Vad är ett kvalitetsledningssystem och hur blir ert kvalitetsarbete enklare

Kvalitet är en viktig nyckel till framgång för företag och organisationer. Genom att arbeta med ett kvalitetsledningssystem blir det enklare att driva en hållbar verksamhet och leverera produkter och tjänster av rätt kvalitet. Förstå hur det kan tillföra både stort värde och stark konkurrenskraft.

Att hålla sig på rätt spår och leverera hög kvalitet är avgörande för att behålla kundens förtroende och upprätthålla konkurrenskraften på marknaden. Det har därför blivit viktigt för företag att arbeta med ett kvalitetsledningssystem.

I denna artikel kommer vi att utforska vad ett ledningssystem för kvalitet är och hur det gör ditt kvalitetsarbete enklare och mer effektivt.

Kvalitetsledningssystem är ett verktyg och arbetssätt

Ett kvalitetsledningssystem är processer, regler och riktlinjer som ska se till att en verksamhet uppnår en hög standard. Det säkerställer alltså att produkter eller tjänster uppfyller förväntningar som kunden har och att verksamheten följer gällande lagstiftning.

När vi pratar om kvalitetsledningssystem kan vi dels mena det digitala verktyget som du sparar dokumenten i och använder för uppföljning, dels kan det syfta på själva processen och arbetet med kvalitet, avvikelser, förbättringar och hur du driver verksamheten.

Syftet med ett kvalitetsledningssystem är att säkerställa att organisationens verksamhet är effektiv, konsekvent och förbättras kontinuerligt. Det mest använda regelverket för kvalitetsledningssystem är ISO 9001.

Välj ett ledningssystem för kvalitet som är enkelt att arbeta med

Kvalitetsarbete utvecklar hela verksamheten

Många förknippar arbetet med kvalitetsledning till just kvalitetsarbete, certifieringar, internrevision och riskhantering. En lika stor del av vinsten finns att hämta inom andra områden, så som:

  • Ledarskap
  • Inköp
  • Kundservice
  • Försäljning
  • Marknadsföring
  • Företagskultur
  • HR

Det innebär att många idag pratar om ledningssystem och verksamhetssystem istället för kvalitetsledningssystem.

Alla led i verksamheten har nytta av ett kvalitetsledningssystem

För att ett kvalitetsledningssystem verkligen ska göra skillnad måste det vara en del av företagskulturen från topp till botten. Ledningen kan använda det för att planera, fördela ansvar, följa upp på mål, analysera och ta beslut som tar verksamheten framåt.

För medarbetare är kvalitetssystemet ett stöd i det dagliga arbetet. Här kan medarbetaren hitta instruktioner och bestämda rutiner, dokumentera sina arbetsuppgifter, följa processer och hitta andra viktiga dokument.

Genom att skapa en kultur där alla aktivt bidrar till kvalitetsledningssystemet skapar du en stabil grund för framgång och kvalitet inom organisationen. Låt kvalitet och kundnöjdhet bli en del av företagskulturen.

Verksamheten måste inte vara certifierad

Det finns en tydlig koppling mellan kvalitet och lönsamhet och därför har de allra flesta företag och organisationer någon form av kvalitetsarbete. Långt ifrån alla verksamheter är ISO-certifierade och det är ju inte en förutsättning för att arbeta framgångsrikt med kvalitet. Ett kvalitetsledningssystem är däremot fortfarande till lika stor nytta.

Om verksamheten är ISO-certifierad är ett ledningssystem däremot ett krav. Det gäller oberoende vilken ISO-certifiering organisationen har.

Detta bör ingå i ditt kvalitetsledningssystem

Ett kvalitetsledningssystem är anpassat för varje unik organisation. Det bör också innehålla vissa grundläggande delar för att verksamheten ska kunna uppnå ett effektivt och enhetligt arbete med kvalitet.

Här är några viktiga delar som bör ingå i ditt kvalitetsledningssystem:

  • Policy och mål
  • Processer och rutiner
  • Ansvarsfördelning och tydliga arbetsroller
  • Manualer, riktlinjer och checklistor
  • Mätning och övervakning av mål för att kontinuerligt förbättra verksamheten

Add ledningssystem går enkelt att forma efter din verksamhet. Se hur det fungerar.

Välj hur du vill dokumentera arbetet

Instruktioner behöver inte bara vara text i ett dokument. Dokumentationen kan ta olika former, från traditionella pappersbaserade policydokument till digitala format.

Organisationer kan till exempel använda post-it-lappar på en tavla för att snabbt notera viktiga aspekter av arbetet eller skapa detaljerade Word-dokument som beskriver specifika rutiner. Du kan också använda filmer eller illustrationer för att visa processer och riktlinjer på ett pedagogiskt och lättförståeligt sätt.

Kom ihåg att din organisation har stor flexibilitet när det gäller hur du vill dokumentera ditt arbete inom ramen för kvalitetsledningssystemet. I Add Ledningssystem kan du spara information i många olika format och lägga till bilder, filmer, länkar och filer till varje dokument.

Oavsett vilket format du väljer är det viktigaste att dokumentationen är tydlig, exakt och lättillgänglig för alla medarbetare.

Tips!

Många av våra kunder använder också lösningen som ett intranät. Det gör att kvalitetsledningssystemet tar en naturlig plats i det dagliga arbetet.

Add gör det enkelt att arbeta med kvalitet

Add Ledningssystem är ett stöd för stora och små företag som arbetar aktivt med kvalitetsledning. Vi vet att varje verksamhet är unik och därför finns stor flexibilitet i Add med många valmöjligheter att göra unika anpassningar – helt utan programmering.

Det kan vara vilken information det ska innehålla, struktur, vem som kan se vad, hur dokument ska se ut samt färger och design.

Se hur Add Ledningssystem kan hjälpa dig i arbetet med kvalitet. Förmånlig prismodell utan licenser.