Den här artikeln riktar sig till dig som vill börja arbeta med kvalitetsarbetet i din verksamhet. Här får du konkreta råd och verktyg för att komma igång med ett systematiskt kvalitets- och förbättringsarbete och bli bättre på att leverera genomgående hög kvalitet.
Kvalitetsarbete är en viktig del i att bygga en långsiktig och lönsam verksamhet och handlar om att kontinuerligt utvärdera, lära och anpassa verksamheten till nya förutsättningar och krav. När kvalitet får genomsyra hela organisationen uppstår ett engagemang för att uppnå och förbättra kvalitet i allt den gör. Det bidrar både till nöjdare kunder och medarbetare, såväl som en effektivare verksamhet.
Att driva och utveckla kvalitetsarbete kräver ett metodiskt arbetssätt och handlar framför allt om följande fyra steg:
- Planera
- Genomföra
- Följa upp
- Analysera
Men först några ord om att förbereda och förankra kvalitetsarbete.
Förankring ger goda förutsättningar för ett lyckat kvalitetsarbete
För att kvalitetsarbete ska bli bra och göra skillnad behöver det vara väl förankrat på alla nivåer i verksamheten. Det innebär att du behöver säkerställa att berörda chefer och ledningsgrupp är med på tåget såväl som att kollegor känner sig delaktiga i processen.
Det är viktigt att alla känner sig engagerade och har möjlighet att påverka. Ta dig därför tid att diskutera och förankra arbetet, både uppåt och nedåt i organisationen. Om du har möjlighet kan det också vara värdefullt att anordna en föreläsning i syfte att inspirera medarbetare och ge grundläggande kunskap i kvalitetsarbete.
Bestäm vem som är ansvarig och ge ett bra startläge
För att kvalitetsarbetet ska bli prioriterat och inte hamnar i skymundan av andra arbetsuppgifter, är det viktigt att utse en ansvarig person som får avsatt tid att driva arbetet framåt. Det signalerar också att chef/ledning anser det vara ett viktigt arbetsområde. Om det finns en kvalitetsavdelning är det ofta någon här som får ansvaret, men det kan likaväl vara någon från en annan del av verksamheten.
Se till att personen har den kunskap den behöver för att driva kvalitets- och förbättringsarbete. Det brukar vara väl värt att investera i utbildning och kanske också tillgång till ett nätverk eller en sakkunnig för utbyte och frågor under arbetets gång.
Det kan också vara bra att personen har goda ledaregenskaper och erfarenhet av att hantera både människor och processer. Se till att rätt person får detta ansvar och att hen har de resurser som den behöver för att lyckas.
Skapa engagemang från ledning och medarbetare för kvalitetsarbetet med Add Kvalitetsledningssystem. Boka en demo och se hur det fungerar.
1. Planera kvalitetsarbete med omsorg
Börja med att identifiera viktiga områden där verksamheten kan bli bättre och planera därefter för hur ni ska gå vidare. Beskriv nuläget genom att samla in data och analysera den för att få en tydlig bild av vad som behöver förändring. Fokusera på att hitta de grundläggande orsakerna till problemet, och agera på dessa istället för att endast åtgärda problematiken i stunden.
Sätt tydliga mål för vad ni vill uppnå med förbättringsarbetet. Dessa mål bör vara SMARTA – Specifika, Mätbara, Accepterade, Realistiska och Tidsbundna. Slutligen, ta fram en konkret plan för hur ni ska genomföra förändringarna, inklusive vad ni ska göra, när det ska ske och vem som ansvarar för varje uppgift.
2. Genomför förbättringar inom valda områden
Att genomföra kvalitetsarbete innebär att omsätta planen i praktiken. Det är nu som de planerade åtgärderna ska komma i verket och nya arbetsmetoder testas. Här är det viktigt att noggrant följa planen och att alla inblandade vet sina uppgifter och ansvar.
Genomförandet kräver också löpande dokumentation, så att varje steg i processen går att följa upp och analysera. Det är under denna fas som det verkliga arbetet med att förbättra verksamheten händer, och det är därför viktigt att genomförandet är strukturerat och sker med stor noggrannhet.
3. Följ upp ditt kvalitetsarbete regelbundet
Uppföljning är en mycket viktig del av systematiskt kvalitetsarbete där du kontinuerligt mäter och utvärderar de förändringar som verksamheten genomfört. Här jämför du de uppnådda resultaten med de uppsatta målen för att se om insatserna leder till de förbättringar som det var tänkt.
Under uppföljningen identifierar du även eventuella avvikelser eller oväntade problem, vilket ger möjlighet att snabbt justera och förbättra processen. Regelbunden uppföljning säkerställer att kvalitetsarbete håller rätt kurs och ger de resultat som behövs för att nå målen.
4. Analysera kvalitets- och förbättringsarbete
Analysen i kvalitetsarbete handlar om att regelbundet och systematiskt utvärdera resultatet. Avsätt tid för att tillsammans gå igenom vad som gått bra och vad som går att förbättra ytterligare. Det är ofta värdefullt att medarbetare från olika delar av verksamheten är med i analysen för att tillföra fler perspektiv.
Analysen hjälper till att bedöma om målen är uppnådda och om de genomförda förändringarna verkligen har lett till en förbättring. Utifrån analysen finns möjlighet att fatta beslut om nästa steg, vilket kan vara att behålla lyckade förändringar eller att genomföra ytterligare justeringar för att nå önskade kvalitetsnivå.
Insikt: Vad är ett kvalitetsledningssystem?
Dra lärdom och dela insikter
När ni har analyserat resultaten och dragit slutsatser är det dags att sprida insikterna inom verksamheten. Diskutera vilka förändringar som ska vara kvar och om några delar av arbetet behöver justeras eller testas igen.
Det är också viktigt att dela med sig av framgångar och lärdomar till andra delar av organisationen, så att hela verksamheten kan dra nytta av det arbete som är gjort. Det kan också fungera som en inspiration att bedriva kvalitetsarbete även inom andra delar av verksamheten.
Kvalitetsarbete är ett långsiktigt åtagande
Kvalitetsarbete är inte en engångsinsats, utan ett långsiktigt och ständigt pågående arbete som kräver engagemang och uthållighet. För att uppnå och bibehålla hög kvalitet behöver kvalitetsarbete vara mer än ett projekt. Det bör vara en del av verksamhetens kultur och dagliga rutiner.
Verksamheter som arbetar med kvalitetsledning har vanligtvis ett ledningssystem för kvalitet som samlar alla dokument som berör arbetet. Ledningssystemet används också i det löpande arbetet att planera, genomföra, följa upp och utvärdera. En del organisationer väljer också att arbeta utifrån kvalitetsstandarden ISO 9001 och ta stöd av etablerade arbetssätt och ramverk för kvalitet.
Genom att se kvalitetsarbete som en långsiktig investering i verksamheten, kan du uppnå förbättringar på kort sikt och samtidigt bygga en hållbar verksamhet som kan möta framtiden.
Add Kvalitetsledningssystem är ett uppskattat stöd i systematiskt kvalitetsarbete för små och stora verksamheter. Användarvänligt och enkelt att komma igång.