Från pärmar till digital lösning med Add Ledningssystem

Linda Lundman hade en vision att modernisera Candors Ledningssystem och gå ifrån pärmar och manuellt pappersarbete till ett digitalt arbetssätt. Det blev starten på Candors digitala resa som har effektiviserat och ökat engagemanget i förbättringsarbetet.

Linda Lundman arbetar som Quality och EHS Manager på Candor, där hon är ansvarig för miljö, kvalitet, arbetsmiljö och administrationen av deras ledningssystem. Candor är baserat i Norrköping, med ca 40 anställda som tillverkar och levererar specialkemikalier, metaller och utrustning för ytbehandlings-, verkstads- och elektronikindustrin.

Ett traditionellt ledningssystem i pärmar

När Linda började på Candor hösten 2018, var företaget sedan länge kvalitet- och miljöcertifierat med ett befintligt ledningssystem. Ledningssystemet bestod av traditionella pärmar och mappstrukturer på datorn. 

”Det fungerade, men det fanns stor förbättringspotential,” berättar Linda. Ledningssystemet saknade spårbarhet och uppföljning, och ärendehanteringen var långsam på grund av manuell pappershantering vilket gjorde arbetet svårjobbat.

Gå ifrån det traditionella arbetssättet till ett digitalt ledningssystem

Linda insåg snabbt att det var dags att gå från det traditionella arbetssättet till ett mer digitalt och modernt ledningssystem. ”Jag behövde spårbarhet för att kunna följa vad som händer och veta vad som förbättras eller försämras,” förklarar Linda. Hon hade tidigare erfarenhet av att arbeta med olika typer av system, vilket gav henne en tydlig målbild av vad hon sökte efter. Linda letade efter ett digitalt verksamhetssystem där hon kunde samla och revisionshantera dokument digitalt, eliminera pappersarbete och underlätta ärendehantering.

”Det var guld för mig att kunna samla allt i ett system”

”Jag såg snabbt att Add Ledningssystem hade det jag sökte efter,” säger Linda. Add Ledningssystem erbjöd ett integrerat verktyg för dokument, ärenden och processhantering. ”Det var guld för mig att kunna samla allt i ett system, dessutom passade Add bra för mindre verksamheter med möjligheter att skräddarsy systemet efter våra behov.”

Implementeringen av Add gick snabbt tack vare Lindas tydliga kravlista. Sedan starten 2019 har Candor utökat systemet med flera lösningar, som rondering och kontrollverktyg. ”Vi låter det växa i takt med att personalen lär sig systemet,” berättar Linda.

”Ledningssystemet ska finnas för alla och alla ska se nytta med att använda det”

Linda berättar en av utmaningarna med det gamla systemet var att engagera medarbetarna i arbetet. Hon förklarar att det endast var en liten grupp som arbetade med det. För att få med medarbetarna i arbetet med Add Ledningssystem aktiverade Candor single sign-on för snabb och enkel inloggning. Dessutom använder de Add som intranät och startsida som alla medarbetare automatiskt får upp när de startar datorn. De arbetar även mycket med behörighetsstyrning så att varje medarbetare endast ska se relevant information för den medarbetaren. Det gör att medarbetarna lättare kan hitta och använda den information som är relevant just för dem.

”Får man inte med sina medarbetare är ledningssystemet ett dött verktyg. Det ska finnas där för alla och de ska se nytta med det,” säger Linda. Det är en av anledningarna till att vi kallar det verksamhetssystem då det omfattar hela verksamheten inte enbart ledningen. Hon berättar även att en oväntad fördel med Add var möjligheten att använda det som intranät för att kommunicera information till medarbetarna.

Antalet rapporterade ärenden har ökat sedan de implementerade Add  

Candor har gått från manuell pappershantering till en digital ärendehantering i Add. De använder systemet för bland annat avvikelser, förbättringsförslag, riskobservationer, revisionsärenden och arbetsuppgifter. Vissa avdelningar har ett anpassat ärendeflöde för att det ska bli enklare att hantera. Linda förklarar att det har skett en stor ökning av ärenden och att det är fler som rapporterar än före tiden med Add.

Candor har genom Add Ledningssystem tagit steget mot en mer modern, effektiv och spårbar verksamhet. ”Vi har nu en bättre överblick och kan följa upp alla aspekter på ett effektivt sätt,” avslutar Linda.

Vad är det bästa med Add Ledningssystem?

  • Allt finns samlat i Add
  • Alla lösningar i Add följer samma struktur så att det blir enkelt att lära sig
  • Det är ett verktyg att utvecklas med över tid
  • Tack vare ärenderapporter kan vi enkelt följa upp alla ärenden i vår verksamhet.

Vill du också ta din verksamhet till nästa nivå med ett digitalt ledningssystem?
Boka en demo av Add Ledningssystem idag.