Offentlig verksamhet – Att kravställa ett ledningssystem vid offentlig upphandling

Definiera syftet innan ni upphandlar ett digitalt ledningssystem

Bestäm tydligt varför ni ska investera i ett digitalt ledningssystem innan ni påbörjar upphandlingen. Vill ni effektivisera verksamheten, arbeta systematiskt med miljö- eller kvalitetsfrågor, eller uppnå en ISO-standard? Genom att klargöra era behov från start väljer ni ett system som verkligen stödjer er verksamhet på rätt sätt.

Fördelar med att arbeta med ett digitalt ledningssystem

• Effektivitet och automatisering – Minskar administration genom digitaliserade arbetsflöden, påminnelser och rapporteringsfunktioner.

• Tillgänglighet och transparens – Gör viktig information lättåtkomlig för medarbetare och säkerställer att rätt version av styrande dokument alltid används.
  
• Säker informationshantering – Skyddar känsliga uppgifter genom behörighetsstyrning, loggning och säker lagring enligt dataskyddsregler.

Nu när du vet vad ett ledningssystem är och vilka fördelar det kan ge din myndighet, går vi igenom vad du behöver tänka på för att skriva en tydlig och effektiv kravspecifikation.

Viktiga lösningar som varje digitalt ledningssystem bör ha

Vid upphandling av ett digitalt ledningssystem är det viktigt att säkerställa att alla leverantörer erbjuder minimikrav som stödjer en strukturerad och effektiv verksamhetsstyrning.

Grundläggande funktioner att kravställa i en offentlig upphandling:

Skapa en central plats för information med Dokumenthantering

Ett digitalt ledningssystem låter er enkelt ladda upp, hantera och redigera dokument på ett säkert och spårbart sätt med hjälp av dokumenthantering. Medarbetarna hittar snabbt aktuella riktlinjer, instruktioner och policys, vilket minskar risken för att gamla eller felaktiga dokument används.

Arbeta för kontinuerlig förbättring med Ärendehantering

Med en effektiv ärendehantering kan medarbetarna rapportera avvikelser, komma med förbättringsförslag och hantera incidenter på ett strukturerat sätt. Detta skapar en kultur av kontinuerlig förbättring och säkerställer att viktiga ärenden inte faller mellan stolarna.

Visualisera och koppla verksamhetens arbetsflöden med processhantering

Ett modernt ledningssystem bör erbjuda ett verktyg för processhantering där myndigheten kan visualisera sina arbetsflöden. Genom att koppla dokumentation direkt till processerna blir det tydligt för medarbetarna hur de ska arbeta och vilka riktlinjer som gäller i olika situationer.

Därför bör ni välja ett ledningssystem med intranätfunktion

Alla ledningssystem har inte en inbyggd intranätfunktion, men det kan vara ett stort plus att välja en lösning som erbjuder detta. Ett intranät skapar engagemang och gör ledningssystemet till en levande plattform där ni kan kommunicera nyheter, uppdateringar och inbjudningar som rör verksamheten. Vid upphandling kan det därför vara en fördel att undersöka om leverantören erbjuder en intranätfunktion, då det kan bidra till både ökad delaktighet och en mer effektiv intern kommunikation.

TIPS
Add Ledningssystem är ett komplett ledningssystem med inbyggda intranätfunktioner såsom nyhetshantering, kalenderfunktion och länklista. Detta gör ledningssystemet till en naturlig del av det dagliga arbetet och stärker engagemanget i organisationen.

Andra lösningar som kan vara fördelaktigt i ledningssystemet

• Mål och handlingsprogram – En översikt över era mål och åtgärder för att följa upp utvecklingen.
• Internrevision – Samla alla revisioner digitalt och underlätta för externa revisorer.
• Årshjul – Planera och strukturera kommande aktiviteter.
• Nyckeltal (KPI:er) – Visualisera verksamhetens resultat och förbättringsarbete.
• Uppgiftshantering – Ge medarbetarna en tydlig översikt över uppgifter i en tydlig att göra lista.
• Kompetensregister – Håll koll på medarbetarnas kompetenser och behov av utbildning.
• Delegering– Fördela ansvar och uppgifter som egenkontroller och skyddsronder med tydlig spårbarhet och uppföljning.
• Möteshantering– Samla allt som rör era möten på ett ställe. Skapa agendor, skriv protokoll och fördela arbetsuppgifter direkt under mötet.
  

