Vad är ett ledningssystem? 

Att ha ett ledningssystem möjliggör ett systematiskt arbetssätt inom organisationer och blir ett viktigt verktyg i det dagliga arbetet för medarbetare. Men vad är ett ledningssystem och vilka fördelar ger det?

Ett ledningssystem kan ses som en regelbok som beskriver arbetssätt i ett företag. Vem som har ansvar för olika delar i arbetet fastställs också här. Det hjälper också till att styra, förbättra och följa upp arbetet och verksamheten i stort.

Det är även ett stöd för att bedriva verksamheten efter t ex ISO-standarder eller följa särskild lagstiftning inom ett specifikt område.

Låt oss börja med att titta på vad ett ledningssystem är rent praktiskt och vad det innehåller.

Vad är ett ledningssystem i praktiken?

Ledningssystem är i grunden en beskrivning av organisationens processer och rutiner. Det tydliggör ansvarsfördelning och hur arbetet ska gå till väga och hjälper till att leda, planera, kontrollera och utvärdera verksamhetens arbete.

I praktiken är det också ett verktyg i vilket du samlar arbetsinstruktioner, rutiner, policyer och annan information som definierar hur man vill att verksamheten ska fungera. Ledningssystemet kan se ut på många olika sätt och innehålla varierande information beroende på typ av verksamhet, behov och preferenser. Samtidigt är den övergripande strukturen ofta lik mellan olika verksamheter.  

De vanligaste dokumenten i ett ledningssystem är:

• Instruktioner/rutiner – för att beskriva de arbetssätt man vill säkerställa
• Policyer – övergripande principer för verksamheten
• Processer – beskrivning av hela arbetsflöden och kopplad information
• Riktlinjer – så som personalhandbok och olika föreskrifter

Det viktigaste är att ledningssystemet passar det sätt som ditt företag arbetar. För någon kan det innebära att ha alla viktiga dokument samlade i pärmar uppställda i bokstavsordning i bokhyllan, medan någon annan föredrar att ha all information organiserad i en gemensam digital plattform. Idag går de allra flesta företag från ett manuellt ledningssystem till en digital plattform. Rutiner och instruktioner kan med fördel även bestå av instruktionsfilmer och bildbeskrivningar i stället för vanliga dokument.

Vill du hitta ett effektivare sätt att arbeta? Låt oss berätta mer.

Ledningssystem är samma som verksamhetssystem

Ledningssystem kan också kallas för verksamhetssystem eller verksamhetsledningssystem och delas upp inom ett område såsom t ex kvalitetsledningssystem respektive miljöledningssystem. Olika organisationer kallar det för olika saker, men oftast har termerna samma innebörd. Kärt barn har många namn helt enkelt. 

Olika typer av ledningssystem

Ett ledningssystem kan vara generellt eller ha ett särskilt fokus såsom kvalitet, miljö, arbetsmiljö, hållbarhet eller informationssäkerhet. Inom de olika områdena finns olika standarder och lagar som företaget måste följa för att kunna bedriva verksamheten på ett ansvarsfullt och effektivt sätt.

Ledningssystemet utgår därför från en standard och hjälper organisationen att bygga upp sitt eget system på ett korrekt sätt. De vanligaste standarderna för ledningssystem är de internationella ISO-standarderna. En ISO-standard innehåller olika krav som ledningssystemet ska uppfylla om en organisation vill certifiera sig enligt ISO-standarden.   

Här kan det också vara intressant att veta att ISO-standarder inom området följer samma struktur och de går därför enklare att integrera med varandra.

Exempel på vanliga ledningssystem är:

• Kvalitetsledningssystem ISO 9001
• Miljöledningssystem ISO 14001
• Arbetsmiljöledningssystem ISO 45001
• Ledningssystem för informationssäkerhet ISO 27001 

Exempel på andra standarder och lagar:

• Socialt ansvarstagande – ISO 26000 
• Fordonsindustrin – ISO/TS16949 (IATF 16949) 
• Medicinteknik – ISO 13485 
• Livsmedelssäkerhet – ISO 22000 
• Energiledning – ISO 50001 
• Flygindustrin – AS9100 

Verktyg för ledningsgrupp och medarbetare

Många fördelar med ledningssystem

Ett ledningssystem kan bidra till att skapa en positiv arbetsmiljö, öka produktiviteten, följa en standard och bygga förtroende hos kunder och partners. Det kan också stödja organisationen i att anpassa sig till förändrade marknadsbehov och kundkrav. 

Genom att hjälpa till att organisera arbetsprocesser och rutiner får medarbetare tillgång till tydliga och strukturerade riktlinjer och arbetsinstruktioner. Det ger en klarhet kring vad som är förväntat av medarbetaren vilket minskar osäkerhet och gör det enklare att säkerställa ett systematiskt arbetssätt.

Tydliga riktlinjer skapar också en positiv arbetsmiljö. När man tydliggör företagets övergripande syften och hur medarbetarnas arbete bidrar till målen, blir det lättare att skapa engagemang och delaktighet. Genom att också definiera roller och ansvarsområden kan organisationen minimera onödiga steg i arbetet och nå förbättringar. Det skapar förutsättningar för ständig utveckling.

Ett certifierat ledningssystem ger dessutom tyngd och ett högre anseende för bolaget för både medarbetare och i kundsamarbeten.

Viktigt att tänka på när du väljer ledningssystem

Information och dokument i ett ledningssystem är i regel samlat i en digital plattform. Genom att använda en så kallad molnbaserad lösning får alla medarbetare åtkomst till informationen var som helst och när som helst. Det gör det lättare att samarbete och hålla alla uppdaterade med rätt uppgifter oavsett var i världen medarbetaren befinner sig.

Här är ytterligare några nyckelpunkter att tänka på när du väljer ledningssystem:

• Mål och behov: Utgå alltid från vad verksamheten behöver och vad målet är med systemet.
• Relevanta standarder: Välj standarder som är specifika för din bransch och organisationens mål. Om ni har en avsikt att certifiera verksamheten bör du även väga in detta.
• Går att växa med: Se till att ledningssystemet är flexibelt och går att anpassa till organisatoriska förändringar över tiden och tillväxt. 
• Användarvänligt: Ett enkelt system som är lätt att använda bidrar till att arbetet verkligen blir effektivare. Det gör det också lättare för alla medarbetare att göra det till en naturlig del i arbetet.

Skapa struktur och effektivitet med Add Ledningssystem

Du har nu fått svar på vad ett ledningssystem är och fått insikt i en rad fördelar. Add Ledningssystem möter samtliga av ovan kriterier och är en kraftfull lösning som går att skräddarsy efter varje enskild organisation.

Add är ett webbaserat verktyg i vilket du på ett säkert sätt kan arbeta med dokumenthantering, ärendehantering, internrevision och mycket mer. Passar för alla organisationer oberoende storlek och verksamhetsområde.

Kvalitetssäkra ditt arbete med Add ledningssystem. Boka ett möte och låt oss visa hur.