När Region Gävleborg ställde krav på att alla vårdgivare skulle ha ett ledningssystem, behövde Doktorama hitta en lösning som passade deras verksamhet. De valde Add Ledningssystem, som de nu har arbetat aktivt med sedan 2017.
”Vi behövde ett ledningssystem för att uppfylla regionens krav, men för oss har det framför allt blivit en central plats där vi samlar all relevant information för vår verksamhet, hanterar interna händelser och rapporterar avvikelser,” berättar Robert Hill, verksamhetschef på Doktorama.
En vårdverksamhet med en tydlig vision
Doktorama grundades 2011 av Robert Hill tillsammans med fem andra delägare. Idag består Doktorama av två hälsocentraler i Söderhamn och en hälsocentral i Hudiksvall, där 75–80 medarbetare tar hand om över 19 000 patienter.
Verksamheten har en tydlig vision: att bedriva en högkvalitativ och effektiv primärvård i det lilla formatet. De arbetar för att ha hög tillgänglighet, ett gott bemötande och en hög medicinsk kvalitet, vilket gör att de vill vara det självklara förstahandsvalet inom öppen vård. Doktorama är en platt organisation som arbetar på uppdrag av Region Gävleborg. Regionen tillhandahåller ett verksamhetssystem som är gemensamt för alla vårdgivare och innehåller journalförteckningar och dokumenthantering.
Från pappersblanketter till en digital lösning
Innan Doktorama använde sig av Add Ledningssystem hade de pappersblanketter för ledighetsansökan och avvikelsehanteringen. Robert förklarar att han föredrar att använda sig av en digital struktur. Idag används inte bara Add för ledighetsansökan utan även för måluppföljning, ärendehantering och dokumenthantering men främst som intranät. Add har blivit en central plats där medarbetarna vet att de kan hitta relevant information.
Snabb och tydlig informationsspridning med Add Ledningssystem
Tack vare intranätet och nyhetshanteringen i Add har det blivit enkelt att sprida information mellan de tre hälsocentralerna. Med 15–25 medarbetare per enhet och geografiskt utspridda arbetsplatser var det svårt att säkerställa att alla tog del av viktig information i tid.
Medarbetarna vet nu alltid var de hittar den senaste uppdateringen, och när Robert nyligen publicerade en nyhet kunde han se att 68 av 75 medarbetare hade tagit del av den. Eftersom sjuksköterskor och vårdpersonal ofta inte hinner läsa sina mejl under dagen är intranätet en trygg lösning där viktig information alltid finns tillgänglig.
Kommentarsfunktion skapar engagemang
För att ytterligare stärka dialogen har Doktorama aktiverat kommentarsfunktionen på nyheter, vilket ger medarbetarna möjlighet att ställa frågor och be om förtydliganden. ”Jag tycker att kommentarsfunktionen är bra, för den ger medarbetarna chans att tycka till, reagera och få klarhet i om något är otydligt,” säger Robert. Han ser att det framför allt är de yngre medarbetarna som använder funktionen och han försöker alltid svara snabbt för att hålla igång dialogen.
Doktorama samlar rätt information på rätt plats
Utöver nyhetshanteringen används Add för att samla verksamhetsanpassad information. Regionens verksamhetssystem innehåller runt 20 olika rutiner för läkemedelshantering, men endast 2–3 av dem är relevanta för Doktorama. Genom att lyfta fram just dessa i Add blir det betydligt enklare att hitta rätt information. ”På vårt intranät hittar man informationen, vilket kan vara svårt ibland i verksamhetssystemet där allt är så omfattande,” säger Robert.
Anpassad avvikelsehantering
En annan viktig funktion är avvikelsehanteringen där de tar emot hundratals ärenden varje år. Doktorama har anpassat avvikelserapporteringen helt efter deras egna önskemål.
” Det är lätt att rapportera och väldigt självinstruerande, så jag har nästan aldrig hört någon fråga hur man gör, ” säger Robert.
För att öka engagemanget i systemet har Doktorama lagt till snabblänkar till viktiga system och sidor direkt på intranätets startsida. ”Det gör att personalen ofta går in på intranätet för att komma åt en länk, och då kanske de också läser nyheterna,” säger Robert.
Nästa steg i utvecklingen är att introducera en hälsobingo i Add Ledningssystem för att uppmuntra medarbetarna att delta i hälsofrämjande aktiviteter.
Det är medarbetarna som är det verkliga ledningssystemet
”Om man ska vara kritisk kan man säga att det verkliga ledningssystemet är medarbetarna själva. Det är de som ser till att avvikelser förhindras och att vården fungerar i praktiken. Inget dokument har någonsin räddat en patient – möjligtvis kan ett papper stoppa ett blodflöde, men när något håller på att gå fel är det alltid personalen som upptäcker det och agerar,” berättar Robert.
Rekommendation till andra företag
”Add Ledningssystem har fungerat bra för oss. Har vi haft funderingar eller förändringar som vi vill göra har det fungerat bra. Vi har inte funderat på någon annan leverantör. Utifrån de krav vi ställer på systemet är vi nöjda med funktioner och det är även bra att man kan få struktur av systemet. Det är bekvämt. Add passar oss bra! ” berättar Robert glatt.
Vad är det bästa med Add Ledningssystem?
- Det är lätt att skapa nyheter, lägga till filer och hantera ledighetsansökningar.
- Avvikelsehanteringen är lättöverskådlig och praktiskt genom att man kan exportera listan till excel.
- Man kan göra mycket själv utan att behöva hjälp.
- Det finns många inställningsmöjligheter vilket är bra.
Add Ledningssystem hjälpte Doktorama till smidigare informationshantering. Boka en kostnadsfri genomgång av Add idag!
Kul fakta – Varför heter det egentligen hälsocentral?
Benämningen hälsocentral är specifik för Region Gävleborg och har använts sedan 1971. Då beslutade regionen att termen vårdcentral påminde för mycket om vård, och att hälsocentral bättre skulle spegla en verksamhet med fokus på förebyggande insatser.
I dag ser dock verkligheten annorlunda ut. ”Det är definitivt vård vi bedriver, och väldigt lite förebyggande arbete,” säger Robert. Han konstaterar att tidigare insatser som hembesök av distriktsjuksköterskor och förebyggande samtal är något som försvunnit ur verksamheten. ”Idag kommer man hit när man är sjuk, och vi har inte längre sjuksköterskor som åker ut och dricker kaffe hos patienterna,” tillägger han med ett leende.
