Effektiv dokumenthantering är en nyckel till ökad produktivitet och förbättrat samarbete. Med nya dokument som tillkommer varje dag kan hanteringen av all information bli överväldigande om dokumenten inte hanteras på ett strukturerat sätt.
Dokument och information är en så integrerad del av arbetslivet att vi tar dem för givet utan att reflektera över dess betydelse. Här delar vi med oss av tio tips för en effektiv dokumenthantering.
1. Implementera ett digitalt dokumenthanteringssystem:
Det första tipset vi vill ge för att skapa en effektiv dokumenthantering är att implementera ett digitalt dokumenthanteringssystem. Vilket gör att du kan samla alla dokument på en centraliserad plats vilket gör det enkelt för alla medarbetare att veta var de kan få tillgång till rätt information oavsett var de befinner sig eller vilken enhet de använder sig av. Detta ökar tillgängligheten och samarbetet kring dokument.
2. Skapa en tydlig struktur för en effektiv dokumenthantering
En av de mest självklara men ofta förbisedda aspekterna för att få en effektiv dokumenthantering är att skapa en tydlig struktur för dokumenten. Genom att använda logiska kategorier och namngivning för olika mappar, filer och metadata kan du säkerställa att alla kan förstå och enkelt hitta rätt dokument vid rätt tillfälle. Efter att du har fastställt strukturen är det också avgörande att kommunicera den tydligt till hela organisationen, så att alla är medvetna om hur de ska döpa och kategorisera nya dokument.
3. Använd färdiga mallar
För att underlätta för dig och dina medarbetare är det fördelaktigt att skapa färdiga mallar för olika dokumenttyper, såsom instruktioner, affärsrapporter och tidrapporter. Detta gör det enklare att skapa nya dokument samtidigt som det säkerställer konsekvens i utformningen.
Add Dokumenthantering är utformat för att vara enkelt att arbeta med. Ta kontakt för en genomgång.
4. Etablera rutiner
Väldefinierade rutiner för dokumenthanteringens livscykel är avgörande för en smidig process från skapande till arkivering. Se till att det finns tydliga listor i ert system för att hålla koll på var dokumentet befinner sig och vad nästa steg är. Viktiga punkter att inkludera i rutinen är:
- Var ni skapar dokument
- Hur ni namnger dokumenten
- Vilken metadata och vilka typer av kategoriseringar ni ska använda
- Format och vilken mall som ni ska använda till olika dokument typer
- Vem eller vilka som ska godkänna de olika typerna av dokument
- Hur ni ska uppdatera dokumenten så att den senaste versionen är aktuell
- Hur ni ska hantera arkivering av dokument
5. Ansvarsfördela uppgifter till rätt person
Fördela tydliga ansvarsområden för olika dokumentuppgifter till olika personer, inklusive skapande av olika dokumenttyper eller godkännande av dokument. Se till att varje medarbetare förstår sin roll och ansvar för att säkerställa korrekt och snabb hantering av dokumenten. Kommunikation är avgörande för att minimera förvirring och effektivisera processen.
I ett bra dokumenthanteringssystem finns funktioner för fördelning av ansvar såväl som flöden för remisshantering och godkännande och tydliga strukturer som visar vem som gör vad.
6. Skriv korta dokument
För att dina medarbetare ska ha tid och orka läsa alla viktiga dokument i organisationen är det viktigt att hålla dem korta. Vi rekommenderar att dela upp texten med styckesindelningar med tydliga rubriker och punktlistor för att göra texten lättläst. Ha gärna som målsättning att begränsa dina dokument till en A4-sida.
7. Använd olika format
Genom att inkludera olika format och medier i dokumenthantering blir det inte bara enklare utan också roligare för medarbetare att ta till sig information. Ett smart tips är att skapa filmer för instruktioner och dela upp texten med bilder och grafer för att göra de enklare att ta till sig. Denna mångfald av format tilltalar olika inlärningsstilar och gör hela processen mer engagerande och effektiv.
Få ordning och reda bland dokumenten med Add.
8. Utbilda teamet i effektiv dokumenthantering
Erbjud kontinuerlig utbildning och utvärdering för dina medarbetare för att säkerställa att de förstår och använder dokumenthanteringssystemet på rätt sätt. Det kan göras genom träningssessioner, användarhandböcker och supportresurser. Detta ökar användarens engagemang och effektivitet.
9. Säkerställ efterlevnad och säkerhet
En effektiv dokumenthantering inkluderar också att säkerställa efterlevnad av lagar och regler samt att säkerheten för dokumenten är hög. Se till att ha regelbundna säkerhetskopior av dina dokument för att skydda mot dataförlust och ha en plan för återställning för att snabbt kunna återställa dokument om det skulle behövas. Med ett digitalt dokumenthanteringssystem kan alla dokument sparas i molnet. För att vara förberedd inför dataattacker eller tillfällen när internetanslutningen är nere, kan det vara fördelaktigt att även ha de mest kritiska dokumenten samlade i en pärm på ett säkert ställe.
10 Kontinuerlig utvärdering ger effektiv dokumenthantering
Kontinuerlig utvärdering är avgörande för en effektiv dokumenthantering består. Säkerställ att alla rutiner följs, uppdatera och organisera gamla dokument och uppmuntra feedback från medarbetarna för förbättringar. Tveka inte att gallra dvs ta bort dokument som inte längre är till nytta. Genom att välkomna deras synpunkter och göra nödvändiga förändringar kan du öka engagemanget och säkerställa en smidig och effektiv hantering.
Att tillämpa dessa tips för effektiv dokumenthantering kan hjälpa din organisation att öka produktiviteten, minska risken för fel och säkerställa efterlevnad av krav och regler. Genom att investera i ett robust dokumenthanteringssystem och följa bästa praxis kan du säkerställa att dokumenten är säkra, tillgängliga och hanteras effektivt.
Add – ett uppskattat arbetsverktyg bland medarbetare
Add Dokumenthantering är en del av Add Ledningssystem och kombineras ofta med lösningar för ärendehantering, processhantering och intranät.
Lösningen ger en smidig och effektiv hantering av dina dokument och är ett bra stöd i verksamhetsstyrning. Boka en demo idag och upptäck hur Add kan förbättra arbetsdagen för hela arbetsplatsen!