Dessa lösningar gör ledningssystemet till en central plattform för hela myndigheten, där medarbetarna snabbt hittar den information de behöver. Ta reda på om upphandlingen kräver en specifik certifiering, som ISO 9001 (kvalitet), ISO 14001 (miljö) eller ISO 45001 (arbetsmiljö), eller om ett internt system räcker. Oavsett krav tjänar du ofta på att investera i ett digitalt ledningssystem.

Extra funktioner som underlättar arbetet i ett digitalt ledningssystem

• Behörighetsstyrning – Säkerställ att rätt personer har tillgång till relevant information.
• Påminnelsefunktion – Automatiska påminnelser om viktiga händelser och deadlines, så att inget faller mellan stolarna
• Läskvittens – Håll koll på vilka medarbetare som har tagit del av viktig information.
• Versionshantering– säkerställ att det är enkelt att ladda upp en ny version av ett dokument så att ni alltid har koll den senaste versionen
• Sökfunktion- Det är viktigt att det går enkelt och smidigt att hitta rätt information vid rätt tillfälle, därför är det en stor fördel med en sökmotor som kan söka i samtliga dokument och inte bara i metadata.
• Statistik– För att det ska bli enklare att analysera och förbättra verksamheten underlättar en statistikfunktion som kan sammanställa hur era ärenden ser ut.

7 faktorer att bedöma vid val av leverantör

När ni utvärderar leverantörer är det viktigt att granska mer än bara priset och de grundläggande funktionerna. För att säkerställa en långsiktig och hållbar lösning bör ni även ta hänsyn till följande faktorer

• Användarvänlighet
• Anpassningsbarhet av ledningssystemet
• Skalbart så att ni kan växa med systemet i många år
• Bra support, regelbundet underhåll och kostnad
• Efterlevnad av lagar och regler
• It-säkerhet och drift t ex inom landets gränser
• Att ni känner er trygga med leverantören
  
  Nedan går vi igenom varje punkt mer djupgående för att hjälpa er att bedöma och jämföra leverantörerna på ett strategiskt och långsiktigt sätt.

1. Ett användarvänligt ledningssystem ökar engagemanget

Ett ledningssystem blir levande och används aktivt när medarbetarna upplever det som enkelt och intuitivt. Be om en demo för att själv testa hur smidigt det är att redigera information, skapa dokument och navigera i systemet. Ju enklare systemet är att använda, desto större blir engagemanget i organisationen.

2. Anpassningsmöjligheter för att göra arbetet enklare

Gör ledningssystemet mer användarvänligt genom att anpassa det med era färger, logotyp och arbetsflöden. Undersök vilka anpassningsmöjligheter systemet erbjuder och välj en lösning som ni själva kan justera utan att behöva köpa in konsulttimmar för enklare ändringar. Ju mer systemet speglar er verksamhet, desto smidigare blir arbetet.

3. Säkerställ att ledningssystemet håller i många år

Att byta system senare blir både kostsamt och tidskrävande, så välj ett system som uppfyller era behov idag och kan växa med er verksamhet. Säkerställ att det innehåller minst standardfunktionerna och gärna extra lösningar som ni kan aktivera vid behov. Med ett framtidssäkert ledningssystem kan ni arbeta effektivt i många år utan att behöva byta plattform.

4. Säkerställ bra support, regelbundet underhåll och en hållbar kostnad

Välj en leverantör som erbjuder ett onboarding-program för en smidig implementering och tillförlitlig support under hela användningstiden. Se till att systemet uppdateras och underhålls regelbundet, så att ni alltid har en modern och säker lösning.

