Ett ledningssystem möjliggör ett systematiskt arbetssätt och är ett viktigt verktyg i det löpande arbetet för både ledning och medarbetare. Men vad är ett ledningssystem i praktiken, vad innehåller det och vilka fördelar ger det?
Ett ledningssystem kan ses som en regelbok som beskriver hur en verksamhet ska arbeta. Det bestämmer vem som är ansvarig för vad och hjälper till att styra, förbättra och följa upp arbetet och verksamheten i stort. Låt oss börja med att titta på vad ett ledningssystem är i praktiken och vad det kan innehålla. Längre ner i artikeln hittar du också exempel på ledningssystem.
Vad är ett ledningssystem?
Ett ledningssystem är en beskrivning av verksamhetens processer och rutiner, och hjälper till att leda, planera, kontrollera och utvärdera verksamhetens arbete. Det ser till att verksamheten arbetar systematiskt, effektivt och med ständiga förbättringar. Ledningssystemet är ett viktigt verktyg i verksamhetsstyrning och stöttar olika delar av organisationen att samverka för att nå uppsatta mål och förbättra resultat. Det hjälper också verksamheten att leva upp till interna och externa krav och förväntningar samt gällande lagstiftning.
Ledningssystem är både själva arbetssättet som beskrivs ovan såväl som dokumentationen som styr arbetssättet. Det är också det tekniska verktyget som du samlar informationen i och arbetar med.
Ledningssystem är samma som verksamhetssystem
Ledningssystem kan också kallas för verksamhetssystem eller verksamhetsledningssystem. Det kan också fokusera på enskilda områden och går då under namn som:
Olika organisationer kallar det för olika saker, men oftast har termerna samma innebörd. Kärt barn har många namn helt enkelt.
Kom igång snabbt och enkelt med Add Ledningsystem
Vill du hitta ett effektivare sätt att arbeta? Låt oss berätta mer!
Vad ska ett ledningssystem innehålla?
Ledningssystemet innehåller processer, arbetsrutiner, instruktioner, policyer och annan information som definierar hur man vill att verksamheten ska fungera och arbeta. Det kan se ut på många olika sätt och innehålla varierande information beroende på typ av verksamhet, behov och egna önskemål.
Den övergripande struken är fortfarande ofta lik mellan olika verksamheter och de vanligaste dokumenten i ett ledningssystem är:
- Instruktioner/rutiner – för att beskriva de arbetssätt man vill säkerställa
- Policy och mål – övergripande principer och mål för verksamheten
- Processer – beskrivning av hela arbetsflöden, processkartläggning och processkartor
- Riktlinjer – så som personalhandbok och olika föreskrifter
Det viktigaste är att ledningssystemet passar det sätt som ditt företag arbetar. Det skulle kunna vara att ha alla viktiga dokument samlade i pärmar, men de allra flesta väljer att samla allt material i en digital plattform.
💡Tips! Rutiner och instruktioner behöver inte alltid vara en beskrivande text eller ett dokument. Det kan också vara instruktionsfilmer och bilder. I Add Ledningssystem kan du arbeta i många olika format.
Exempel på ledningssystem
Ett ledningssystem kan vara generellt för hela verksamheten, eller ha ett fokusområde som till exempel kvalitetsledning, miljö, arbetsmiljö, hållbarhet eller informationssäkerhet. Ledningssystemet utgår ofta från en standard, vilken fungerar som ett regelverk och hjälper organisationen att bygga sitt eget system på ett korrekt sätt.
En del branscher har egna ledningssystem som är formade efter branschens särskilda behov. Exempel på branschspecifika ledningssystem är IATF 16949 för fordonsindustrin, AS9100 för flygindustrin och ISO 13485 för medicintekniska företag. Dessutom finns verksamhetsanpassade system som Lean Management, Six Sigma och Balanced Scorecard som kompletterar de standardiserade systemen.
Ledningssystem kan också vara egenutvecklade och utgå från till exempel lagar, förordningar och andra riktlinjer som är styrande för verksamheten. Det är till exempel vanligt inom offentlig verksamhet.
💡Visste du? Olika ISO-standarder följer ofta samma struktur och många organisationer väljer att integrera flera ledningssystem med varandra. Det kallas ILS och står för integrerade ledningssystem.
De vanligaste standarderna och ledningssystemen
Vanligaste standarderna för ledningssystem är de internationella ISO-standarderna. De innehåller krav för hur man ska arbeta och vad ledningssystemet ska innehålla för att verksamheten ska uppnå en certifiering.
