Checklista: Så gör du en riskanalys av arbetsmiljön

Vilka ska delta vid riskanalys av arbetsmiljö?

Vid en riskanalys bör både arbetsgivare och arbetstagare vara representerade. Chef för verksamheten eller arbetsledaren ska delta tillsammans med skyddsombudet. Bjud även med medarbetare som dagligen arbetar i den miljö eller med de arbetsuppgifter som ni ska bedöma. Ibland kan det också vara bra att en sakkunnig är med, det kan till exempel vara någon från företagshälsovården vid risker som gäller ergonomi.

Bestäm vilket område eller arbetsmoment som ni ska bedöma

Avgränsa tydligt vad som ska ingå i riskanalysen. Det kan vara en specifik lokal, en maskin, ett arbetsmoment eller en hel avdelning. Var noga med att dokumentera vad som ska och inte ska ingå. Om området är stort kan det vara bra att dela upp riskanalysen i mindre delar som ni genomför vid olika tillfällen.

Ta fram relevanta underlag

Samla in tidigare riskbedömningar, tillbudsrapporter och statistik över arbetsskador. Ta fram checklistor, ritningar över lokaler eller beskrivningar av arbetsmomenten som ni ska bedöma. Om det finns instruktioner för maskiner eller säkerhetsdatablad för kemiska produkter ska även de finnas tillgängliga vid bedömningen.

Gör en tidsplanering

Avsätt tillräckligt med tid för riskanalysen. En grundlig genomgång av arbetsmiljön tar ofta längre tid än man tror. Planera in tid både för själva bedömningen och för dokumentation efteråt. Tänk också på att välja en tidpunkt när verksamheten är igång så att ni kan se hur arbetet faktiskt blir utfört. Boka in datum för uppföljning redan nu.

En riskanalys av arbetsmiljön följer en logisk process där varje steg bygger på det föregående för att skapa en säker och hälsosam arbetsplats. Genom att arbeta strukturerat minskar du risken att du missar något viktigt. Här följer de olika stegen i riskbedömningsprocessen.

1. Identifiera risker i arbetsmiljön

Gå systematiskt igenom arbetsmiljön för att hitta potentiella risker men också möjligheter till förbättring. Använd checklistor som stöd och observera hur verksamhetens arbete utförs i praktiken. Prata med medarbetare om vilka risker och förbättringsmöjligheter de upplever i sitt dagliga arbete.

Tänk på att arbetsmiljörisker finns i många olika former och kan påverka både kropp och psyke. Det kan vara uppenbara risker som kan orsaka olyckor och långsiktiga risker som kan leda till ohälsa över tid.

Det kan till exempel vara:

• Fysiska risker: Buller, vibrationer, strålning, tunga lyft, repetitivt arbete, farliga maskiner, halkrisk, kemikalier, värme/kyla, dålig belysning
  
• Organisatoriska risker: Hög arbetsbelastning, övertid, skiftarbete, otydliga arbetsuppgifter, bristande rutiner, tidsbrist, oklara roller, brist på information
  
• Sociala risker: Konflikter, mobbning, hot och våld, ensamarbete, bristande stöd från chef, samarbetsproblem, trakasserier
  
• Psykiska risker: Stress, hög koncentration, svåra beslut, känslomässigt krävande arbete, oro för att göra fel, bristande kontroll över arbetet
  
• Ergonomiska risker: Obekväma arbetsställningar, statiskt arbete, ensidiga rörelser, stillasittande arbete, bristande arbetsplatsutformning.

Det är vanligt att olika risker påverkar varandra och förstärker varandras effekter. Till exempel kan stress göra att man slarvar med säkerhetsrutiner och därmed ökar risken för olyckor. Det är också viktigt att tänka på att samma risk kan påverka olika personer på olika sätt. Därför måste riskbedömningen ta hänsyn till individuella förutsättningar och behov.

TIPS! Gå igenom tidigare tillbudsrapporter och skyddsronder för att identifiera återkommande problem. Ta hjälp av skyddsombud och arbetsledare i arbetet för att få en bra bild av riskerna.

2. Bedöma riskerna

Bedöm hur allvarlig varje risk är och dokumentera analysen för varje risk och motivera hur du tänkt. Det är viktigt för att kunna ta ett beslut om eventuella åtgärder. Ett enkelt sätt är att uppskatta om risken är låg, medel eller hög såsom i nedanstående lista:

Ett annat sätt är att värdera sannolikheten för att något ska hända och hur allvarliga konsekvenserna blir om det händer. Här använder du en riskmatris där du graderar risken och räknar ut ett riskvärde. Risker med högt värde bör du prioritera och åtgärda först.