När ni jämför leverantörer, fokusera inte bara på inköpspriset utan granska även den totala ägandekostnaden (TCO) över tid. Undersök om det finns dolda kostnader för support, uppdateringar eller integrationer med andra system. Ett billigare system kan i längden bli dyrare om det kräver omfattande anpassningar eller extra konsulttjänster.

5. Efterlevnad av lagar och standarder

Myndigheter måste följa en rad lagar och regler, vilket även betyder att det digitala ledningssystemet behöver stödja dessa krav. Säkerställ att systemet hanterar GDPR korrekt, inklusive hur personuppgifter lagras och skyddas. Kontrollera om leverantören är ISO-certifierad, särskilt enligt ISO 9001 (kvalitet) och ISO 27001 (informationssäkerhet), för att garantera hög säkerhetsnivå och kvalitetsstandard.

Systemet bör även stödja offentlighetsprincipen och arkivering, så att dokument hanteras och bevaras enligt lagkrav. Dessutom är det viktigt att det uppfyller WCAG 2.1 för tillgänglighet, så att det kan användas av alla, oavsett funktionsförmåga.

Att leverantören är ISO 14001-certifierad visar att de arbetar systematiskt med miljöförbättringar och minimerar sin miljöpåverkan. För en myndighet som arbetar med hållbarhetsmål kan detta vara en viktig aspekt vid val av leverantör.

6. IT-säkerhet och drift

Myndigheter hanterar känslig information, vilket gör säkerheten avgörande vid val av ett digitalt ledningssystem. Välj ett system som uppfyller höga säkerhetskrav och säkerställ att data lagras inom EU för att följa lagkrav och standarder.

Skydda er information genom att kräva kryptering både vid lagring och överföring, vilket minskar risken för dataintrång. Använd tvåfaktorsautentisering (2FA) och Single Sign-On (SSO) för att stärka åtkomstskyddet och underlätta inloggningsprocessen. Säkerställ också att leverantören har en tydlig incidenthanteringsplan och kan snabbt identifiera och åtgärda säkerhetshot.

7. Trygghet med leverantören

Slutligen är det viktigt att välja en leverantör som ni känner er trygga med. Eftersom samarbetet förhoppningsvis kommer att pågå i många år, bör ni välja en partner som inte bara levererar en bra lösning utan också gör samarbetet smidigt och givande. Se till att leverantören har erfarenhet av att arbeta med kommuner och myndigheter och att de förstår de specifika krav som offentlig verksamhet innebär, såsom offentlighetsprincipen och efterlevnad av lagkrav. Granska även leverantörens referenser för att säkerställa att de har en beprövad historik av att leverera fungerande lösningar till liknande organisationer.

Att lyckas med implementeringen av digitalt ledningssystem

När ni har valt leverantör är det dags att implementera ert nya ledningssystem. Här är en kort steg-för-steg-guide för en smidig uppstart:

1. Planera och konfigurera systemet, bestäm hur många användare som ska ha tillgång till systemet och vilka behörigheter som behövs.
   
   
2. Strukturera och överföra information, se till att befintliga dokument och processer överförs på ett organiserat sätt. Om ni inte redan har tagit fram styrande information så gör ni det nu.
   
   Vanliga dokument i ett ledningssystem:
   • Instruktioner/rutiner – Beskrivning av arbetssätt som ska följas.
   • Policy och mål – Övergripande principer och målsättningar för verksamheten.
   • Processer – Beskrivning av arbetsflöden, ofta i form av processkartor.
   • Riktlinjer – Exempelvis personalhandbok och interna föreskrifter.
     
     
3. Ställ in processkartor och arbetsflöden i systemet, skapa en tydlig struktur för hur verksamhetens processer ska följas.
   
   
4. Utbilda medarbetarna, se till att alla förstår hur systemet fungerar och hur det ska användas i det dagliga arbetet.
   
   
5. Kommunicera och lansera systemet, säkerställ att alla medarbetare har fått information och utbildning så att de är redo att börja använda systemet.
   
   
6. Följ upp och utvärdera systemet, följ upp användningen av systemet, samla feedback och justera vid behov. Arbeta löpande med förbättringar för att hålla systemet relevant och uppdaterat.