De vanligaste ledningssystemen är:
- ISO 9001 för kvalitetsledningssystem
- ISO 14001 för miljöledningssystem
- ISO 45001 för arbetsmiljöledningssystem
- ISO 27001 för Ledningssystem för informationssäkerhet
💡Visste du? En verksamhet måste inte vara certifierad för att arbeta med ett ledningssystem.
Exempel på andra standarder
- Socialt ansvarstagande – ISO 26000
- Fordonsindustrin – ISO/TS16949 (IATF 16949)
- Medicinteknik – ISO 13485
- Livsmedelssäkerhet – ISO 22000
- Energiledning – ISO 50001
- Flygindustrin – AS9100
Läs mer: Hitta rätt verktyg för ledningssystem för kvalitet och jämför Microsoft SharePoint med ett digitalt ledningssystem.
Verktyg för ledningsgrupp och medarbetare
Ledningssystemet är till för alla i organisationen och har en viktig plats i det dagliga arbetet. Ledning och kvalitetschef använder det till att styra, planera, analysera och följa upp att verksamheten löper på enligt fastställda rutiner. För medarbetaren är det ett verktyg och stöd i det löpande arbetet, för att till exempel ta reda på hur något ska göras eller för att rapportera en avvikelse.
Med andra ord är ledningssystemet viktigt för alla delar av verksamheten, från produktutveckling, produktion och logistik till inköp, försäljning, kundservice, marknad och HR. Det är därför viktigt att det får en central plats i verksamheten och är enkelt för alla medarbetare att hantera och förstå.
Add Ledningssystem är utformat att vara enkelt att använda
Boka 30 minuter demo en tid som passar dig
Många fördelar med ledningssystem
Ett ledningssystem kan bidra till att skapa en positiv arbetsmiljö, öka produktiviteten, få kvalitetsarbete att fungera bättre och följa en standard. Det kan också bidra till att bygga förtroende hos kunder och partners, och stödja organisationen i att anpassa sig till förändrade marknadsbehov och kundkrav.
Genom att organisera arbetsprocesser och rutiner får medarbetare tillgång till tydliga och strukturerade riktlinjer och arbetsinstruktioner. Det ger en klarhet kring vad som är förväntat av medarbetaren vilket minskar osäkerhet och gör det enklare att bedriva ett systematiskt arbete.
Tydliga riktlinjer skapar också en positiv arbetsmiljö. När du tydliggör företagets övergripande syften och hur medarbetarnas arbete bidrar till målen, blir det lättare att skapa engagemang och delaktighet. Genom att också definiera roller och ansvarsområden kan organisationen minimera onödiga steg i arbetet och nå förbättringar. Det ger förutsättningar för ständig utveckling.
Ett certifierat ledningssystem ger dessutom tyngd och ett högre anseende för verksamheten bland både medarbetare och i kundsamarbeten. Ett strukturerat och systematiskt kvalitetsarbete leder också till ökad kundnöjdhet.
💡Tips! Många av våra kunder använder även Add som ett intranät. Det gör att ledningssystem tar en naturlig plats i det dagliga arbetet.
Viktigt att tänka på när du väljer ledningssystem
Information och dokument i ett ledningssystem är i regel samlat i en digital plattform. Genom att använda en molnbaserad lösning får alla medarbetare åtkomst till informationen var som helst och när som helst. Det gör det lättare att samarbete och hålla alla uppdaterade med rätt uppgifter oavsett var i världen medarbetaren befinner sig.
Här är ytterligare några nyckelpunkter att tänka på när du väljer ledningssystem:
- Mål och behov: Utgå alltid från vad verksamheten behöver och vad målet är med systemet.
- Relevanta standarder: Välj standarder som är specifika för din bransch och organisationens mål. Om ni har en avsikt att certifiera verksamheten bör du även väga in detta.
- Går att växa med: Se till att ledningssystemet är flexibelt och går att anpassa till organisatoriska och marknadens förändringar, ny teknik och nya krav. Ledningssystem behöver vara utformat för att möta framtiden.
- Användarvänligt: Ett enkelt system som är lätt att använda bidrar till att arbetet verkligen blir effektivare. Det gör det också lättare för alla medarbetare att göra det till en naturlig del i arbetet.
Skapa struktur och effektivitet med Add Ledningssystem
Du har nu fått svar på vad ett ledningssystem är och fått insikt i en rad fördelar. Add Ledningssystem möter samtliga av ovan kriterier och är en kraftfull men enkel lösning som går att skräddarsy efter varje enskild organisation.
Add är ett webbaserat verktyg i vilket du på ett säkert sätt kan arbeta med dokumenthantering, ärendehantering, processhantering, internrevision och mycket mer. Passar för alla organisationer oberoende storlek och verksamhetsområde.
Kvalitetssäkra ditt arbete med Add ledningssystem. Boka ett möte och låt oss visa hur.