För att räkna ut ett riskvärde:

1. Bedöm sannolikheten på en skala 1–5 där 1 är mycket låg sannolikhet och 5 är mycket hög sannolikhet.
   
2. Bedöm konsekvensen på en skala 1–5 där 1 är obetydlig konsekvens och 5 är kritisk konsekvens.
   
3. Multiplicera dessa värden:
   Sannolikhet × Konsekvens = Riskvärde

Detta ger ett riskvärde mellan 1 och 25 som t ex kan graderas på följande sätt:

• 1-6: Låg risk (grönt)
• 8-12: Medelstor risk (gult)
• 15-25: Hög risk (rött)

Exempel: Om en händelse har sannolikhet 5 (hög) och konsekvens 3 (medel) så blir riskvärdet 5 × 3 = 15 . Det visar på en hög risk som du bör åtgärda.

TIPS! Längre ner i artikeln finns en mall för riskmatris.

3. Besluta om åtgärder

För varje identifierad risk ska ni bestämma vilka åtgärder som den behöver. Börja med de allvarligaste riskerna. Tänk på att åtgärder i första hand ska ta bort risken helt och om det inte är möjligt ska risken minimeras genom olika skyddsåtgärder.

Exempel kan vara att:

• Ändra arbetsmetoder så att riskmoment försvinner
• Byta ut farliga maskiner eller kemikalier
• Köpa in hjälpmedel eller skyddsutrustning
• Sätta upp skärmar och barriärer
• Förbättra arbetsrutiner och instruktioner
• Ändra schemaläggning eller rotera arbetsuppgifter

Kom ihåg att göra medarbetarna delaktiga i valet av åtgärder då de ofta har bra förslag på praktiska lösningar som fungerar i vardagen.

4. Gör en handlingsplan

En handlingsplan gör det tydligt vad ni ska göra, när det ska vara klart och vem som ansvarar. För varje åtgärd i handlingsplanen ska du specificera:

• Vad ska göras: Beskriv åtgärden så tydligt att det inte går att missförstå. Dela även upp stora åtgärder i mindre delmoment.
  
• Vem som ansvarar: Utse en huvudansvarig person och ange även vem ska utföra arbetet om det är någon annan.
  
• Slutdatum: Sätt realistiskt datum för genomförande och prioritera åtgärder för allvarliga risker först.
  
• Uppföljning: Bestäm när och hur åtgärden ska följas upp. Ange vem som ansvar för uppföljningen.

Se till att handlingsplanen är ett levande dokument som du uppdaterar när åtgärder är genomförda eller nya behov uppstår. Gör planen tillgänglig för alla berörda så att de kan följa arbetet.

5. Genomföra åtgärder

Se till att beslutade åtgärder verkligen blir genomförda enligt handlingsplanen. Den som är ansvarig för en åtgärd ska rapportera när den är klar. Om en åtgärd inte går att genomföra enligt plan tar du fram alternativa lösningar.

TIPS! Ha gärna regelbundna avstämningar för att hålla koll på att arbetet går framåt och hantera eventuella hinder som dyker upp längs vägen.

6. Följa upp och kontrollera

Följ upp att genomförda åtgärder har gett önskad effekt. Utvärdera om risken har försvunnit eller minskat. I uppföljningen ska du:

• Kontrollera att åtgärderna fungerar i praktiken. Stäm av med medarbetarna om hur förändringen har påverkat arbetet och mät eller testa om det är möjligt.
• Var uppmärksam på oväntade effekter. Ta reda på om nya risker har uppstått och kontrollera om åtgärderna påverkat andra arbetsmoment. Undersök även om kompletterande åtgärder behövs.

Om åtgärden inte gett önskad effekt behöver du ta reda varför och justera eller ta fram nya lösningar.

7. Dokumentera  

Dokumentera hela riskanalysen och se till att den är tydlig och lättillgänglig för alla berörda medarbetare, skyddsombud och chefer. Spara dokumentationen och använd som underlag vid nästa riskanalys.

Dokumentationen ska innehålla:

• Identifierade risker
• Bedömning av hur allvarliga riskerna är
• Åtgärder och genomförande
• När åtgärderna ska vara genomförda
• Vem som är ansvarig för åtgärderna
• Uppföljning och resultatet av åtgärderna

TÄNK PÅ! För företag med fler än tio anställda är dokumentation ett krav enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS 2023:1) om systematiskt arbetsmiljöarbete.

