del i det löpande arbetet och inte en extrauppgift. En kort genomgång av vad som fungerat bra och vad ni vill förbättra ytterligare tar bara några minuter, men skapar värdefull reflektion. Fira även små framsteg, en förbättrad rutin som sparar fem minuter per dag är också värd att uppmärksamma.
Var konkret med vad ni har förbättrat, till exempel bättre arbetsplanering, snabbare respons på larm, mindre administration vid överrapportering, bättre samverkan med andra vårdenheter och nöjdare brukare. Det visar att kvalitetsarbetet inte bara handlar om siffror och krav, utan om att göra vardagen bättre för alla.
Framgångsfaktorer vid systematiskt kvalitetsarbete inom vård och omsorg
Vad utmärker vård- och omsorgsorganisationer som har etablerat ett fungerande systematiskt kvalitetsarbete? Genom att studera de verksamheter som kommit längst i sitt förbättringsarbete kan vi se några gemensamma framgångsfaktorer:
- Timing och uthållighet
Välj rätt tillfälle för förändringar och undvik perioder med särskilt hög personalomsättning, stora organisationsförändringar eller extremt hög arbetsbelastning. Kvalitetsarbete behöver ro och stabilitet för att slå rot. - Låt det ta tid
Ta er tid att bygga förtroende mellan ledning och medarbetare. Transparens kring beslut, ärlighet om utmaningar och konsekvent uppföljning av löften skapar trygghet för att medarbetare ska våga engagera sig. När förtroende finns vågar medarbetare både rapportera problem och föreslå lösningar. - Tänk långsiktigt men agera kortsiktigt
Sätt upp en vision för var ni vill vara om tre år, men fokusera på vad ni kan förbättra de närmaste månaderna. Detta balanserar ambitionsnivån med realismen och ger både riktning och snabba resultat. - Förvänta dig inte perfektion
Kom ihåg att idealläget inte finns men att kontinuerlig förbättring gör det. Var beredd på att ta steg bakåt, att göra om och ändra planen. Det viktiga är att skapa en kultur där lärande och utveckling blir en naturlig del av arbetet och inte något som bara händer då och då.
Med Add Ledningssystem blir systematiskt kvalitetsarbete både enkelt och effektivt.
Metoder för systematiskt kvalitetsarbete inom vård och omsorg
Vanliga metoder vid systematiskt kvalitetsarbete inom vård och omsorg är PDCA, lean, egenkontroll och riskanalys. Verktygen kompletterar varandra och fungerar sida vid sida. Till exempel förväntas verksamheter arbeta med avvikelsehantering, egenkontroll och riskanalys som en del av sitt systematiska kvalitetsarbete enligt SOSFS 2011:9. Samtidigt kan samma verksamhet arbeta efter PDCA och/eller lean.
PDCA för avvikelsehantering
PDCA (Plan-Do-Check-Act) är ett sätt att arbeta systematiskt med kvalitet och handlar om att steg för steg förbättra processer och rutiner i verksamheten. Metoden används ofta inom vård och omsorg för att uppfylla kraven på systematiskt kvalitetsarbete samtidigt som den skapar en kultur av kontinuerliga förbättringar.
Med PDCA går avvikelsehantering från att vara reaktiv problemlösning till proaktivt förbättringsarbete. Istället för att bara ”fixa” problem blir varje avvikelse en möjlighet att förbättra processer och rutiner.
Exempel från vård och omsorg
Om brukare på ett äldreboende upprepade gånger faller i korridoren blir detta en avvikelse att hantera. Verksamheten planerar förebyggande åtgärder så som halkskydd (Plan), testar förbättringen på en avdelning under en period (Do), mäter antalet fall och registrerar personalens observationer (Check). Till sist implementerar man åtgärderna i hela verksamheten om de visar sig minska fallrisken (Act).
Lean skapar värde
Lean är ett annat sätt att arbeta systematiskt med kvalitet och handlar om att ta bort slöseri och förbättra flöden för att skapa mer värde för patienter och brukare. Genom att arbeta enligt lean utvecklar verksamheten ett patientfokuserat arbetssätt och ett sätt att tänka för att göra saker smartare och mer värdeskapande.
