Vi är i en tid av förändring där företag och organisationer verkar på en alltmer komplex marknad med många nya krav och förväntningar från omvärlden. Det gäller även hur information hanteras inom en verksamhet och därmed hur ett ledningssystem bör utformas i framgångsrika bolag och andra organisationer.
Digitaliseringsresan fortsätter för små och stora organisationer samtidigt som nya fokusområden och trender förändrar förutsättningarna. Ledningssystemet tar en centralare roll och går från att enbart vara ett it-stöd till att bli en del av organisationskulturen.
Så här resonerar vi på Addsystems kring framtidens ledningssystem och vad du kan tänka på för att följa med i utvecklingen.
Framtidens ledningssystem blir som en digital version av verksamheten
Vi ser att utvecklingen går mot att ledningssystemet blir en mer integrerad del av verksamheter. Det kommer att bli mer utbrett att använda ledningssystemet som ett verktyg för verksamhetsstyrning. Grunden i systemet fortsätter att vara delar som arbetsinstruktioner, föreskrifter, checklistor, processbeskrivning, ärendehantering, intern informationshantering och uppföljningar. Däremot ser vi framför oss hur de kommer att bli mer detaljerade och ge mer konkret vägledning och beröra fler delar av verksamheten. Det innebär att ledningssystem kommer att beskriva verksamheten mer i detalj och bli som en digital version av den.
Ett mer omfattande och centraliserat verksamhetssystem innebär att styrningen blir än mer digitalt och kan bidra till att ge en bättre analys och uppföljning av verksamheten. Det gör det möjligt att styra, driva och utveckla verksamheten på en betydligt större detaljnivå och med högre precision. Det innebär till exempel att beslutsfattare kan ta mer välgrundade beslut, att åtgärder kan vidtas i rätt tid, verksamheten blir effektivare och att det blir enklare att leverera mycket högre kvalitet.
Se hur Add Ledningssystem kan formas efter din verksamhet. Boka en demo idag!
Ett expertsystem som vägleder i specifika frågor
Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete bygger idag ofta på förbestämda processer och instruktioner. Framöver ser vi att det istället formas på ett iterativt sätt där mer specifika frågor och beslut, arbetssätt och ny information bygger upp och säkrar systemet. Ledningssystemet byggs på allteftersom och samlar situationsspecifika uppgifter och beslut och skapar på så vis träd av scenarier för ledare och medarbetare att luta sig mot i det dagliga arbetet och vid beslut.
Det innebär att framtidens ledningssystem blir en typ av expertsystem som kan ge svar på mer specifika frågor än tidigare. Det blir mer direkt och vägledande i konkreta situationer jämfört med idag då många upplever informationen i processer och riktlinjer allt för generella och svåra att tillämpa på enskilda situationer.
Externa krav formar också framtidens ledningssystem
Företag och organisationer verkar i mer komplexa och globala förhållanden än tidigare, och framtidens ledningssystem formas också av externa krav och förväntningar. Vi tror att ökade krav och fortgående globalisering driver efterfrågan hos kunder på certifieringsbara ledningssystem hos sina leverantörer. Det blir ju hela tiden svårare att bedöma det faktiska arbetet. Istället får man sätta sin tillit till certifieringar som en garant för kvalitet och effektivitet. Troligen skapas certifieringsmöjligheter inom allt fler områden och de blir även alltmer detaljerade. Ett exempel är miljö- och hållbarhetsområdet med många nya och reviderade lagar på ingång. Till exempel inom hållbarhetsrapportering, miljömärkning, ecodesign, cirkulära produktionssystem och nya krav på företag att granska sina värde- och leverantörskedjor.
Nya förutsättningar tillsammans med större förväntningar från konsument och samhälle att arbeta hållbart är en utmaning att lösa för många organisationer. Att till exempel arbeta mot standarder och gemensamma ramverk blir en lösning och ett tidseffektivt sätt för verksamheter att hantera detta.
Gemensamma standarder gör det också enklare för köparen och ger en tryggare marknad, då egenutvecklade ramverk är svåra för externa parter att kontrollera och för organisationen att förvalta på lång sikt.
Läs mer om vad ett ledningssystem är och hur du lyckas med kvalitetsledning.
Beskrivande dokument får nya format
I arbetet med ledningssystem har det beskrivande dokumentet så som arbetsrutiner, instruktioner, processer, manualer, mål och policys ett stort fokus. Här kan vi nu se att det blir vanligare att använda bild, film, spel och interaktiva presentationer som utbildar, förklarar och instruerar. Att säkra upp en beskrivning eller information måste inte längre vara ett skrivet dokument.
Nya format och mer anpassade sätt att konsumera information ger också nya förutsättningar för medarbetare att enklare följa en instruktion. Detta blir allt viktigare i takt med att komplexiteten och tidspressen i arbetet ökar. Det medför större krav på ledningssystemet att hantera olika format, men också att vara relevant och inspirerande att arbeta med.
Add är utformat för att vara enkelt för alla användare.
Med AI kommer vi längre med mindre resurser
AI och automation kommer att vara en del av och bidra på många bra sätt till framtidens ledningssystem. Till exempel genom att ge insikter för att kunna optimera arbetsprocesser, minska antalet avvikelser och dess konsekvenser samt att förbättra effektiviteten. I vår lösning för ärendehantering kan våra kunder exempelvis använda AI för att generera förslag på lämpliga åtgärder vid inrapportering av avvikelser.
Ytterligare användningsområden är:
Instruktioner i ledningssystem
AI kan vara ett stöd vid framtagande av instruktioner i samband med att du bygger upp ett ledningssystem. Det gör uppstarten enklare. Här kan AI vara ett stöd i ett effektivt administrativt arbete. Var dock uppmärksam på utmaningen att implementera arbetssätt som inte direkt kommer från verksamheten eller medarbetare.
AI kan bidra till smartare beslutsfattande
AI och automatisering av ledningssystem kan bidra till ett smartare beslutsfattande, vilket dessutom kan ske i realtid. Det blir möjligt att i ledningssystemet samla och analysera mycket stora mängder data, identifiera mönster, trender och prognoser som kan vägleda till mer precisa och välgrundade beslut.
Bättre riskhantering med intelligenta ledningssystem
Genom avancerade analysmetoder kan AI identifiera potentiella risker och förutsäga framtida förändringar inom organisationen. Fler verksamheter kommer att kunna arbeta mer proaktivt snarare än att övervaka och kontrollera kända risker. Det kan till exempel bli möjligt att förutse kvalitetsproblem innan de inträffar och förekomma dessa.
Ledningssystem redo för framtiden
Framtidens ledningssystem behöver vara agilt och snabbt kunna anpassas till förändrade omständigheter. På Addsystems utvecklar vi ständigt vår plattform Add och vår lösning för ledningssystem för att möta nya krav och behov. Det gör vi i nära samarbete med våra kunder och experter inom området.
Vår filosofi är hög flexibilitet och Add är därför anpassningsbart och öppet mot andra system genom API:er. Vi ser också att ett framtidssäkrat ledningssystem har gedigna säkerhetsfunktioner som skyddar känslig information och säkrar alla användares integritet.
Vi vet att kraven på oss som leverantör blir allt större och vi följer med stort intresse framtidens utveckling för att kunna vara en proaktiv del av den.
Vill du veta vad som händer härnäst och hur du kan framtidssäkra ditt ledningssystem?