Ett kvalitetsledningssystem är en viktig pusselbit i att driva en hållbar verksamhet och leverera produkter och tjänster av hög kvalitet. I den här artikeln förklarar vi vad ett kvalitetsledningssystem är och ger konkreta exempel.
Att hålla sig på rätt spår och leverera höga kvalitetsnivåer är viktigt för att behålla kundens förtroende och konkurrenskraft på marknaden. Många företag och organisationer väljer därför att arbeta med ett kvalitetsledningssystem.
Låt oss börja med att titta på vad ett kvalitetsledningssystem är, för att sedan ge exempel på vad det kan innehålla och vilka delar av verksamheten som har nytta av systematiskt kvalitetsarbete.
Kvalitetsledningssystem är både ett arbetssätt och ett verktyg
Ett kvalitetsledningssystem är verksamhetens samlade sätt att arbeta för att uppnå kvalitet och en hög standard. Det är själva processen och arbetet med kvalitet, avvikelser och förbättringar, och inkluderar till exempel arbetsrutiner och riktlinjer som beskriver hur arbetet ska gå till.
Syftet med ett kvalitetsledningssystem är att se till att arbetet är effektivt, konsekvent och förbättras löpande. Det ska också arbeta för att produkter och tjänster når upp till kunders och omvärldens förväntningar, och att verksamheten följer gällande lagstiftning.
Kvalitetsledningssystem kan även mena det digitala verktyget som du sparar dokumenten i och rent praktiskt använder för uppföljning. Mer om det längre ner.
Kom igång snabbt med Add Kvalitetsledningssystem
Vill du veta hur du kan arbeta med kvalitet på ett mer effektivt sätt? Kontakta oss för en demo!
Exempel på kvalitetsledningssystem
Det mest använda regelverket för kvalitetsledningssystem är ISO 9001, vilket är en standard med grundläggande krav för hur en organisation ska arbeta med kvalitet. Många branscher har också egna kvalitetsledningssystem anpassade för sina specifika behov. Inom fordonsindustrin finns till exempel IATF 16949, sjukvården följer Socialstyrelsens föreskrifter om ledningssystem och livsmedelsföretag arbetar med till exempel HACCP.
Ett ledningssystem för kvalitet kan också vara helt egenutvecklat för att passa en specifik verksamhet. Mindre företag väljer ofta denna väg och skapar ett enklare system som fokuserar på deras mest centrala processer och rutiner.
Ett annat exempel är kvalitetsledningssystem som är baserade på lagar, förordningar eller interna krav. Dessa system integrerar vanligtvis kvalitet med andra aspekter som miljö och arbetsmiljö i ett gemensamt verksamhetssystem.
Verksamheten måste inte vara certifierad
Det finns en tydlig koppling mellan kvalitet och lönsamhet och därför har de allra flesta företag och organisationer någon form av kvalitetsarbete. Om verksamheten är ISO-certifierad är ett ledningssystem ett krav. Det gäller oberoende vilken ISO-certifiering organisationen har.
Långt ifrån alla verksamheter är ISO-certifierade och det är inte heller en förutsättning för att arbeta framgångsrikt med kvalitet. Oberoende vilket är fortfarande ett digitalt ledningssystem till stor nytta.
Det bör ingå i ett kvalitetsledningssystem
Ett kvalitetsledningssystem är unikt för varje företag och organisation. Det bör dock innehålla vissa grundläggande delar för att verksamheten ska uppnå ett effektivt och enhetligt arbete med kvalitet.
Här är några viktiga delar som bör ingå i ett kvalitetsledningssystem:
- Kvalitetspolicy och mål
- Processer, processkartor och rutiner
- Ansvarsfördelning och tydliga arbetsroller
- Manualer, riktlinjer och checklistor
- System för att hantera avvikelser och förbättringsförslag
- Metoder för att mäta och följa upp kvalitetsmålen
Omfattningen av varje del bör vara anpassad efter organisationens storlek och behov. Ett mindre företag kan ha ett enklare system medan en större organisation ofta behöver mer detaljerade beskrivningar.