Lean har visat sig fungera särskilt väl inom vård och omsorg och används idag av många olika verksamheter. Metoden har bland annat bidragit till kortare väntetider, högre patientsäkerhet och bättre arbetsmiljö.
Exempel från vård och omsorg
På en vårdcentral kartlade man patientflödet från ankomst till avslut och upptäckte att patienter ofta väntade onödigt länge mellan olika moment. Genom att standardisera rutiner och införa parallella arbetsprocesser minskade väntetiderna med 30 procent. Det gav både nöjdare patienter och mindre stress för medarbetare som nu kunde fokusera mer på vårdkvalitet istället för tidspress.
Egenkontroll
Egenkontroll är ett systematiskt sätt att kontrollera och säkerställa kvaliteten i det dagliga arbetet inom vård och omsorg. Metoden handlar om att löpande granska rutiner och processer för att upptäcka brister innan de blir problem. Detta arbetssätt skapar en proaktiv kvalitetskultur där medarbetare tar ansvar för att upprätthålla och förbättra vårdkvaliteten.
Vid egenkontroll är checklistor ett bra verktyg för att systematiskt kontrollera viktiga moment, till exempel hygienrutiner eller säkerhetskontroller. Regelbundna rundor på avdelningar och i gemensamma utrymmen ger till exempel möjlighet att upptäcka brister i miljö och utrustning. Även dialog mellan medarbetare, patienter och brukare skapar reflektion kring arbetssätt och identifierar förbättringsmöjligheter.
Riskanalys
Ett annat viktigt verktyg är riskanalysen, med vilken man identifierar och bedömer potentiella risker i verksamheten innan de leder till skador eller olyckor. Metoden handlar om att kartlägga vad som kan gå fel, vilka följder det skulle få och sätta in preventiva åtgärder.
Se till att hitta enkla och naturliga sätt att arbeta med riskanalyser. Verktyg som till exempel riskmatriser gör det enkelt att snabbt bedöma sannolikhet och konsekvens. Korta diskussioner under APT-möten gör riskbedömningar till en naturlig del av arbetet. Öppna även upp för dialog om ”vad-händer-om” då det skapar medvetenhet och förberedelse utan att skapa oro eller rädsla.
Läs även: Att kravställa ett ledningssystem vid offentlig upphandling
Digitalt ledningssystem ett viktigt stöd för många verksamheter inom vård och omsorg
Ett digitalt ledningssystem samlar alla kvalitetsrelaterade aktiviteter på ett ställe och skapar ordning i systemdjungeln. Istället för att sprida kvalitetsarbetet över flera plattformar får verksamheten ett centralt nav, där avvikelser, egenkontroller och riskanalyser hanteras tillsammans. Det är också här som du samlar rutiner, arbetsinstruktioner och andra viktiga dokument.
Andra fördelar med ett digitalt ledningssystem:
- Ger tydlig struktur som hjälper medarbetare att snabbt hitta rätt information
- Smidigt flöde för rapportering och hantering av avvikelser
- Automatiska påminnelser om egenkontroller och andra viktiga aktiviteter
- Minskar risken för att viktiga moment missas
- Historik och trenddata gör det möjligt att se mönster och utveckling över tid
- Automatisk sammanställning av nyckeltal minskar administration
- Rapportering till ledning och myndigheter blir enklaresammanställning av nyckeltal minskar administration
Add Ledningssystem för vård och omsorg
Addsystems har arbetat med ledningssystem för vård och omsorg i över femton år. Vi har etablerat långsiktiga relationer med verksamheter som använt systemet sedan ledningssystem blev ett krav från Socialstyrelsen.
”Add är navet i vårt administrativa arbete och fungerar som startsida för alla medarbetare på avdelningen. Det är en trygghet för våra anställda att veta att allt de behöver för sitt dagliga arbete finns samlat i Add.”
-Karina Axe, Steg för Steg