Visualisera ditt riskarbete och få en bra överblick med Add Riskhantering. Vill du veta mer?

Sök även möjligheter till förbättringar

Riskanalysen är också ett tillfälle att upptäcka möjligheter till förbättringar i arbetsmiljön. Det kan handla om att identifiera behov av nya rutiner som både minskar risker och effektiviserar arbetet, eller att se möjligheter till ergonomiska förbättringar som förebygger belastningsskador men också gör arbetet mer bekvämt.

Genom att både leta risker och förbättringsmöjligheter kan riskanalysen bli en mer positiv och konstruktiv process som engagerar medarbetare och skapar mervärde för verksamheten.

Praktiska verktyg och mallar

Checklistor, verktyg och mallar gör riskanalys av arbetsmiljö enklare och smidigare. Nedan har vi samlat praktiska redskap som du kan ha nytta av i ditt arbetsmiljöarbete.

Checklista för skyddsrond

På Arbetsmiljöverkets hemsida finns över femtio olika checklistor som kan vara ett bra stöd när du gör skyddsronder. Checklistorna täcker olika typer av risker och är enkla att följa.

Läs också gärna vår artikel Checklista för skyddsrond med tio viktiga punkter som hjälper dig planera och utföra rundan.

Mall för riskmatris

En riskmatris hjälper dig att värdera och prioritera olika risker genom att bedöma sannolikhet och konsekvens. I vår Excel-mall kan du enkelt fylla i risker i en riskmatris och få en tydlig överblick över vilka som är mest angelägna att ta tag i.

Ladda ner mall för riskmatris.

TIPS! Med Add Riskhantering kan du enkelt räkna ut riskvärdet genom att fylla i riskvärdena direkt i verktyget.

Mall för handlingsplan

När riskerna är identifierade och värderade behöver du dokumentera vilka åtgärder ni ska genomföra. I denna MS Excel-mall för handlingsplan kan du enkelt fylla i åtgärder, ansvarig person, tidsplan och uppföljning.

Ladda ner mall för handlingsplan.

Arbetsmiljöledningssystem

Ett arbetsmiljöledningssystem hjälper dig att systematisera och dokumentera hela arbetsmiljöarbetet, där riskhantering är en viktig del. Ett ledningssystem gör det enklare att följa upp åtgärder och se till att inget faller mellan stolarna.

Add Arbetsmiljöledningssystem går att samköra med ledningssystem för till exempel kvalitet och miljö, och går att anpassa till små och större verksamheter.

Exempel på dokumentation

En bra dokumentation är viktig för att kunna följa upp och utveckla arbetsmiljöarbetet. Här är ett praktiskt exempel på hur dokumentationen kan se ut för en riskanalys av arbetsmiljö:

Identifierad risk: ”Upplevd hög bullernivå från ventilationssystem i kontorslandskap. Medarbetare rapporterar koncentrationssvårigheter och huvudvärk.”

Riskbedömning:

• Sannolikhet: 4 (Hög – Problem uppstår dagligen)
• Konsekvens: 3 (Medel – Kan leda till huvudvärk och stress)
• Riskvärde: 12 (Sannolikhet x Konsekvens)

Handlingsplan:

1. Åtgärd: Bullermätning av ventilationssystemet
   • Ansvarig: Anders Svensson, fastighetstekniker
   • Tidplan: Genomför senast 15 mars
   • Status: Genomfört 10 mars, uppmätt 58 dB
2. Åtgärd: Installation av ljuddämpning
   • Ansvarig: Maria Nilsson, fastighetsansvarig
   • Tidplan: Klart senast 1 april
   • Status: Beställt ljudabsorbenter, installation vecka 13

Uppföljning:

• Datum: 15 april
• Ny bullermätning: 45 dB
• Resultat: Ljudnivån har minskat och ligger nu under riktvärdet 50 dB
• Medarbetarnas upplevelse: Märkbar förbättring, inga nya klagomål
  
• Slutsats:
  Åtgärderna har haft önskad effekt. Fortsatt bevakning vid skyddsronder.

Med denna typ av dokumentation blir det tydligt vilka risker som finns, hur du har värderat dem, vilka åtgärder som är vidtagna och vilket resultat de gett. Det gör det också enkelt att gå tillbaka och se historiken om liknande problem skulle uppstå igen.

Läs även: Bli en bättre internrevisor – 10 praktiska tips