I dagens digitaliserade arbetsmiljö är dokumenthantering inte bara en administrativ uppgift utan en strategiskt viktig process för att öka produktiviteten, minska kostnader och främja affärstillväxt. I denna artikel kommer vi att utforska vad dokumenthantering är och dela användbara tips för att implementera ett digitalt system för dokumenthantering.
Vad är dokumenthantering?
Dokumenthantering är en viktig process där organisationer tar hand om sina olika dokument och information på ett ordnat sätt. Det handlar om att skapa, organisera, dela och spara dokument på ett sätt som gör dem lätta att hitta och använda. Dokument kan vara allt från vanliga pappersdokument till digitala filer som e-postmeddelanden, presentationsmaterial och kalkylblad.
Syftet med dokumenthantering
Syftet med dokumenthantering är att se till att organisationen kan hantera sina dokument på ett smart sätt. Det handlar om att ordna dokumenten så att de är lätta att hitta när du behöver de, vilket sparar tid och gör arbetsdagen smidigare. Genom att organisera och lagra dokument på ett strukturerat sätt kan man också undvika att viktig information går förlorad eller blir svår att återfinna. Dessutom främjar dokumenthantering samarbete och effektivt informationsutbyte inom organisationen, vilket bidrar till ökad produktivitet och bättre arbetsflöden.
Med Add Dokumenthantering kan du enkelt behörighetsstyra systemet så att rätt person får se rätt information. Vill du höra mer?
Stora fördelar med ett dokumenthanteringssystem
Många företag upplever en ständigt ökande mängd information som behöver hanteras på ett effektivt sätt för att säkerställa att rätt person har tillgång till rätt information vid rätt tillfälle. Ett dokumenthanteringssystem är lösningen på detta dilemma och erbjuder flera fördelar för din organisation. Låt oss ta en närmare titt på några av dem nedan:
Ökad effektivitet och produktivitet: Genom att ha en välorganiserad dokumenthantering där det även är enkelt att söka i brödtext i alla dokument kan företag snabbt hitta och dela viktig information. Det minskar tid som du annars skulle spendera på att leta efter dokument eller riskera att duplicera sitt arbete.
Bättre informationshantering: Genom att ha strukturerade system för dokumenthantering kan företag säkerställa att informationen är korrekt, uppdaterad och tillgänglig för dem som behöver den, samtidigt som konfidentiella data är säker.
Förbättrat samarbete: Med molnbaserade dokumenthanteringslösningar kan flera användare enkelt samarbeta med att uppdatera dokument, oavsett var de befinner sig geografiskt.
Tips för att börja arbeta med ett digitalt system för dokumenthantering
När du väl har bestämt dig för att implementera ett dokumenthanteringssystem finns det några saker att tänka på:
- Identifiera vilka problem du vill lösa och vilka lösningar du behöver för att lösa de
- Utbilda användare och se till att de förstår systemet.
- Planera och genomför en smidig överföring av dokument från den nuvarande platsen till det nya systemet.
- Anpassa dokumenthanteringen efter din organisations behov och arbetsflöden.
- Följ upp användningen av systemet för att säkerställa effektivitet och efterlevnad.
Genom att vara medveten om dessa punkter kan din organisation framgångsrikt implementera ett lyckat dokumenthanteringssystem och dra nytta av dess fördelar.
Smarta funktioner som lösningen bör innehålla:
Sökmotor: En kraftfull sökfunktion som gör det möjligt för användare att snabbt hitta specifika dokument genom att söka efter nyckelord i dokumenten eller i de metadata och kategorisering som finns.
Versionshantering: Funktionen att spåra och hantera olika versioner av samma dokument över tid för att säkerställa att användarna arbetar med den senaste och mest uppdaterade versionen och samtidigt automatiskt spara alla äldre versioner.
Kopplingar till krav, standarder eller processer: För att effektivt arbeta med ISO-standarder och andra lagkrav bör dokument kunna kopplas till relevanta krav, standarder eller processer
Behörighetskontroll: Möjligheten att ställa in olika behörighetsnivåer för användare så att endast auktoriserade personer kan läsa, redigera, skapa, eller ta bort dokument.
Säkerhetskopiering och återställning: Automatiserade säkerhetskopieringsfunktioner för att se till att dokumentdata är säkert lagrad och möjligheten att återställa tidigare versioner av dokument vid behov.
Samla alla dina dokument i Add Dokumenthantering och ta del av dessa smarta funktioner och många fler.
Utmaningar med att börja arbeta med ett dokumentsystem
När nya system införs möter organisationer ofta utmaningar såsom motstånd mot förändring, systemkompatibilitet, säkerhetsrisker och behovet av kontinuerlig utbildning. För att hantera dessa effektivt bör organisationer fokusera på användarutbildning för att öka acceptansen och förståelsen för det nya systemet.
Det är även viktigt att välja en lösning som är kompatibel med befintliga verktyg och som kan växa i takt med din organisation. Säkerhetsaspekter och dataskydd måste prioriteras, med tydliga riktlinjer och processer för dataskydd och efterlevnad av lagar som GDPR. Medvetenhet om dessa punkter underlättar en lyckad implementering av dokumenthanteringssystem.
Kontinuerlig uppföljning och utvärdering
Implementeringen av ett dokumenthanteringssystem är inte en engångsåtgärd; det kräver kontinuerlig uppföljning och utvärdering för att säkerställa att det fortsätter att möta organisationens behov och mål. Det är viktigt att regelbundet utvärdera systemets prestanda, samla feedback från användare och identifiera eventuella områden för förbättring. Genom att hålla systemet relevant och uppdaterat kan organisationen maximera dess nytta och effektivitet över tiden.
Add Dokumenthantering hjälper dig att få ordning på dina dokument
Add Dokumenthantering erbjuder en effektiv lösning för att organisera och hantera dina dokument på ett strukturerat och smidigt sätt. Med funktioner som strukturerade processer, tydliga regler för kategorisering och smidiga godkännandeflöden, är det enkelt att skapa ordning bland dina dokument, även för din datornovisa kollega.
Vanligtvis använder våra kunder Add Dokumenthantering i kombination med Add Ärendehantering, Processhantering och Intranät för att skapa ett komplett ledningssystem. Lösningen går dock också att använda som en fristående lösning och integrera den i ditt befintliga system.
Add Dokumenthantering är skräddarsydd för att passa dina specifika behov och kan anpassas efter din organisations krav och rutiner. Låt Add Dokumenthantering vara din partner för att få ordning på dina dokument!
Vill du veta mer? Boka en demo som berättar vi!