Kvalitetsarbete utvecklar hela verksamheten
Många förknippar kvalitetsledning till enbart kvalitetsavdelningens arbete, certifieringar, internrevision och rondering i produktionsmiljö. En lika stor del av vinsten finns att hämta inom andra verksamhetsområden, så som:
- Ledarskap
- Inköp
- Kundservice
- Försäljning
- Marknadsföring
- Företagskultur
- HR
Det innebär att många idag pratar om ledningssystem och verksamhetssystem istället för kvalitetsledningssystem.
💡TIPS! Se till att ditt ledningssystem är framtidssäkrat och kan hantera nya krav, förändrade förutsättningar och ny teknik.
Alla led i verksamheten har nytta av ett kvalitetsledningssystem
För att ett kvalitetsledningssystem verkligen ska göra skillnad måste det vara en del av företagskulturen från topp till botten. Ledningen kan använda det för att planera, fördela ansvar, följa upp på mål, analysera och ta beslut som tar verksamheten framåt.
För medarbetare är kvalitetssystemet ett stöd i det dagliga arbetet. Här kan medarbetaren hitta instruktioner och rutiner, dokumentera sina arbetsuppgifter, följa processer och hitta andra viktiga dokument.
Genom att skapa en kultur där alla medarbetare aktivt bidrar till kvalitetsledningssystemet skapar du en stabil grund för framgång och kvalitet inom organisationen. Låt kvalitet och kundnöjdhet bli en del av företagskulturen.
Add ledningssystem går enkelt att forma efter din verksamhet. Se hur det fungerar.
Steg-för-steg-guide
Praktiska råd för att
införa och använda ett kvalitetsledningssystem
Kvalitetsledningssystem är också ett tekniskt system
Som vi nämnde i början av artikeln syftar kvalitetsledningssystem också på själva lösningen där organisationen samlar och hanterar sitt kvalitetsarbete. Det fungerar som en plattform där ledning och medarbetare enkelt hittar aktuella rutiner, rapporterar avvikelser och följer upp kvalitetsmål.
Vanliga delar i ett kvalitetsledningssystem är:
Ett digitalt kvalitetsledningssystem går ofta att integrera med andra verksamhetssystem, vilket gör det möjligt att automatisera många rutinuppgifter och samla all viktig information på ett ställe.
Många olika sätt att dokumentera arbetet
Instruktioner behöver inte bara vara text i ett dokument. Dokumentationen kan ta olika form, från traditionella pappersbaserade policydokument till digitala format. Oavsett vad du väljer är det viktigaste att dokumentationen är tydlig, exakt och lättillgänglig för alla medarbetare.
En del företag kan till exempel använda post-it-lappar på en tavla för att snabbt notera viktiga aspekter av arbetet eller skapa detaljerade Word-dokument som beskriver specifika rutiner. Du kan också använda filmer eller illustrationer för att visa processer och riktlinjer på ett pedagogiskt och lättförståeligt sätt.
Kom ihåg att din organisation har stor flexibilitet när det gäller hur du vill dokumentera ditt arbete inom ramen för kvalitetsledningssystemet. I Add Ledningssystem kan du spara information i många olika format och lägga till bilder, filmer, länkar och filer till varje dokument.
💡Tips! Många av våra kunder använder även Add som ett intranät. Det gör att kvalitetsledningssystemet tar en naturlig plats i det dagliga arbetet.
Add gör det enkelt att arbeta med kvalitet
Add Kvalitetsledningssystem är ett stöd för stora och små företag som arbetar systematiskt med kvalitetsledning. Vi vet att varje verksamhet är unik och därför finns stor flexibilitet i Add med många valmöjligheter att göra unika anpassningar – helt utan programmering. Det kan handla om vilken information systemet ska innehålla, struktur, vem som kan se vad, hur dokument ska se ut samt färger och design.
Se hur Add Ledningssystem kan hjälpa dig i arbetet med kvalitet. Förmånlig prismodell utan licenser.