Att skriva en hållbarhetsrapport kräver noggrannhet, tydlighet och ett starkt fokus på att kommunicera både prestationer och ambitioner när det gäller hållbarhetsmålen.
För att underlätta ditt arbete har vi skapat en lista med 10 konkreta tips för att du ska kunna skapa en välstrukturerad och engagerande hållbarhetsrapport.
1. Identifiera viktiga områden för din hållbarhetsrapport
Börja med att först identifiera de områden som är mest relevanta. Det kan vara en bra strategi att koppla dessa områden till de globala klimatmålen och Agenda 2030. Genom att göra detta får du en tydlig riktning för hållbarhetsinsatser, som inte bara omfattar klimatåtgärder utan även social och ekonomisk hållbarhet.
Om ditt företag arbetar efter ISO 14001 har du säkert redan här identifierat viktiga områden för hållbarhetsarbetet som du kan rapportera om. Genom att tydligt definiera och prioritera hållbarhetsområden som är relevanta för ditt företag, och knyta dem till globala ramverk kan du säkerställa att din hållbarhetsstrategi är både effektiv och målinriktad.
Ta reda på vilka standarder, ramverk och krav för hållbarhetsrapportering som finns och bestäm vilka du ska rapportera utifrån.
2. Sätt mätbara mål och KPI
För varje identifierat hållbarhetsområde ska du sätta upp konkreta, mätbara mål och nyckeltal (KPI). De kommer hjälpa dig att visa på förändringar och förbättringar som ditt företag gör över tid. Kom även ihåg att inkludera leverantörers påverkan och få med hur era hållbarhetsinitiativ bidrar till långsiktig hållbarhet.
Några exempel på mål kan vara:
- Minska företagets koldioxidutsläpp från resor och inköp med X% inom 3 år
- Öka andelen förnybar energi i vår energiförsörjning till x % inom de närmaste tre åren.
- Minska vattenförbrukningen per anställd med 15 % till år xxxx.
Genom att ha tydliga mål blir det enklare att mäta framsteg och identifiera förbättringsområden.
3. Använd en tydlig struktur för din hållbarhetsrapport
Tänk på att det är enklare att läsa hållbarhetsrapporten om texten är indelad i kortare stycken. Använd intressanta rubriker och få gärna med bilder eller grafer som kan förklara framsteg med andra ord.
4. Skriv med storytelling och ge konkreta exempel
Använd berättelser och konkreta exempel i din hållbarhetsrapport för att illustrera hållbarhetsinitiativ och deras påverkan. Det gör rapporten mer lättläst och engagerande för läsarna.
Se också till att använda hållbarhetsrelaterade ord på ett korrekt sätt. Ta reda på vad som gäller för hållbarhetskommunikation och sök till exempel språkliga riktlinjer och råd hos organisationer som arbetar med miljö- och hållbarhetsfrågor.
5. Kommunicera transparant och ärligt
Var ärlig om eventuella risker eller utmaningar ni står inför när det gäller hållbarhetsmålen. Hållbarhetsarbete är ett ständigt pågående arbete och inget som kan vara fulländat. Beskriv var ni står idag på ett direkt sätt utan målande eller säljande texter.
Redogör även hur ni involverar intressenter såsom anställda, leverantörer och kunder i er hållbarhetsstrategi och rapportering. Detta visar på äkthet och ökar förtroendet för ert hållbarhetsarbete
6. Samla in data till hållbarhetsrapporten
Samla in data om hur ditt företag presterar inom de valda hållbarhetsområdena. Be varje avdelning att bidra med relevant information om hur de arbetar med hållbarhet, och hör också med leverantörer och kunder för att få en bredare bild. Detta säkerställer att rapporten ger en heltäckande vy av företagets hållbarhetsprestationer.
För att underlätta insamlingen av data kan du investera i ett miljöledningssystem som samlar företagets ärenden, processer och dokument på en och samma plattform. Detta ger spårbarhet och tydlig statistik över dina mål och framgångar. Företag som har en certifiering i ISO 14001 kan också hämta data till redovisningen här.
Add Miljöledningssystem är en användarvänlig plattform som skapar ordning och reda i miljö- och hållbarhetsarbetet.
7. Analysera dina resultat och skapa åtgärder
Jämför dina insamlade data med de mål du har satt upp och identifiera områden som behöver förbättras. Utifrån analysen, skapa konkreta åtgärder för att adressera dessa förbättringsområden. Detta ger en klar översikt över vad som fungerar bra och vad som behöver utvecklas.
8. Skriv hållbarhetsrapporten
När du har analyserat din data ska du sammanställa hållbarhetsrapporten på ett kort och lättförståeligt språk. Inkludera både framgångar och utmaningar.
Här är exempel på kapitel som du kan ha med i din rapport:
- Företagsinformation som ger grundläggande information om ditt företag, bakgrund och nuläge
- Sammanfattning av hållbarhetsstrategi
- En beskrivning av ert arbete med sociala frågor
- Prestationer och framsteg inom miljöområdet
- Finansiella prestationer på ett hållbart sätt
- Redovisning av mål, KPI och uppnådda resultat
- Hur ni arbetar med risker kopplade till hållbarhet
- Bedömning av prestationer inklusive utmaningar och möjligheter
- Väsentlighetsanalys som är en analys av vilka hållbarhetsfrågor som är viktigast för er verksamhet. Den hjälper ditt företag att fokusera på de områden som har störst inverkan på både verksamheten och dess intressenter.
9. Publicera din hållbarhetsrapport
När du har skrivit klart din rapport ska du se till att du delar med dig av den till dina intressenter och medarbetare. Skicka ut den i företagets nyhetsbrev, i mejl till relevanta målgrupper och publicera den på hemsidan. Använd rapporten som ett verktyg för att engagera intressenter för er verksamhet.
Se också till att sammanfatta hållbarhetsrapporten i en kort version då mottagaren inte alltid kommer ha tid att läsa hela rapporten.
10. Utvärdera och förbättra
Efter att rapporten har publicerats ska du ta dig tid att utvärdera processen och även feedbacken du har fått från intressenter eller medarbetare. Skriv ned feedbacken för att du ska kunna använda den till nästa års hållbarhetsrapport.
Kom ihåg att hållbarhetsrapportering är en pågående process som bör bygga på tidigare erfarenheter och visa på att ni ständigt arbetar med att förbättra er. Se till att uppdatera mål och strategier inför kommande år.
Genom att följa dessa enkla tips kan du skapa en hållbarhetsrapport som uppfyller lagkraven, men som också blir ett verktyg för att bygga förtroende, stärka varumärket och driva långsiktig hållbarhetsutveckling.
Add Miljöledningssystem kan hjälpa dig att samla in ditt miljö- och hållbarhetsarbete, ge dig påminnelser inför en uppgift och se till att det blir ordning och reda i organisationen.